CONTROL INTERNO

UNIDAD TEMATCA I

1. CONTROL INTERNO.

El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno

El control interno es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado.

La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.

1. 1 Objetivos

• Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.

• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.

• Salvaguarda contra el desperdicio.

• Salvaguarda contra la insuficiencia.

• Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.

• Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.

• Salvaguardar los activos de la empresa.

• Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración

• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

1.2 Elementos

• Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.

• Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.

• Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.

• Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.

1.3 Principios

• Principio de la división del trabajo.

La esencia de éste principio descansa en la separación de funciones de las unidades operativas de actividades de forma tal que una persona no tenga un control completo de la operación, para lo cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operación no comience y termine en la persona o departamento que la inició. De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra, que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo está verificando la operación realizada, lo que posibilita la detección de errores u otras irregularidades.

Lo esencial es precisar que los procesos de elaboración y aprobación de los documentos primarios, se efectúen por personas distintas a las que los registran y éstos no sean los que elaboran y aprueban los Comprobantes de Operaciones que sirven de base a las anotaciones.

Es necesario dividir las diferentes operaciones en forma tal que los resultados parciales de una operación puedan ser verificados con el resultado de su contabilización.

Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y debe aplicarse hasta donde las posibilidades del personal lo permitan, esto quiere decir que a pesar de los beneficios que ofrece su aplicación, debe ser objeto de una lógica adecuación cuando la plantilla del personal es pequeña, el aumento del personal con este fin debe ser la última de las alternativas, cuando no haya otra solución, ya que debe tenerse en cuenta que el costo de un control no debe ser superior a los beneficios que se deriven.

• Principio de asignación de responsabilidades.

Que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo. Se parte de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados, sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea, que hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de una unidad organizativa, expresando el cómo hay que hacer y quién debe hacerlo.

Es importante que los procedimientos definan quién debe efectuar cada operación y que a su vez se establezca en forma obligatoria que se deje evidencia de quién efectúa cada una de ellas en los documentos y registros.

• Definir conceptualmente las responsabilidades.

• Dejar constancia documental de quién efectúa cada operación

• Principio de cargo y descargo.

Este principio está íntimamente relacionado al de la fijación de responsabilidad, pues facilita la aplicación del mismo cuando es necesario. Debe entenderse el máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una cuenta contraria a su naturaleza debe ser investigada al máximo.

Consiste simplemente en que cuando se produce una entrega de algo: mercancías, documentos, dinero, etc. (descargo), existe una contrapartida o recepción (cargo). Cuando esta operación se formaliza documentalmente, la persona que recibe, firma el documento asumiendo la custodia de los medios recibidos.

En realidad el objetivo de este principio trata de garantizar que cada modelo, documento o registro, se corresponda con sólo determinado tipo de operaciones perfectamente delimitado, de forma tal que la naturaleza de estas operaciones siempre sea correspondiente y uniforme

UNIDAD TEMATCA 2

2. ORGANIZACION

Es el proceso para determinar cómo se distribuyen y preparan los recursos para cumplir con la misión organizacional. Tradicionalmente las funciones de un administrador o gerente habían sido el marco para el estudio, el análisis, el diseño y la síntesis de las actividades de una organización, y por lo mismo fueron estudiadas bajo la perspectiva de una de las funciones del proceso administrativo organizar. El efecto principal de este hecho se plasmó en la estructura de organización y en la aplicación de los conceptos que se derivan de la misma. Aunque durante los últimos cuarenta años se ha iniciado un cambio, estos conceptos aún prevalecen en muchas organizaciones.

La organización nace de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas,

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