Características de la división de abastecimiento de la compañía de comercio

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización

Funciones:

• Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

• Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

• Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

• Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa.

• Entrevistar a los proveedores o a sus representantes.

• Cotizar los precios, la calidad y el transporte.

• Negociar condiciones de entrega y de pago, tratos necesarios en casos de rechazo y ajustes

• Vender desechos, sobrantes y artículos de desuso.

• Recibir, guardar y almacenar los artículos y materiales.

Dentro la comercialización los objetivos específicos de un departamento de compras son:

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

Localizar nuevos materiales y productos.

Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.

Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.

Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.

Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas

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