Caso empresa Constructora J&M

1. GENERALIDADES

1. INTRODUCCIÓN

Las empresas constructoras cuentan con la infraestructura y mano de obra necesaria para edificar cualquier tipo o forma de construcción, sin importar mucho el tipo de suelo que se tenga (es decir si es fino o grueso, pedregoso, húmedo, arenoso, mixto, arcilloso o calizo cuando es abundante en sales) además del manejo de los materiales para construcción como cemento, varillas, tabiques entre otros.

Una de las actividades que la empresa Constructora J&M es la electrificación de localidades o partes del país de Bolivia, en todos los departamentos reconocida por sus obras realizadas.

Entre los proyectos resaltantes tenemos la construcción de los edificios que se encuentran en la zona Mercedario, ubicada en la ciudad de El Alto.

También entre otros tienen proyectos de electrificación, los cuales son varios en su totalidad.

Este grupo de empresas generalmente se encarga de varios proyectos que la Alcaldía o Gobernación plantea, son proyectos para las poblaciones para que tengan un mejor nivel de vida.

La secretaria cumple un rol muy importante en una Constructora, ya que ella organiza, recepciona y mantiene en orden los archivos de cada proyecto a la vez hace el delicado trabajo de ordenar las propuestas para ser presentadas ante la Gobernación o Alcaldía de la Ciudad de La Paz; lo cual son aprobados para el desarrollo de un trabajo, al igual que también arma las cartillas de planillas para el cobro de cheques de los proyectos realizados y en curso, entonces es importante tener una buena organización en cuanto al manejo de documentos por parte de la secretaria ya que esto es primordial en cuanto al manejo de documentación de la Constructora, sin embargo de lo contrario una mala organización generaría un sin fin de contratiempos lo que llevaría a que la Constructora tenga una disminución de productividad.

1. ANTECEDENTES

Anteriormente se dice que el puesto de secretariado era muy pesado por el hecho de que no había las facilidades que encontramos en la actualidad. Era aún más difícil desde la organización de documentos hasta las reuniones.

En la actualidad en la empresa J&M, en la parte de secretariado, mostró varias falencias al momento del manejo de los documentos y recepción de archivos. Es un gran problema al momento de buscar la correspondencia.

La empresa J&M perdió varios proyectos por culpa de una mala recepción y manejo de la documentación lo que ocasiono no responder de manera inmediata a proyectos que pueden beneficiar a la Empresa.

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

1. Identificación de la problemática. Se hicieron cinco visitas a la oficina central de la constructora J&M donde se pudo notar todas las falencias al momento de la recepción de cartas hacia gerencia u otra parte de la empresa.

Esto dificulta que la Empresa avance y pueda desenvolverse en el campo laboral.

Se identificó el problema del mal manejo de documentos por parte de la secretaria en varias ocasiones, lo cual no mostró el conocimiento necesario para el manejo de documentos y varios factores que ayudarían a la empresa constructora, en estos casos es recomendable una buena formación académica de la secretaria, pero en algunos casos es escasa formación.

Figura N° 1

Diagrama de Ishikawa

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1. Planteamiento del problema.

¿Cómo se implementará los sistemas de Archivo asunto ‘’temático – cronológico’’ para optimizar el proceso de recepción de correspondencia a fin de lograr un buen manejo de la documentación en la Constructora J&M.?

• Escasa administración documental. No hay un buen manejo de documentos, la secretaria no organiza bien las actividades para administrar con más prudencia y por tal razón existe bastante burocracia en la empresa J&M.
• Bajo interés en el empleo. La secretaria mira a la empresa como una institución tiránica, que limita sus facultades de una misma.
• No existe buena formación académica. No adquiere buena formación en el momento académico, muy conformista y soberbia, por el mal manejo de documentos, no tiene responsabilidad ni delicadeza al momento de manejar dichos documentos.
• Impuntualidad en el cumplimiento de trabajos. La correspondencia es entregada a destiempo.
• Dificultad en el nivel de atención al cliente. No hay esa facultad o interés en el mejoramiento personal.
• Entorno laboral. Se encuentra en un ambiente muy poco ordenado y organizado que no cuenta con un ideal sistema de recepcion de correspondencia lo que genera la dificultad y el mal manejo de documentos.

1. Variabilización

• Variable independiente: Implementar los sistemas de archivo.
• Variable dependiente: Buen manejo de la correspondencia recibida.

1. OBJETIVOS DEL PROYECTO

1. Objetivo General.

Implementar los sistemas de Archivo asunto “temático-cronológico “para optimizar el proceso de recepción de correspondencia a fin de lograr un buen manejo de la documentación recibida en la Constructora J&M.

1. Objetivos Específicos.

• Diagnosticar el sistema de archivo de recepción de la Constructora J&M.
• Identificar medios eficientes para una buena orientación sobre el manejo de la documentación.
• Demostrar que los sistemas de archivo ayudarán a una buena recepción de correspondencia.
• Proponer el sistema de archivo “temático – cronológico “de fácil aprendizaje y uso adecuado por parte de la secretaria.

1. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

El presente proyecto busca implementar los sistemas de archivo asunto temático y cronológico para el buen manejo de la documentación al momento de recepcionar y archivar la correspondencia y de esta manera evitar los problemas identificados dentro de la Empresa Constructora J&M.

1. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA

Se suele confundir la eficiencia con la eficacia, pero es necesario destacar que no se refieren a lo mismo, ya que en la eficiencia se relaciona a realizar las cosas bien con el mejor rendimiento posible y con la utilización de un mínimo de recursos; mientras que la eficacia se refiere a la habilidad o capacidad de alcanzar el fin que se espera o desea. Toda secretaria conoce los sistemas de archivo por lo que se quiere implementar dichos sistemas para el buen manejo de la correspondencia recibida, y de esta manera no haya problemas ni extravíos de la documentación y exista seguimiento de la misma.

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