Caso práctico Trans-Islas

Caso práctico Trans-Islas – Comunicación interna en la empresa

1. Analizar la comunicación interna de esta empresa y los problemas que surgen en ella.

De la lectura del caso práctico se deduce que esta empresa no tiene una comunicación interna estructurada, no cuenta con un plan establecido en este ámbito. Y, como la comunicación interna es imposible que no exista dentro de una compañía, porque es inherente a la misma, esto significa que las medidas que se tomen de manera aislada e irreflexiva (como es el caso) no van a tener ningún tipo de eficacia.

La comunicación interna es un mecanismo fundamental para cualquier empresa: ayuda a fomentar la integración, el compromiso, la motivación y el desarrollo profesional de los colaboradores de una organización. La ausencia de un plan comunicación interna genera rumores, crispación y mal ambiente, que es lo que va a suceder en Trans-Islas con las acciones que se han implementado.

En este caso, no parece que haya una verdadera intención por parte de la Dirección de la empresa de comunicar adecuadamente a los empleados el nuevo plan que se va a desarrollar. Los canales y acciones que se detallan en el caso práctico denotan la falta de interés por parte de la Dirección de que sus empleados estén verdaderamente informados de los cambios que se van a producir. En ningún momento se les explica las causas de este nuevo modelo que se va a implementar, ni el efecto y el alcance que va a tener sobre el devenir de la empresa y sobre sus puestos de trabajo. Ante un cambio de estas características es necesario un plan de comunicación interna con unos objetivos claros, un calendario con las diferentes acciones y unos procedimientos que permitan hacer seguimiento del plan, para analizar desviaciones o problemas que puedan estar surgiendo. Y, sin duda, una transformación como la que va a sufrir la empresa requiere de unos canales adecuados que permitan a la empresa hacer llegar la información a los empleados, y a los empleados remitir su feedback hacia la Dirección. Es fundamental tener en cuenta que un buen sistema de comunicación interna debe garantizar la participación de todos los grupos de interés de interés de la empresa y Trans-Islas no ha implementado ningún sistema que permita la comunicación bidireccional o 360 de sus empleados.

Además, la implantación de este nuevo plan, que supone recortes para la plantilla de la empresa, va a generar un impacto negativo sobre los equipos de trabajo; cuanto más analizada esté la comunicación y más se trabajen las posibles reacciones, más sencillo será paliar los efectos negativos que se deriven.

Más allá de la ausencia completa de un plan de comunicación interna, destaca la problemática existe entre la Dirección y el presidente del Comité de Empresa, que genera confusión y crea un clima laboral muy negativo, que no beneficia ni a la empresa ni a los trabajadores.

No podemos olvidar que la comunicación es esencial para que funcionen los equipos de trabajo. Peter Drucker, considerado el mayor filósofo del management del siglo XX, afirma que “el 60% de los problemas en las empresas son debidos a la falta de comunicación interna”. Su mala gestión puede provocar situaciones que dañen la eficiencia, la productividad y el clima interno de una empresa. No resolver estos problemas a tiempo puede afectar, a largo plazo, a los objetivos de negocio y a los beneficios de la compañía. Y ante una situación de reestructuración como la que va a acometer Trans-Islas, es un riesgo que no deberían asumir.

2. Estudiar las acciones llevadas a cabo, determinando si son convenientes y eficaces.

Las acciones llevadas a cabo por la Dirección de la empresa no fueron adecuadas desde el punto de vista de la comunicación interna. Analizaremos una por una cada una de estas decisiones:

1. Comunicar al comité de empresa, por medio de las dos personas más a llegadas a la Dirección, la decisión de implantar la nueva estructura con fecha 1 de octubre.

Esta acción no es en absoluto adecuada. La Dirección debe hacer llegar esta comunicación al Comité de Empresas por los cauces correctos que, en principio, sería el presidente del Comité. Hacerlo a través de dos personas afines de una manera más informal, con un tema tan importante, solo ayuda a generar desinformación y más discordia con el Comité, que es el órgano que representa a los trabajadores y con el que la Dirección debe intentar alcanzar un entendimiento. Cuanto mejor fluya la comunicación entre la Dirección y el Comité de Empresa, más sencillo será que los empleados reciban la información pertinente sobre el cambio que se va a producir en la empresa.

2. Convocar al reducido grupo de ejecutivos de la empresa a una reunión de trabajo para que se "empaparan" del porqué y el cómo de la reorganización y le respaldaran en sus distintos departamentos.

Esta acción tampoco es eficiente, porque abre una vía de comunicación descendente a un grupo muy reducido de personas que después tienen que transmitir esa información al resto de los empleados sin un plan de comunicación establecido. Todo ello da pie a rumores y a malinterpretaciones sobre un nuevo modelo organizativo que va a tener un gran impacto en el desarrollo profesional de los empleados de la empresa. Lo idóneo, ante un cambio como el que se va a implementar es que la Dirección hubiera transmitido esa información a todos los empleados en uno o varios encuentros informativos. Además, desde la Dirección se deberían haber creado canales o herramientas de comunicación (que pueden ser esos mismos encuentros) que permitan al personal comentar sus inquietudes y sus preguntas sobre el nuevo planteamiento que va a poner en marcha la empresa. Es decir, crear flujos de comunicación ascendente y/o 360º que permitan que todos los trabajadores conozcan el nuevo plan de primera mano, sin los rumores que rodean este tipo de cambios, y les dé la oportunidad de hacer llegar su feedback a la Dirección. Los empleados son los clientes internos de la empresa y ello conlleva que pueden ser los mejores embajadores de marca y altavoces de la compañía, o sus principales detractores.

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