Caso práctico Acorn Industries

Caso práctico

Acorn Industries

Luego de estudiar el caso descrito, responda los siguientes interrogantes:

1. De acuerdo al caso, ¿Cuál es la competencia central que debe poseer un Director de Proyectos?

La decisión de la Dirección General de Acorn Industries de crear una dependencia de Dirección de Proyectos bajo su tutela fue la más acertada, para lograr una mejor planificación y una visión más amplia de la organización a la hora de presentar una propuesta o licitación (proyecto), pues anteriormente la visión comercial o de marketing era la más importante, pues ellos eran los encargados de la mayoría de los aspectos de las licitaciones.

De acuerdo a lo anterior la competencia central que debe poseer un Director de Proyectos es la capacidad de liderazgo, pues por medio de esta competencia puede unificar a cada una de las divisiones de la empresa, que están habituadas a trabajar de manera independiente sin una organización estratégica y además puede motivar al equipo para lograr las metas planificadas. Por esto debe proponer ideas claras, precisas y realizables, además debe poseer habilidades, destreza, integridad y madurez para gestionar los equipos de cada proyecto, distribuir tiempos y tener una visión clara para lograr los objetivos propuestos.  Además, gracias a esta competencia el director de proyectos puede delegar responsabilidades de manera eficaz.

Adicionalmente me gustaría enumerar otras competencias que me parecen muy importantes:

• Capacidad de organización: Por medio de esta competencia el director de proyectos debe definir una estructura y establecer prioridades. Para lograrlo debe invertir todo el tiempo necesario en la planificación, mantener los datos actualizados y reunir toda la información generada en el proyecto para poder visualizar los avances.
• Comunicación eficaz: El director de proyectos debe ser un excelente comunicador, y así asegurar que todas las personas comprenden sus funciones. Para lograrlo debe crear buenos canales de comunicación y mantener al personal informado de los cambios.
• Capacidad de negociación: El director de proyectos debe tener la capacidad de negociar cuando sea necesario. Para lograrlo debe reconocer los principales grupos interesados en cada proyecto, tener claridad en las prioridades, ponerse en el lugar de la contraparte y buscar una solución común que ayude a avanzar la negociación hasta llegar a un acuerdo.

1. ¿Cómo una organización como Acorn fue afectada en su proceso de dirección estratégica a nivel general, a partir de la estructuración de una división /dirección de proyectos independiente?

Acorn era una compañía descentralizada, donde cada división era autónoma y los directivos de cada división trabajaban bajo un programa de incentivos administrativos claves (KMIP), que consistía en una evaluación de desempeño basada en el cumplimiento de las metas esperadas. Por lo anterior los directivos se preocupaban por cumplir las metas anuales y no por el crecimiento de la organización. Esta organización descentralizada permitía que cada división hiciera el trabajo requerido para cada licitación, pero sin interrelacionarse, sin una organización estratégica.

La planificación en la organización era estática, pues la operación de la organización se basaba en un solo producto con un tiempo de ciclo corto. Pero después de ganar la licitación estatal, este tipo de operación debía cambiar, pues estos contratos largos con el estado generaban diversidad de productos y largos ciclos de producción.

Por lo anterior la Dirección General de Acorn, decidió crear la dirección de proyectos bajo su tutela la oficina de proyectos.

Con la estructuración de la dirección de proyectos se cambió la dirección estratégica de Acorn, para atender las nuevas necesidades de la organización, pues la dirección general decidió crear la línea estatal para atender los nuevos contratos y mantener la línea comercial pues era altamente competitiva y quería proteger su participación en el mercado, una vez expirarán los contratos estatales. Para esto necesitaba que la organización empezará a articular un trabajo en equipo que ayudará a planificar con claridad el crecimiento de la organización, y para lograrlo la dirección de proyectos se encargaría de un rol muy importante. Además, anteriormente la dirección de marketing era la encargada de desarrollar las propuestas para la licitación, pero después de la creación de la dirección de proyectos, la organización se dio cuenta que estaba excluyendo otros factores y a las otras direcciones, por lo tanto, decidió incluir a la oficina de proyectos en todas las fases de la licitación, para combinar la experiencia y conocimiento entre la dirección de marketing y la de proyectos.  Igualmente, la oficina de proyectos empezó a funcionar como un enlace dentro de la organización, para mejorar las interrelaciones entre todos los departamentos de la organización.

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