Caso práctico. Gestión y dirección de proyectos

[pic 1]

         CASO PRÁCTICO        

Programa de estudios: MASTER EN DISEÑO, GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE PROYECTOS.

Nombre y apellidos: Jhon Abilio Colonia Huamán

Fecha:14/10/2023

[pic 2]

Las comunicaciones en los proyectos incluyen todos los medios de intercambio de información entre las partes interesadas. Su relevancia viene dada porque:

• Constituyen un factor determinante para el éxito del proyecto.
• Consumen la mayor parte del tiempo del gerente de proyecto.

Las comunicaciones son los principales medios de los que dispone el gerente del proyecto para la gestión de las expectativas de las partes involucradas, la gestión del equipo del proyecto, y el manejo de conflictos.

IBC – IPMA Copetence Baseline Ver.3 identifica las Comunicaciones dentro de los elementos de Competencias Técnicas.

Se refiere a las comunicaciones como el efectivo intercambio y entendimiento de información entre partes, vital para el éxito de los proyectos que propicia el preciso y consistente intercambio para el logro de las expectativas de forma útil, clara y oportuna.

Las comunicaciones pueden tomar varias formas: oral, escrita, gráfica, estática, dinámica, formal, o informal, voluntaria o requerida; y puede utilizar, varios medios físicos o electrónicos.

Las comunicaciones se dan en conversaciones, reuniones, talleres, conferencias, o a través del intercambio de reportes, minutas de reunión o bases de datos electrónicas.

Los pasos del proceso de comunicación que sugiere ICB – IPMA Competence Baseline Ver.3:

1. Establecer un plan de comunicación al principio del proyecto.

1. Identificar la población meta de la comunicación y su localización.

1. Determinar las necesidades de comunicación y el contexto.

1. Elegir el lugar, tiempo, duración y medios de comunicación.

1. Planificar el proceso de comunicación y preparar el material.

1. Chequear la infraestructura y enviar/trasmitir la comunicación.

1. Procurar la realimentación acerca de la efectividad de la comunicación.

1. Evaluar y tomar las acciones apropiadas.

1. Documentar las lecciones aprendidas y aplicarlas en futuros proyectos.

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK Guide) del PMI (2013) identifica tres procesos relacionados con el área de conocimientos de las comunicaciones, como se indica en la tabla siguiente (manteniendo la codificación original).

• Planificar la gestión de las comunicaciones está referido al proceso de desarrollar un enfoque y un plan para las comunicaciones que responda a las necesidades y requerimientos de información de las partes interesadas en el proyecto.
• Gestionar las comunicaciones incluye la recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.
• Controlar las comunicaciones está orientado a monitorear, hacer seguimiento y controlar las comunicaciones para asegurar que sean satisfechas las necesidades de información de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Las actividades de comunicación incluidas en estos procesos pueden tener varias dimensiones, lo que se traduce en tipos de comunicación.

• Interna (dentro del proyecto) y externa (clientes, proveedores, entes reguladores, otros proyectos, público en general…).
• Formal        (actas,        informes,        instrucciones)        e        informal        (correos        electrónicos, conversaciones, discusiones).
• Vertical (hacia arriba o hacia abajo en la estructura organizacional) y horizontal (entre pares, al mismo nivel).
• Oficial y no oficial.
• Escrita y oral, verbal y no verbal.

Un ejemplo del índice de contenidos de un plan de comunicaciones puede ser el siguiente:

1. Introducción.
2. Audiencia - destinatarios.
3. Quien envía - remitente.
4. Contenido.
5. Frecuencia.
6. Medio – canal.
7. Confirmación – retroalimentación.
8. Almacenamiento y forma de recuperación.
9. Otros.

[pic 3]

Caso práctico a desarrollar

[pic 4]

Cada alumno debe desarrollar el siguiente contenido:

1. Describir el alcance de un proyecto en el que participa, haya participado o imagina que puede participar.

En el área del metropolitana de comas es una entidad administrativa de Perú, donde el censo del área metropolitana para el año 2021 fue de 2.082.635 habitantes aproximadamente y cuenta con una extensión de 1860 Km² por lo que se espera una gran posteridad de residuos sólidos específicamente en el sector de la construcción que ha sido la actividad de mayor progresión en el progreso en los últimos años, por parte de estos los residuos son especialmente del sector de la construcción que ha sido la actividad que ha evolucionado el progreso de los últimos años, por otra parte de estos residuos son facilitados por la municipalidad de mi ciudad que dispone de un sector aledaño al relleno sanitario que es administrado por la empresa C.A.F.R.G quien presta los servicios de barrido de las calles y limpieza de las vías y áreas públicas dentro de la ciudad de Lima.

...