Ciclo Contable

EL CICLO CONTABLE

En aquellos negocios dónde se lleva formalmente un proceso contable hay una serie de pasos y procedimientos que se repiten periódicamente para que la información sobre la actividad financiera de los mismos esté al día y cumpla con los requerimientos de información de los entes interesados. Esto es lo que llamamos Ciclo contable.

Ciclo contable.

El Ciclo Contable son todos aquellos métodos y procedimientos que ejecutan las personas encargadas de la contabilidad de una empresa, donde se acumula, procesa y comunica información sobre las actividades relacionadas con el negocio en un periodo determinado y que deben repetirse en los periodos sucesivos.

Toda empresa debe tener una fecha de inicio de operaciones y una fecha de cierre de operaciones. En el transcurso de esas dos fechas se dan muchas transacciones comerciales que cambian la situación económica de la empresa, operaciones que necesitan registrarse una por una con sus debidos justificativos en los libros obligatorios: el Diario, el Mayor y el de Inventarios.

De este proceso se van a originar dos estados financieros que son obligatorios de presentar para cada empresa: el Balance General y el Estado de Resultados.

Estos dos informes reflejan los resultados obtenidos de la actividad económica de la empresa en ese lapso que se midió a partir de una fecha de inicio hasta una fecha de cierre, en ese Ciclo Contable.

Secuencia de un Ciclo Contable.

Toda empresa debe fijar la duración de su ciclo económico desde la fecha que inicia sus operaciones comerciales hasta la fecha en que cerrará, ¡ojo! no es un cierre definitivo de la empresa, es una fecha en que hará un corte para medir los resultados obtenidos hasta la misma. En ese periodo de medición de resultados se darán el conjunto de pasos que ya conocemos como Ciclo Contable.

El Ciclo Contable se inicia con el registro de las operaciones diarias desde el primer día del ejercicio económico, en orden cronológico, en el respectivo libro que la empresa debe tener para tal fin: el Libro Diario.

Por ejemplo: supongamos que una empresa ficticia llamada “Empresa S.O.S” compra un vehículo para reparto de su mercancía, la compra es a crédito por Bs. 30.000.000 el 3/3/2011.Esta operación debe registrarse en su libro diario como sigue:

Fecha Descripción Debe Haber

3-3-2011 Vehículo Bs. 30.000

Efectos por pagar Bs. 30.000

Este asiento y todos los demás asientos que se hagan en el libro diario durante un periodo (1 mes por ejemplo) es el primer paso del ciclo contable para la empresa.

El segundo paso que se debe seguir casi simultáneamente al primero, es pasar los registros diarios de cada cuenta en forma individual a otro libro obligatorio y necesario: el Libro Mayor. Si tomamos el asiento anterior hay que pasar cada cuenta que se originó al libro mayor, como sigue:

Vehículo

Debe Haber

30.000

Efectos por pagar

Debe Haber

30.000

Este es el segundo paso del ciclo contable: pasar los asientos del libro diario al libro mayor.

Todas las cuentas con sus distintas cantidades que se pasaron al Libro Mayor originan un informe general de cuentas que debe ser analizado bien sea mensualmente, bimensualmente, etc., para determinar si los registros hechos son veraces. Este informe que debe hacerse con fines administrativos es el Balance de Comprobación.

Por ejemplo si la empresa S.O.S emite un balance de comprobación para el 3-4-2011, estas cuentas deben aparecer con el mismo monto y saldo. En el renglón de cuentas conocidas como “Activos”, aparecerá la cuenta “Vehículo” y en el renglón de cuentas conocidas como “Pasivo”, aparecerá la cuenta “Efectos por pagar”.

Este es el tercer paso del ciclo contable, emitir el balance de comprobación con el saldo de todas las cuentas de la empresa en el periodo.

Luego del Balance de Comprobación procedemos a elaborar una Hoja de trabajo, que trabajaremos manualmente con lápiz y borrador, partiendo del análisis del Balance de Comprobación se separan las cuentas que necesitan ajustes y correcciones. En este paso se corrigen las cuentas con errores tanto en la asignación de los montos como en su codificación.

Éste es el cuarto paso en el ciclo contable. Elaborar la hoja de trabajo nos permite rehacer el Balance de Comprobación ahora ajustado, aquí todas las cuentas deben estar sinceradas y actualizadas, es decir, todas las cuentas de este balance de comprobación ajustado deben ser veraces.

Éste es el quinto paso del ciclo contable. Del balance de comprobación ajustado debemos determinar el Costo de Venta. Si podemos recordar, el costo de venta se determina de la siguiente forma: al inventario inicial de mercancías se le suman las compras y todos los gastos sobre compras, luego se restan todas las deducciones de compras y el inventario final. El resultado de esta operación es el Costo de Venta. Este paso lo identificamos como el número 6.

El séptimo paso consiste en cerrar las cuentas nominales, es decir, las cuentas de ingresos y egresos. Todas deben quedar en saldo cero ya que el resultado obtenido debe traspasarse al Capital. Ya veremos más adelante este proceso de cierre. Los pasos finales del ciclo contable son la presentación de los estados financieros básicos como el Balance General y el Estado de Resultados con todas sus cuentas actualizadas.

Estas son las etapas de un Ciclo Contable independientemente de la empresa que sea y del tiempo que estipule de duración para su ejercicio económico. Todos esos pasos se repetirán para el próximo ejercicio. Como el Balance General y el Estado de Resultados con todas sus cuentas actualizadas.

BALANCE DE COMPROBACIÓN

Un Balance de Comprobación como su nombre lo indica comprueba o confirma la exactitud de los datos que aparecen registrados en el mismo ya que para elaborar los estados financieros básicos se necesita la más confiable información sobre los resultados obtenidos. Mientras se respete la teoría del cargo y del abono, las cuentas cargadas y abonadas junto con sus respectivos montos sean los correctos, el Balance de Comprobación no tendrá problemas de ajustes y la información estará lista para ser presentada en el Balance General y en el Estado de Resultados.

Libro Diario, Mayor y Balance de Comprobación.

Toda empresa tiene un documento llamado “Plan de cuentas”, en el que aparecen todas las cuentas que maneja en sus operaciones mercantiles, identificadas con sus respectivos nombres y un código numérico asignado.

En el Libro Diario, el primer libro contable que debe llevar legalmente una empresa se registra cada movimiento comercial, en orden de aparición durante el periodo económico y cada asiento tiene una o más cuentas cargadas y una o más cuentas abonadas, respetando la teoría del cargo y del abono y tomando en cuenta sus códigos. Éste es el primer paso del Ciclo Contable como ya vimos.

En el segundo paso, simultáneo al primero, cada cuenta cargada y abonada en el Libro Diario, se registra en forma individual en un segundo libro que es legalmente obligatorio también, llamado Libro Mayor. Éste está dividido en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta en particular: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de “Caja”, otra a “Bancos”, otra a “Efectivo”, etc.

El tercer paso del Ciclo Contable es obtener el Balance de Comprobación, es un informe en donde se representa el resumen de los movimientos de cuentas habidos en el Diario y pasados al Mayor, expone la situación económica de la empresa en un momento dado.

Este documento es importante porque permite comprobar el equilibrio de los saldos registrados en los libros Diario y Mayor y porque a partir de él se preparan los estados financieros fundamentales como son el Balance General y el Estado de Resultados sin errores.

Pasos para elaborar un Balance de Comprobación.

1. Lo primero que debemos hacer es chequear los saldos de cada cuenta que aparece en el Libro Mayor.

2. Sacar un listado con todas las cuentas del Mayor y sus saldos.

3. Totalizar los saldos deudores y los saldos acreedores.

4. Comprobar la igualdad de las sumas deudoras con las acreedoras.

Esto no garantiza que las cifras sean exactas ni que las cuentas manejadas sean las correctas. Puede haberse cometido errores en los registros del Libro Diario como por ejemplo, registrar un monto en una cuenta equivocada, una cantidad incorrecta, duplicar un registro, etc. Si el Balance de comprobación no cuadra es mucho más evidente que se cometieron errores en los registros contables. Supongamos que el balance de la empresa ficticia llamada S.O.S nos dice que para el 31-12-11 las cuentas que se manejan en la empresa presentan los siguientes saldos deudores y acreedores y que se cumple la igualdad en la suma del debe y del haber. El balance de comprobación es el siguiente:

Empresa S.O.S

Balance de comprobación

31-12-11

Cuentas Debe Haber

Caja Bs. 372

Banco Bs. 1.540

Cuentas por cobrar Bs. 2.500

Inventario de mercancías Bs. 25.100

Mobiliario Bs. 1.400

Equipo de oficina Bs. 1.900

Cuentas por pagar Bs. 2.700

Efectos por pagar Bs. 6.180

Comisiones por pagar Bs. 100

Intereses por pagar Bs. 50

Capital Bs. 23.600

Ventas Bs.

...