CICLO CONTABLE

EL CICLO DE LA CONTABILIDAD

Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de información que la administración y otros interesados imponen al sistema.

Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta frase.

Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo.

Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón de las entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.

Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos que la definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa, podemos ver que es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas.

El ciclo contable se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.

Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.

Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:

1.- Balance General al principio del período reportado:

Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.

2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:

Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.

3.- Pase del diario al libro mayor:

Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.

4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):

Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.

5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:

Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.

6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado

7.- Elaboración de los estados financieros formales

Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.

8.- Cierre de libros

Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

OBJETIVOS DEL CICLO CONTABLE:

 Establecer la capacidad de responder por los activos y/o transacciones de un individuo.

 Hacer el seguimiento de las actividades de rutina del negocio, tales como la cantidad de dinero en las cuentas bancarias de la compañía, las cantidades vencidas de clientes a quienes se les ha otorgado crédito, las cantidades debidas a proveer.

 Obtener información detallada sobre una transacción particular.

 Evaluar la eficiencia y el desempeño de los diversos departamentos dentro de la organización.

 Mantener evidencia documentaria de las actividades de negocios de la compañía (por ejemplo, las leyes tributarias exigen que las compañas lleven registros contables que apoyen las cantidades reportadas en las declaraciones de impuestos).

PROCESO DE AJUSTES:

Los asientos de ajuste, o de regulación y cierre de los libros se efectúan al final del ejercicio económico de la empresa, para saldar todas las cuentas de ingresos y de gastos y luego transferir la utilidad (o pérdida) resultante al capital, con el fin de conocer exactamente la situación financiera de la empresa para esa fecha y los resultados de los negocios realizados durante el ejercicio que se cierra.

Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. Quienes se dedican a operar y utilizar estos ajustes suelen hacer distinciones por categorías para reconocer a simple vista qué tipo de ajuste contable debe realizarse frente a situaciones concretas.

OBJETIVOS DE LOS AJUSTES:

Registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente, reconocer el efecto de la perdida del poder adquisitivo de la moneda funcional. Emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa a demás de cumplir con los principios de contabilidad.

Los objetivos de los asientos de ajuste son:

 Determinar los resultados obtenidos en una empresa aplicando la base de contabilidad del devengado.

 Determinar la situación

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