Club de Empleados del Banco Central Levantamiento por Departamentos

Club de Empleados del Banco Central

Levantamiento por Departamentos

Compras y almacén:

Dado el caso de que el almacén tiene espacio limitado, y pronto estará en funcionamiento la nueva cocina, se hace imprescindible maximizar su uso. En este sentido, el encargado de almacén hace buen uso del mismo.

Entendemos que cuando la cocina abra la rotación de insumos será mucho mayor, por lo que quizás sea necesario mas espacio para almacenar. La única posibilidad de crecimiento de este almacén seria hacia arriba, o sea, añadir un segundo nivel a la edificación.  

El almacén está localizado muy cerca del vertedero, lo cual puede presentar serios inconvenientes en caso de acumulación excesiva de basura. Sería interesante evaluar la posibilidad de habilitar la entrada al vertedero por la Cayetano Germosen, al mismo tiempo que se coloque una división con acceso desde adentro al mismo.

El transporte de mercancías desde el almacén a los puntos de venta se complica un poco debido a que solo existen 3 carritos de carga que se comparten para todas las actividades de carga del club. Además, se puede notar que dos de ellos presentan averías en sus ruedas lo que entorpece su desempeño en gran medida, tomando en cuenta la irregularidad del terreno.

Los costos de los insumos vendidos en el club son establecidos por el este departamento, basados únicamente en el precio de compra, lo cual no representa un precio de venta real y factible. Es altamente recomendable contar con un analista de costos que pueda establecer precios reales, obviamente ajustados a la naturaleza de nuestra institución. Quizás se pueda revisar si nuestro club podría adherirse a la ley que exonera a los clubes sociales del pago del ITBIS.

Presupuesto:

Se maneja bajo el mandato del manual de procedimientos para este departamento. Recibe asistencia de Joan Santana y Pamela Díaz en aspectos relativos a actividades internas del club. Por la naturaleza de su trabajo es recomendable que se le localice en un espacio con más privacidad.

Finanzas:

Aunque somos una entidad sin fines de lucro por definición, manejamos ingresos por concepto de ventas. Los precios de venta de los artículos son establecidos por el sistema de cálculo de diferencia y posterior inventario físico, sin tomar en cuenta otros costos como electricidad, gas, etc. Somos de opinión de que este resultado no representa un valor real de venta. Un análisis real de costos podría revelar perdida monetaria en este proceso. Entendemos que con la entrada en función del nuevo sistema integrado estos cálculos serian determinados con mayor exactitud.

Las funciones se desempeñan en el marco de un manual de procedimientos suplido por el banco y  son asesorados legalmente y auditados por agentes externos, lo cual nos parece una medida excelente.

Mantenimiento / Mayordomía:

No trabajan con manual de procedimientos. Sin embargo, las instalaciones presentan buen estado en general, salvo algunos problemas puntuales sobre los cuales hemos hecho un levantamiento anexo a este informe. Dicho levantamiento sería entregado a los encargados de mantenimiento, con la autorización de la administración, para su consideración.

Todos los empleados están presentes en sus áreas y denotan interés en su trabajo, recibiendo una supervisión puntual y directa.

El edificio de oficinas presenta un caso de plaga de cucarachas (Blatella Germánica o Curianitas), especialmente en la plata inferior. Este punto debe ser resuelto de manera urgente, elaborando un plan de fumigación en conjunto con la empresa contratada para estos fines. Hemos colaborado con suplir al encargado de mantenimiento con unas medidas a tomar para ayudar a controlar la propagación de la plaga.

El baño del gimnasio de caballeros presenta una situación que será tratada más adelante en este informe de manera puntual.

Seguridad:

Se observa que el control de entrada es ligero, quizás debido a que el portero conoce a la mayoría de las personas que ingresan al club. El sistema integrado a implementar próximamente permitirá un control mucho más estricto del ingreso.

En la puerta de salida la barrera de acceso está rota lo que obliga al oficial de seguridad tener que detener los vehículos para su inspección. Asimismo, podría ser útil colocar un letrero de “SALIDA” por la parte exterior en orden de señalizar correctamente el uso de esta puerta.

Hemos visto vehículos transitar a velocidad no adecuada en la calle de salida, quizás colocar reductores de velocidad en algunos tramos sea la solución.

Deportes:

El stock de utilería deportiva de este departamento está sumamente completo. Están preparados para prácticamente cualquier actividad deportiva y recreativa, pues poseen desde útiles deportivos hasta varios juegos de mesa y entretenimiento.

Los manuales de uso de las instalaciones deportivas deberían ser colocados para que los usuarios puedan hacer buen uso de las mismas, esto ayuda a evitar el deterioro a causa del mal uso.

Su gran problema es la falta de espacio. Poseen las herramientas para ejercer las actividades deportivas pero no tiene donde hacerlas. Por lo tanto, los equipos (mesas de billar, tenis de mesa) pronto serán inservibles.

El proceso para inscribirse en una clase deportiva es llenado a mano y archivado físicamente. Quizás sería factible que este proceso pueda hacerse de manera digital aprovechando la plataforma del sistema integrado, esto permitiría un mejor control de las personas que utilizan las instalaciones y mejor monitoreo del uso de las mismas.  

Son tantas sus actividades que decidimos presentarlas individualmente, como sigue:

• Baloncesto: La cancha está en muy buen estado. Es la instalación que en mejores condiciones se encuentra. Sin embargo, vemos una gran cantidad de desperdicios temprano en la mañana, producto de su mal uso.
• Beisbol: Aunque está en proceso de reparación y remodelación, el club posee uno de los mejores estadios de la ciudad. Sin embargo, se ve grandemente afectado por la práctica de futbol dentro del terreno. Esto último esta desgastando la grama del estadio, erosionándolo de manera significativa. Asimismo, la basura acumulada después de los partidos es notable, no obstante estar equipado con zafacones de fácil acceso.
• Tenis: Las canchas necesitan reparación. Las grietas que tienen son el resultado de su mala construcción (según nos explica Miguel Ramos)
• Futbol: Es el deporte de mayor crecimiento en el club, pero su práctica debe ser relocalizada antes de que el daño al terreno de beisbol sea más severo.
• Tenis de mesa: Se observan varias mesas en buenas condiciones, pero sin poder usarse debido a la falta de espacio. Eventualmente las mismas se deterioraran y no se podrán usar.
• Billar: Las mesas de billar no pueden quedarse donde están. Las condiciones que se requieren para su conservación conllevan colocarlas en un área más fresca, libre de polvo. Preferiblemente un sitio cerrado. No se hace nada con colocarles un cobertor a las mismas pues tan pronto se destapan para su uso se llenan del polvo del entorno. Muy pronto ya no se podrá jugar en ellas.
• Gimnasios: Pudimos observar que es una de las áreas mas utilizadas del club. No obstante, una parte de sus usuarios no lo usa correctamente. Muy probable porque no conocen su manual de uso. Notamos que cuentan con equipos nuevos por lo que se propone un plan de mantenimiento para evitar futuras averías y deterioro. La fachada del gimnasio de caballeros puede mejorarse en cuanto a aspecto, es cuestión de limpieza profunda y algo de pintura.
• Natación: Su entorno se mantiene bien recogido y el estado de la misma es siempre muy bueno. Sin embargo, el acceso a la utilería es muy difícil. Sugerimos remodelar el espacio destinado para el almacén de útiles y dotarle acceso desde la piscina directamente.

Actividades:

Según Milagros Santana todos los procesos que se llevan a cabo en este departamento están contenidos en el manual de procedimientos del mismo.

Los menús que presentan a los clientes necesitan de actualización de precios. Sin embargo, no cuentan con un dossier que se pueda mostrar a quien le interese alquilar los espacios o salones. Se nos informa que está en proceso la confección del mismo.

Cuando se requiere de servicio de alimentos en los eventos, A y B debe encargarse de subcontratar al personal extra para la elaboración y servicio de los alimentos. Si contaran con un equipo de banquetes se libera al departamento de A y B para que se concentre en los diferentes puntos de venta y salón principal, además que pueden ofrecer una asesoría más completa al cliente en el momento de elegir sus alimentos.

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