Como Realizar Un Manual De Funciones

INTRODUCCION

El manual de funciones y procedimientos es un instrumento de apoyo para organizar, distribuir actividades y definir claramente las funciones de cada puesto, asimismo, la forma en que las mismas deberán ser ejecutadas para lograr los objetivos y metas propuestas de la empresa, en un período determinado.

IMPORTANCIA DEL MANUAL

Constituye una herramienta administrativa útil a las jefaturas de la empresa, ya que se pueden hacer entre las responsabilidades de los puestos o cuando se desea ascender de categoría a un empleado; porque da a conocer los requisitos que deben reunir las personas para optar a un puesto. Asimismo, permite realizar una adecuada selección y contratación de personal; necesidades de capacitación, determinar políticas salariales justas y distribuir el trabajo en forma equitativa.

OBJETIVOS DEL MANUAL

GENERAL

Disponer de un instrumento normativo al interior de la empresa que oriente el trabajo que se debe realizar en las diferentes instancias que la integran.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Delimitar los niveles de autoridad y responsabilidad en cada uno de los puestos de trabajo. Normar el desarrollo, que como empresa se realiza a fin de garantizar resultados. Realizar la labor de administración bajo parámetros objetivos, que permita comercializar las políticas internas.

Misión

(El enfoque de la compañía, que se proyecta, a que apunta, objetivos)

La misión es un importante elemento de la planificación estratégica porque es a partir de ésta que se formulan objetivos detallados que son los que guiarán a la empresa u organización.

"La misión es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de productos ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades; por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa u organización se sienten impelidos a realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visión del empresario o de los ejecutivos, y por ello, la misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas".

Identificación y referencia en el puesto de trabajo

• Departamento o área (departamento interno de la compañía)

• Dependencia (de quien depende)

• Subordinados (personas a cargo)

Función básica (Objetivo General)

Actividades generales que realiza la persona a quien está dirigido el manual de funciones (misión del puesto) es la descripción del propósito básico del cargo. Describe el que hacer y para que lo hace).

Procesos por los que responde y/o participa el cargo

(Detalla los procesos y/o procedimientos por los que responde y/o participa el cargo)

Responsabilidades y ocupaciones

• Responsabilidades • Ocupaciones

Deberes que debe cumplir la persona a quien está asignado el manual de funciones.

Se enumeran una a una de las funciones que realizará la persona para el cumplimiento de su labor.

Perfil Básico del Cargo

Educación formal (nivel mínimo de escolaridad aprobado que se requiere para el óptimo desempeño del cargo, especificando profesión)

Educación no Formal (cursos y/o seminarios que se requieren para el óptimo desempeño del cargo)

Experiencia (hace referencia al tiempo de experiencia mínima que requiere el cargo para ser desempeñado adecuadamente)

Rasgos de Personalidad (conjunto de características individuales y observables, que definen una manera habitual de comportamiento en una persona) Responsabilidad, Estabilidad emocional, perseverancia, iniciativa, sociabilidad, etc.

Competencias Laborales del Cargo

(Conjunto de conocimientos, destrezas, habilidades, actitudes y valores, observables y medibles, cuya aplicación en el trabajo se traduce en un desempeño superior, que contribuye al logro de los objetivos claves del negocio)

Corporativas (aplican al 100% de personal administrativo y operativo de la empresa, ya que contribuyen substancialmente al éxito y la productividad organizacional)

• Actitud al servicio

• Toma de decisiones

• Trabajo en equipo

• Auto cuidado

Gerenciales (aplican al personal de dirección y responsables de procesos, dependiendo de las responsabilidades del cargo).

Técnicas (aplican por especialidad del cargo o por grupos de cargos)

Trabajo en alturas

Actitud –inhales o de gestión (componentes actitud-inhales de cada colaborador que demuestran su capacidad para obtener resultados en forma rápida y eficaz, garantizando el éxito de su gestión en el cargo especifico)

Manejo y control de recursos

(Se refiere a las responsabilidades por el manejo y control de los recursos asignados por la compañía para el cumplimiento del objetivo del cargo)

• Vehículos (moto, automóvil, camión, bicicleta)

• Recaudos (efectivo, Valores)

• Caja menor

• Inventario (intendencia, dotación, equipos de SE, herramientas)

• Equipos de computo ( computadores, impresoras, servidores)

• Elemento de comunicación (teléfono, radios, avantel, celular)

• Otros

Condiciones de trabajo

(Hace referencia a los factores ambientales relevantes y estándar en el lugar de trabajo asociado al desarrollo de las actividades inherentes al cargo)

Trazabilidad

(Se relaciona las fechas de cambio de los manuales, la naturaleza del cambio del manual o el punto a agregar, quien elaboró dicho cambio).

Firmas

(Firmas de aceptación por parte del trabajador, de revisión por parte del departamento encargado, y de aprobación por parte del jefe del área

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