Como se da la Introducción a la contabilidad

APUNTES DE INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

TEMAS:  

• LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES

• ESTADOS FINANCIEROS.

• PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE MERCANCIAS

LIBROS PRINCIPALES

Los registros de las operaciones que realiza una empresa se asientan en libros especiales para el efecto. A tales libros se les conoce como libros principales y son:

- Libro Diario.

- Libro Mayor.

- Libro de Inventarios y Balances.

        El código de Comercio establece la obligatoriedad de llevar los libros anteriores, señalando que se deberán llevar en idioma español, con claridad, por orden progresivo de fechas y operaciones, sin dejar huecos y en manera alguna podrán ser alterados. Los errores que en ellos se cometan se salvarán por nuevo asiento relacionado con la partida errada.

Libro Diario. En este libro se registran los que hemos llamado asientos de diario, que corresponden a las operaciones que la empresa realiza. Las operaciones se deberán registrar en orden cronológico; además deberá describirse ampliamente la operación, de tal modo que se tenga información del carácter y circunstancias de la misma.

Así, en el diario, se asienta información importante de cada operación, para lo cual se ha adoptado el formato que a continuación se presenta y comenta:

Encabezado. Corresponde sólo a la primera hoja de cada uno de los diarios y debe contener:

a. El número correspondiente al diario de que se trate (número de diario), el  cual debe ser progresivo.

b. La clase de negocio de que se trata y su nombre.

c. El nombre del propietario del negocio.

Obsérvese que debajo del encabezado se trazan dos líneas  para evitar se confunda con los asientos.

Número del asiento. Esta columna se destina para anotar el número, en orden progresivo, que le corresponde a la operación que registra.

Folio de la cuenta en el mayor. Aquí se anota el número de la página (folio) que corresponde a cada operación en el mayor. El objetivo de esta columna es establecer relación entre el diario y el mayor; así, también es útil para controlar de que las cuentas en diario se registran en el mayor.

Fecha. La fecha del día en que se realiza la operación (no del día en que se registra) se debe anotar al centro y encabezando el espacio para la descripción de la operación.

        La fecha se debe anotar completa (día, mes y año) al inicio de cada hoja; en el registro de las operaciones posteriores es posible anotar únicamente el día y mes.

        Descripción de la operación. Aquí se presenta la información que detalla la operación, así:

a.         Nombre (s) de la (s) cuenta (s) de cargo.

b.         Nombre (s) de la (s) cuenta (s) de abono.

c.         La redacción de los asientos, conteniendo información que detalle el carácter y circunstancias        de la operación:

-  Tipo de operación: venta, compra, etc.

- Condiciones de la misma: contado, crédito, etc.

-  Tipo, número y vencimiento de documentos que la amparan: factura CD648, pagaré al 12 / Nov / 20XX,   nota de venta No. 0347, remisión No. N-65O, etc. .

-  Nombre de las personas o sociedades que intervienen en la operación.

La redacción debe ser clara, concisa y completa; éstos son elementos importantes a fin de tener información para aclaraciones posteriores que pudieran surgir.

La forma de escribir la descripción de la operación debe ser:

a. Las cuentas de cargo se escribirán alineadas al margen izquierdo, después de la columna de folio.        

b. Las cuentas de abono se escribirán dejando una sangría (espacio) en  relación al margen donde se anotaron las cuentas de cargo.

c. La redacción se empieza a partir de donde se escribieron las cuentas del abono, para el primer renglón; los siguientes deberán empezar junto a la columna de folios. Nunca deberá extenderse la redacción más allá de la columna parcial (en caso de utilizarse) y nunca hasta las columnas de cargos y abonos.

Ejemplo:

Columna del debe. Se anota el importe de cada una de las cuentas de cargo.

Columna del haber. Se anota el importe de cada una de las cuentas de abono.

Columna del Parcial. Su uso se desprende de la posibilidad que existe de registrar varias operaciones correspondientes a una sola cuenta, en un solo asiento. Por ejemplo: Pagamos a nuestros proveedores" a la Comercial, S.A. $500.00 a Empresas Mercantiles, S.A. $ 600.00 Y a la Doméstica $ 400.00. Los pagos se hacen en efectivo.

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