Como un hombre piensa.

La Administración

Existen diversas opiniones sobre qué es la Administración, tomando como base a los principales referentes, Henry Fayol define administrar como “prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”. Por su parte Koontz y O´Donnell la proponen como “La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”; finalmente Mooney la define como “el arte de o técnica de dirigir e inspirar a los demás con base en un producto y claro conocimiento de la naturaleza humana”. Sin embrago, el cumplimiento de objetivos y metas se ve afectado por condicionantes que establecen conceptos como la eficiencia y la eficacia en los procesos.

Cuando nos referimos a “eficiencia”, hablamos de realizar procesos ocupando la menor cantidad de recursos posibles; podemos resumirlo como “hacer las cosas bien”. Como ejemplo, reducir desperdicios en producción; con lo que produciríamos la misma cantidad de “unidades”, sólo que reduciendo el volumen de materia prima; o incrementaríamos la cantidad de “unidades” ocupando el mismo volumen de materia prima.

Sin embrago, no basta con ser eficiente en un proceso; la administración está interesada también en que los procesos o actividades se terminen o se alcancen, aquí es donde hay que considerar la “eficacia”, que se resume como “hacer las cosas correctamente”. Este concepto se enfoca en concretar los objetivos sin considerar como atenuante los recursos que se ocupan. Una correcta administración se enfoca en lograr un adecuado balance entre ser eficaces y eficientes, en otras palabras, el alcanzar los objetivos de forma correcta ocupando la menor cantidad de recursos posibles.

En conclusión la administración como técnica, ciencia o arte tiene como misión el uso racional de los recursos con los que cuenta la organización o grupo humano. Por ende, su función principal es la coordinación de dichos recursos, de forma tal que se logre una sinergia y una relación de productividad en donde no se sacrifique la calidad del producto que se ofrece a la sociedad.

Roles y Habilidades del Gerente:

De acuerdo a Mintzberg dentro de los roles que debe desempañar un gerente, podemos señalar:

Roles Interpersonales: Habilidades en el trato con el personal; motivación para realización de actividades de acuerdo a los intereses de la organización.  Debe cumplir funciones como:

Representante: Ser jefe simbólico, obligado a realizar deberes rutinarios de índole legal o social.

Lider: Responsable de la motivación de los subordinados; de reunir al personal y capacitarlo y  de orientar a sus colaboradores al cumplimiento de objetivos de la organización.

Enlace: Crear y mantener una red de contactos externos e informadores que le hacen favores y le dan información

Roles informativos: Manejo y distribución oportuna de la información

Supervisor: Busca y recibe amplia información interna y externa para comprender a fondo la organización y el ambiente

Difusor: Transmite la información recibida de fuera o de los subordinados a los miembros de la organización

Portavoz: Trasmite la información a gente de fuera sobre los planes de la organización, políticas, acciones y resultados

Roles Decisorios: Toma de decisiones de acuerdo a panorama y objetivos de la organización

Empresario: Busca oportunidades en la organización y en el entorno e inicia “Proyectos de Mejora” para producir cambios que puedan resultar beneficiosos para la organización.

Manejador de Problemas: Es responsable de las acciones correctivas cuando la organización enfrenta perturbaciones graves e inesperadas

Distribuidor de Recursos: Es responsable de la asignación de todos los recursos de la organización; toma o aprueba todas las decisiones importantes de la organización

Negociador: Es responsable de representar a la organización en las principales negociaciones.

Sin embrago, para el cumplimiento adecuado de estos roles, el gerente debe tener habilidades de tipo técnicas y humanas; estas incluyen todos los aspectos en que son capacitados para ejecutar tareas que le son propias. Destacamos:

• Visión Integral sobre la misión y las estrategias de la organización
• Conducir grupos y lograr objetivos, a través de una relación de confianza con sus colaboradores, en otras palabras, habilidades de liderazgo para con su grupo de trabajo.
• Participar en equipos multidisciplinarios que logren objetivos institucionales, promoviendo un ambiente de cooperación y apoyo
• Capacidad de negociación, con el fin de obtener beneficios para la organización
• Promover un ambiente de excelencia y calidad
• Adaptarse a los avances tecnológicos, cambios económicos, políticos y sociales.
• Aplicar con creatividad sus conocimientos de índole profesional
• Toma de decisiones en base a criterio propio, basado en la información con la que cuenta
• Capacidad adecuada de comunicación
• Capacidad de delegar adecuadamente tareas y actividades a su grupo de trabajo.

Estilos de Administración:

Los diversos estilos de administración se apegan, la mayor parte de las veces, al giro de una compañía, sus intereses y, mayoritariamente, a la capacidad de liderazgo de quien la ejerce. Existen cinco estilos principales, y cada uno se apega a la interpretación de la dirección de las necesidades de la compañía. Cada uno presenta ventajas y desventajas, y son aplicables a diferentes giros. A continuación se enuncian los diferentes estilos y se proponen aplicaciones para cada uno.

1) Estilo autoritario o autócrata: Su principal característica es centrar toda la autoridad y poder para la toma de decisiones en una sola persona; quien generalmente no acepta opiniones de colaboradores y/o colegas. Lo cual implica que no se pueden tomar decisiones sin su expreso consentimiento.

Ejemplos de aplicación: Plantas Industriales con estructuras administrativas antiguas (conocido como “old school”), negocios pequeños administrados por propietarios.

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