Conciliacion

Conciliación bancaria

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones de la cuenta Banco de los diarios auxiliares (o libros principales), con los movimientos registrados en las entidades bancarias, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los registros o libros de la empresa. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos no coincidan con los libros de la empresa.

Formas de presentar una conciliación bancaria

De forma manual:

Para realizar una conciliación manual se necesita comparar los extractos bancarios con el libro de contabilidad, y colocar una marca junto a cada transacción que esté compensada en el libro. Una vez que marcaste todas las transacciones compensadas, debes calcular las no compensadas y cualquier tarifa o crédito que imponga el banco. Luego, se escriben estos totales en el papel o el formulario. El importe del balance inicial, las transacciones no compensadas y los aranceles y créditos bancarios deben equivaler al total del balance del libro al final del periodo.

De forma electrónica:

Las conciliaciones electrónicas requiere el uso de un software. Utilizarás la función de conciliación y verificarás cada transacción compensada. Luego, debes sumar los aranceles y créditos bancarios que figuren en el extracto. El programa determinará si la conciliación en precisa y generará un informe que puedes guardar o imprimir.

Situaciones que generan una conciliación

Quizás los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago. Esto puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por todos los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.

Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de la empresa son:

1. Partidas registradas por la empresa pero no registradas aún por el banco:

• Depósitos en tránsitos: Generalmente corresponden a depósitos enviados, o que por cualquier otra causa no haya llegado al Banco; en este caso aparecen cargados en los libros de la empresa, pero no abonados por el Banco.

• Cheques pendientes o en tránsito: Cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el banco por el beneficiario del mismo; esto trae como consecuencia que estén abonados en libros, pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.

2. Partidas registradas por el banco pero no registradas aún por la empresa.

• Cobros realizados por el banco. En ocasiones el banco cobra dinero por cuenta de los depositantes. Esto ocurre cuando una empresa cliente paga directamente al banco, como por ejemplo una transferencia electrónica, o cuando el banco cobra un efecto por cobrar, con sus correspondientes intereses, por cuenta del depositante. Por lo regular el banco notifica al depositante estos cobros realizados directamente en el estado de cuentas.

• Cargos por servicios. Este importe son los honorarios del banco por procesar las operaciones del depositante. El depositante se entera del importe del cargo por servicios en el estado de cuentas del banco.

• Ingresos por intereses sobre cuentas de cheques. Muchos bancos pagan intereses a los depositantes que mantienen un saldo de efectivo lo suficientemente grande en la cuenta. El banco le notifica al depositante de estos intereses en el estado de cuentas.

• Cheques sin fondos recibidos de clientes. Si el saldo que tiene el girador es insuficiente para pagar el cheque, el banco se niega a pagarlo, cancela la deducción realizada y envía una notificación de “cheque sin fondo” al banco del beneficiario. El banco del beneficiario rebaja el importe del cobro del saldo del beneficiario en el banco y le notifica a éste de la acción realizada.

• Cheques cobrados, depositados y devueltos al beneficiario por el banco por motivos diferentes a cheques sin fondos. Esto puede suceder tanto en los registros de la empresa, como en los del Banco; ya que al registrarse cualquier operación (depósito, cheques, etc.), puede colocarse una cantidad distinta, lo que trae como consecuencia que los saldos no son iguales. Los bancos devuelven los cheques al beneficiario sí:

• Se ha cerrado la cuenta del girador.

• La fecha está vencida. Está regulado que caducan a los 60 días.

• La firma no está autorizada.

• El cheque ha sido alterado.

• El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.

• El cheque utilizado no es adecuado.

3. Errores de la empresa o del banco. Por ejemplo el banco puede cargar inadecuadamente (disminuir) el saldo de la cuenta en el banco, por un cheque extendido por otra empresa. O una empresa puede calcular mal el saldo de su cuenta de banco en sus propios libros. Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. A pesar de lo que pueda ocurrir, todos los errores se tienen que corregir y las correcciones serán una parte de la conciliación bancaria.

Normas de control interno que se aplica al efectivo

Comprende toda una serie de medidas administrativas, para que ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o más personas, con el deliberado propósito de evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo.

Siendo el efectivo uno de los bienes que se presta más al fraude, por el hecho de servir como instrumento de cambio para la satisfacción de la mayoría de las necesidades, es indiscutible que atrae, como un imán, las intenciones dolosas de quienes se encargan de su manejo y carecen de suficiente escrúpulo. De allí que se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para garantizar su estricto control.

En general, hay tres principios básicos a observarse, para lograr el control del efectivo, a saber:

1) Efectuar TODOS los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas.

2) Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.

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