Cuestionario de un análisis de puesto de Asistente contabe

CUESTINARIO DE UN ANAILSIS DEL PUESTO PARA UN EMPLEADO

Nombre y Apellido del empleado: Erika Torres

Fecha: 24-10-2017

Título del puesto: Asistente Contable

Departamento: Contabilidad

Supervisor: Ing. Oscar Molina

Explicación

El análisis del puesto es el proceso de determinar y reportar información pertinente en relación con la naturaleza de un puesto en particular. Es la determinación de tareas que abarca el puesto junto con habilidades, conocimiento, responsabilidades, etc., necesario para el buen desempeño y que diferencian ese puesto de otros. Los datos se utilizarán para preparar una descripción del puesto. Pídale a su supervisor o analista una explicación de los usos de las descripciones de puestos y formule cualquier pregunta que le surja.

Procedimiento

EMPLEADO: complete los espacios arriba y en la sección 1. Describa en detalle las tareas más importantes que usted realiza. Mencione las tareas laborales en oraciones claras y concisas. Indique la frecuencia (día, semana, mes) y el tiempo que utiliza para realizar estas tareas. Asegúrese de proveer suficiente información de cada tarea para que las personas que no conoce su trabajo, comprenda lo que su puesto acarrea si tiene cualquier tipo de pregunta debe dirigirse a su supervisor.

SUPERVISOR: complete los espacios de la sección 2.

SECCION1

1.- Tarea (qué): Solicitud pre liquidaciones y facturación.

Procedimiento (como): revisión de correos, portales de aseguradoras y registro en sistemas Tmax.

Propósito de la tarea (por qué): De esa manera se cobra comisiones.

Frecuencia: 25 y porcentaje       de tiempo utilizado para hacer esta tarea.

2.- Tarea (qué): revisión del portal del SRI y registro de facturación a proveedores.  

Procedimiento (como): Ingreso a portal, descargar, imprimir y registrar en el sistema Tmax.

Propósito de la tarea (por qué): Se puede llevar un control de cuentas por pagar

Frecuencia: 28                  y porcentaje       de tiempo utilizado para hacer esta tarea.

3.- Tarea (qué): Aplicación de cobros y pagos de clientes y proveedores 

Procedimiento (como): Ingreso a portal, bancos, transferencias, débitos.

Propósito de la tarea (por qué): Para saber valores reales por cobrar y pagar.

Frecuencia: 20 y porcentaje       de tiempo utilizado para hacer esta tarea.

4.- Tarea (qué): Registro de documentos, caja chica nómina y de instituciones publicas 

Procedimiento (como): Ingreso al sistema Tmax, registros e impresiones

Propósito de la tarea (por qué): Llevar un control del movimiento de cuentas contables

Frecuencia: 10 y porcentaje       de tiempo utilizado para hacer esta tarea.

5.- Tarea (qué): Archivo de documentos contables.

Procedimiento (como): Archivar documentos en cada carpeta según su función.

Propósito de la tarea (por qué): Mantener un archivo de respaldo contable.

Frecuencia: 5 y porcentaje       de tiempo utilizado para hacer esta tarea.

6.- Tarea (qué): Revisión ATS y cierre del mes, conciliación bancos.

Procedimiento (como): Concatenar valores en ATS con el sistema y configurar los pagos y cobros.

Propósito de la tarea (por qué): Subir información al SRI declaración de impuestos, generar balances.  

Frecuencia: 2  y porcentaje de tiempo utilizado para hacer esta tarea.

 ¿Qué tipo de máquinas/equipos/software debe utilizar en su puesto? ¿Cuánto tiempo dedica por día o semana utilizando cada máquina/equipos/software mencionado?

¿Cuáles son las tareas que considera más importantes en su puesto?

• Facturación y registro de retenciones a clientes.
• Retenciones y registro de facturas a proveedores.
• Cuadrar pagos a proveedores, transferencias y cheques.
• Revisión de ATS para declaraciones.

Describa las condiciones laborales que pueden causar presión o disconformidad. Considere entorno, distracciones, interferencias que puede dificultar el desempeño de las tareas.

• Ocupar en áreas diferentes al departamento contable como cargos de recepción.
• Envíos a depositar personalmente o que tenga que salir de la oficina.

Describa los contactos personales que debe tener para desempeñarse en el puesto.

1. Nombre: Yanni Cantafio   Razón: Envió de documentos mensajería.
2. Nombre: Rommel Coronado   Razón: Revisión de flujos y pagos a comisionistas.   
3. Nombre: Yuranci Yusti   Razón: Confirmar cobranzas de clientes y aseguradoras para solicitar pre liquidaciones de comisiones.

SECCION2

Sección del empleado revisada y aprobado por: Rommel Coronado

Comentarios: N/A

Los que pueden suceder en el desempeño de este puesto:

 (Indicar con un visto en donde corresponda)

• Son fáciles de identificar en la rutina común de revisión de resultados. Dar ejemplo: Revisión de impuestos que se van a declarar ya que se revisan con la información del sistema.
• No se detectan hasta que causan inconvenientes en otros departamentos. Dar ejemplo: El cobro de facturas a clientes en el reporte de saldos por cobrar ya que en este se visualizan fechas.

No se detectan hasta que causan inconvenientes importantes a un cliente. Dar ejemplo:

Describa la responsabilidad de la persona que ocupa esta posición con respecto al trabajo de otros empleados.

(Indicar con un visto en donde corresponda)

• No es responsable del trabajo de los demás. Puede demostrarles a los demás empleados como realizar una tarea o asistir en la capacitación de nuevos empleados.

Guía y capacita a otros empleados. Asigna, controla y mantiene la calidad del trabajo.

ENTREVISTA PARA EL ANÁLISIS DEL PUESTO

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