Desripción De Puesto Asistente Administrativo

NOMBRE DEL CARGO

Asistente Administrativo y Recepcionista

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Apoyo en contabilidad, cobranza y llamadas.

CARGO AL QUE REPORTA DIRECTAMENTE

Gerente Administrativo CARGOS QUE LE REPORTAN

Ninguno

OBJETIVOS DEL CARGO

(Enumerar los objetivos, sin números, que se esperan del cargo)

• Realizar la facturación

• Llevar los libros contables al día

• Atención telefónica de llamadas entrantes

• Envío de paquetería

• Cobranza

• Apoyo a ventas en seguimientos

• Pago de servicios

• Manejo de consumibles y papelería de la oficina

IMPORTANCIA DEL CARGO

(Breve desarrollo de la importancia del cargo en la empresa)

El puesto es de gran importancia por el manejo de las cuentas por cobrar y facturación, además de la información confidencial que maneja de los clientes y las cuentas bancarias.

FUNCIONES

(Enumerar las diferentes “cachuchas” del cargo)

• Llevar a cabo la facturación de las ventas que cierren todas las oficinas.

• Dar seguimiento a la cobranza.

• Preparar estados de cuenta y pólizas para el contador.

• Elaboración de cheques para firmas.

• Canalizar las llamadas entrantes a la persona correspondiente.

• Calendarizar los envíos de equipo y papelería.

• Calendarizar el pago de servicios mensuales.

• Realizar llamadas de seguimiento de prospectos en apoyo a ventas.

• Mantener el CRM al día en sus funciones.

RESPONSABILIDADES

(Enumerar todas las responsabilidades específicas en cada función del cargo)

• Pedir a los clientes los datos de facturación correctos para alimentarlos en el CRM y el sistema de facturación.

• Verificar que pedidos en el CRM tengan información completa y correcta del cliente.

• Llevar al día las actualizaciones de precios y datos en el sistema de facturación.

• Realizar facturas y enviarlas a los clientes.

• Dar seguimiento al cobro de las facturas desde anticipos hasta finiquito y adicionales.

• Enviar estados de cuenta al cliente previo a los correos o llamadas de cobranza.

• Registrar los pagos en el CRM.

• Estar en contacto con las diferentes oficinas para el apoyo en cobranza.

• Realizar pólizas de cada cheque que se genere.

• Llevar registro de ingresos y egresos.

• Entregar pólizas de cheques y estados de cuentas mensuales al contador.

• Recibir declaraciones mensuales y documentarlas.

• Atender las llamadas entrantes y canalizarlas al departamento correspondiente.

• Programar envío de paquetería, documentos y equipo.

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