RESPONSABILIDADES DEL CARGO |
FUNCIONES | PERIODICIDAD |
- Apoyar las labores administrativas del Director de Agencia en su ausencia
| Ocasional |
- Conocer y aplicar los procedimientos, procesos e instructivos documentados en la Cooperativa relacionados con el cargo
| Permanentemente |
- Asegurar la eficacia de las operaciones de tipo administrativo generadas en la agencia, tramitando las novedades con la Dirección de la Agencia y el área de Operaciones según sea el caso
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Diariamente |
- Administrar el correcto control, manejo y custodia del efectivo en la Agencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos
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Diariamente |
- Controlar los topes de efectivo asignados a la agencia, asegurando el cubrimiento de la póliza todo riesgo adquiridas por la cooperativa.
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Diariamente |
- Ejecutar correcta y oportunamente los procedimientos de Gestión Documental en todas las actividades atendidas por el cargo
| Diariamente |
- Dar trámite al envío y recepción de correspondencia interna y externa de la Cooperativa
| Diariamente |
- Apoyar las labores logísticas (llamadas, verificación de datos, inscripción e informe) para la realización de las campañas sociales con los asociados
| Ocasionalmente |
- Responder por la custodia y garantizar el stock de títulos valores, elementos de seguridad, tarjetas débito, garantías, entre otros; así como el envío de las garantías constituidas y anuladas como resultado de los procesos de crédito al área de Garantías
| Diariamente |
- Verificar previa activación de la cuenta el motivo de modificación del estado de la misma.
| Diariamente |
- Realizar los trámites requeridos por los asociados conforme a los procedimientos establecidos por la Cooperativa, garantizando que el diligenciamiento de los formatos diseñados para una asociación, crédito o producto de ahorro, estén conformes, suficientes y completos, sin dejar espacios en blanco, sin tachones, ni enmendaduras; validando firmas y huellas legibles
| Diariamente |
- Revisión y realización de acta de asociaciones y retiros
| Diaria |
- Ejecutar los arqueos de productos (contratos de Cofiahorro, Cofiahorrito, CDAT´S, tarjetas de firmas, tarjetas débito, libretas de ahorro, y demás)
| Periódicamente |
- Informar sobre los próximos vencimientos de las inversiones (CDAT´S), realizar el escaneo de estos a Contabilidad y terminar el proceso para la redención del mismo
| Diariamente |
- Asegurar el eficiente servicio al cliente interno y externo de la cooperativa, aplicando estrategias de calidad y servicio que generen fidelización
| Diariamente |
- Verificar la correcta actualización de información de datos de los asociados acorde a la utilización de los productos y servicios de la cooperativa.
| Diariamente |
- Realizar el reporte y seguimiento de las operaciones relevantes y eventos de error, conflicto en relación con la operación, la contabilidad, reclamación y el servicio al cliente.
| Permanentemente |
- Brindar apoyo a la labor comercial en los diferentes trámites cuando sea requerido por la Agencia
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Ocasionalmente |
- Realizar los desembolsos de los créditos, asegurando que se cumpla con los procedimientos y reglamentos establecidos
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Ocasionalmente |
- Asegurar que los documentos e información que soportan la apertura de productos, las solicitudes de crédito o las novedades administrativas y de servicio, estén acorde con las políticas comerciales y los procedimientos establecidos para la operación del portafolio de productos y servicios de la Entidad.
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Diariamente |
- Preparar y elaborar con la periodicidad establecida por la entidad los reportes e informes de carácter operativo y administrativo propios del cargo (operaciones, asociaciones -ingresos y retiros del mes-, arqueos de cierre de mes, créditos pendientes de desembolso)
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Permanentemente |
- Elaborar los cheques y otros, que se deriven de las operaciones diarias.
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Permanentemente |
- Cumplir por el adecuado funcionamiento de la Caja Menor de la Agencia, acorde al Reglamento establecido para tal fin
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Permanentemente |
- Revisar que se dé cumplimiento de las consultas a listas restrictivas para las diferentes figuras que se registren en la Cooperativa, asegurando que se realicen las correcciones que correspondan, y remitir el informe consolidado mensual al área de Riesgos.
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Diariamente |
- Apoyar la labor de cobranza de cartera asignada por el Director de Agencia.
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Ocasionalmente |
- Velar por el adecuado y completo escaneo de las tarjetas de firmas generadas por la apertura de cuentas de ahorro en la agencia. Así mismo, de su actualización.
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Permanentemente |
- Controlar, asegurar, conciliar y cuadrar la gestión de efectivo en la Agencia, a nivel de bóveda, caja principal y ventanillas, verificando que el saldo diario cuadre perfectamente con el registrado en el sistema, o realizar el ajuste cuando sea pertinente.
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Diariamente |
- Realizar los arqueos periódicos en el mes solicitados para caja general de acuerdo a lo establecido al instructivo de Caja General
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Permanentemente |
- Tramitar el envío de los formatos establecidos por el área de Riesgos en las transacciones diarias derivadas de la actividad comercial de la Cooperativa.
| Diario |
- Registrar la visación de los retiros en caja de la constitución de CDAT’S, ahorros programados, cheques, según los reglamentos de la Cooperativa
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Diario |
- Las demás funciones que le sean asignadas por los jefes inmediatos y que correspondan a la naturaleza y objeto del cargo.
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Permanentemente |
RESPONSABILIDADES DE NIVEL OPERATIVO |
- Materiales, Herramientas y Equipos: Se responsabiliza con todos los medios, equipos de trabajo y materiales (papelería pre impresa, publicidad, implementos y útiles de oficina) que le sean asignados, velando por el buen uso y buen estado del mismo. Chequeando su estado e informando sobre alguna falla que se evidencia para su arreglo, así como el solicitar nueva papelería cuando esta se agote.
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- Custodia de Valores y Documentos: Se responsabiliza del cuidado y el uso adecuado de dinero, registros contables, archivos contables, documentos y correspondencia que le sean asignados o según el tipo de cargo o ejecución de funciones que aplique
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- Información Confidencial: Cumplir la cláusula de confidencialidad sobre la información de terceros y la información que se maneja en los procesos de la Cooperativa. La cual no podrá ser extraída, exportada, enviada o compartida por cualquier medio debido a que violaría lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Manual de Protección de datos de la Cooperativa
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- Calidad de Servicio: Velar porque los asociados y demás partes interesadas queden satisfechos con sus servicios, así como contribuir al mejoramiento continuo de todos los procesos de la Cooperativa.
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- Relaciones con los Colaboradores: Mantener relaciones cordiales basada en el servicio, respeto, confianza y solidaridad.
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- Cumplimiento de Reglamentos: Cumplir a cabalidad el Código de Buen Gobierno y Ética Organizacional vigente en la Cooperativa en el desarrollo de sus funciones y actividades, así como con el Reglamento Interno de Trabajo y los demás reglamentos establecidos para el ejercicio de su labor.
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- Política de Seguridad de la Información: Velar por el cumplimiento y cumplir con las disposiciones definidas en la política de seguridad de la información y sus políticas específicas
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- Sistema Gestión de Calidad: Conocer y Ejecutar los procesos y procedimientos que apliquen al funcionamiento y mejora de sus actividades y responsabilidades de acuerdo a los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad.
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- Comunicación: Mantener una adecuada comunicación con todas las áreas de la Cooperativa, con el propósito
de asegurar la estandarización de los procesos y la información. |
- Autocontrol y Autorregulación: controlar su propio trabajo, detectar desviaciones y realizar correctivos en la ejecución de las funciones diarias, actuando conforme a lo establecido en los procesos y demás normas internas.
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- Autogestión: Participar en la identificación, planeación, ejecución y evaluación de los procedimientos para volverlos más eficientes, efectivos y eficaces frente a unos objetivos determinados.
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- Riesgos: Identificar, documentar y controlar los riesgos propios de su función informando primeramente al líder inmediato, para reportarlos a la Gerencia de Riesgos con el fin de iniciar su tratamiento respectivo. Así mismo dar cumplimiento a las responsabilidades establecidas en los Manuales de los Sistemas de Riesgo de COFINCAFE: Saro, Sarlaft, SarC, SarL, SarM, SarS
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