DESAFÍOS DE LA VIRTUALIDAD EN UN ESTUDIO CONTABLE

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DESAFÍOS DE LA VIRTUALIDAD EN UN ESTUDIO CONTABLE

Fundamentación y Problema

El proyecto se fundamenta en analizar a una empresa de Estudio contable, llamado “ADANA S.R.L.” fundada en 1990. Comenzó con sólo el dueño/fundador y un socio, y a lo largo de estos años ha crecido buscando profesionalizar la gestión.

El crecimiento acelerado de la organización se ha ido complejizando y diferenciando sus sectores. La empresa alcanzó un crecimiento sostenido, sin embargo, el escenario del 2020/2021 el Estudio Contable tras el nuevo contexto de la pandemia del COVID-19, se ha visto en la obligación de replantear toda la estructura de la empresa.

La empresa se enmarca en el rubro de asesoría y servicios contables, dentro de los cuales podemos destacar los siguientes:

• Liquidación de sueldos y jornales

• Liquidación de impuestos nacionales, provinciales y municipales

• Confección de Estados Contables

• Trámites ante organismos gubernamentales

• Asesoramiento en materia laboral

• Elaboración de análisis de rentabilidad y presupuestos económicos y financieros

La organización cuenta con una plantilla de 15 personas en total, compuesta de la siguiente manera:

• El contador principal: es el jefe y dueño de la organización, encargado de la gerencia.
• La sección de secretaría: compuesto por 1 persona, quien se encarga de recibir los llamados diarios para luego derivarlas al sector correspondiente.
• El área de recursos humanos: está compuesta por 1 persona, es quien se encarga de la selección y admisión de los nuevos empleados, liquidación de sueldos de los empleados de la empresa, y de tareas administrativas.

El trabajo operativo se divide en 3 áreas de trabajo:

• Área Laboral: compuesto por 3 personas, son los encargados de confeccionar los sueldos, liquidar las cargas sociales y las rúbricas de los libros contables de las empresas de nuestros clientes.

• Área tributaria: compuesto por 4 personas, quienes se encargan de confeccionar y liquidar los impuestos de los clientes.

• Área de asesoría contable y de auditoría: Confección de los estados contables de las empresas, y análisis de rentabilidades y confección de presupuestos, compuesto por 4 personas.

• Cadete: compuesto por 1 persona, quien se ocupa de las diligencias.

Organigrama de la empresa

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Dado el contexto de pandemia mundial el mundo se vio obligado a adaptarse a esta nueva realidad y las organizaciones no quedaron ajenas a esta situación, éstas tuvieron que reformular su forma de trabajar, lo que llevó a que el personal trabaje de forma remota con soluciones innovadoras para las necesidades de sus clientes frente a la pandemia utilizando nuevas aplicaciones.

Ante este contexto esta organización no fue la excepción, del trabajo presencial abruptamente pasaron al trabajo remoto, con un enorme desafío para adaptarse a un entorno digital de manera repentina, teletrabajo, reuniones online.

Sabiendo que estos cambios han llegado para quedarse definitivamente, por lo tanto, la transformación digital de la empresa será exitosa si hay al mismo tiempo un cambio en su cultura, un cambio de paradigmas una transformación de acciones concretas que deben realizarse.

Dentro de los beneficios que conlleva la transformación digital en la empresa, se pueden mencionar los siguientes:

• Optimización de los procesos

• Información rápida.

• Mayor comunicación e interacción entre los departamentos

• Automatización de datos

Esta situación se ve reflejada en esta transformación que sufre la empresa y es donde radica el problema, ya que para que la empresa pueda funcionar en esta nueva faceta, los componentes de la organización tienen que estar preparados para este nuevo desafío, porque la verdadera transformación digital, no es sólo computadores o softwares modernos, sino también, se debe fomentar la participación de las personas, que son parte de la empresa, con el fin de impulsar una nueva cultura de innovación, que beneficie en  las actividades diarias para mejorar los procesos internos.

En la plantilla hay personal de diferentes rangos etarios, tales casos como estudiantes, aprendiendo los primeros pasos de la profesión, profesionales recién recibidos y profesionales con una larga trayectoria y con varios años de antigüedad en la empresa. Ante esta nueva realidad se presentaron dificultades de adaptación, trabajar remotamente obligó a utilizar con más regularidad las herramientas tecnológicas y virtuales, lo que generó una resistencia al cambio, por la implementación de las plataformas de trabajo.

En la empresa se utiliza un sistema de gestión obsoleto/anticuado, lo que para la gente de mayor antigüedad es de muy fácil utilización. El inconveniente con este sistema es que está desactualizado, es antiguo y no contempla novedades legales y fiscales, además no permite el trabajo de modo online con otros usuarios, lo que hace que el proceso de trabajo sea lento, no sea eficiente y poco funcional, lo que repercute directamente en la productividad.

Las personas son el factor más importante, algunos empleados ven cualquier cambio como una amenaza y se aferran a lo “tradicional” a lo que siempre se han hecho.

Y este salto tecnológico que obligó a realizar la pandemia, dejó en evidencia a los trabajadores con falta de actualización y esto es vital para el futuro de la empresa.

Por lo tanto, el problema fundamental es la falta de capacitación del personal sobre el uso de herramientas digitales y nuevas herramientas de gestión, hay una clara falta de innovación por parte de la gerencia de la empresa.

Además, la falta de adaptación del personal para adecuarse a estas nuevas prácticas, se presentan varios inconvenientes a la hora de poder trabajar online, no todos los empleados pueden conectarse a las reuniones semanales de la empresa, lo que hace que haya un desconocimiento de temas inherentes a las áreas, esto muestra una clara falta de capacidad y de manejo de habilidades del personal.

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