DESARROLLO DE PROYECTO DE CAMPO Cafeterías de altura en Chihuahua SA de CV

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Datos de la empresa

Nombre comercial: Flor de Café

Razón social: Cafeterías de altura en Chihuahua SA de CV

Logo

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Dirección: Calle Cortez de Monroy número 2500 – 2514 , Colonia San Felipe, CP. 31203, Chihuahua, Chihuahua. 

Giro: Restaurante – Cafetería. 

Descripción de principales productos o servicios:

Se comercializa principalmente cafes de especialidad y bebidas elaboradas artesanalamente. Asimismo, se lleva a cabo la preparación de sandwiches, ensaladas y se comercializan diversos tipos de bocadillos y repostería.

Persona de contacto: nombre, puesto y correo electrónico

Propietaria: Lizbeth Saenz, correo electrónico lizbethsaenz93@hotmail.com

Justificación de la selección de la empresa o institución.

Razones específicas por las que elegiste trabajar con ellos y no con alguna otra empresa. Evita justificaciones genéricas como, por ejemplo, “se verá beneficiada con el proyecto”, “es importante para su desarrollo”, etcétera. Comenta los motivos reales por los que se decidió trabajar con esa empresa.

La empresa inició operaciones en 2008 con su primer sucursal en la ciudad de Chihuahua, Chihuahua y desde sus comienzos, el café servido en Flor de Café ha tenido relevancia en la vida de muchas personas, convirtiendose a la fecha en el café favorito de los chihuahuenses, siendo considerado dentro de la región como la competencia directa a una marca reconocida mundialmente, Starbucks Coffee.

La historia de esta cafetería establecida en la ciudad de Chihuahua, Chihuahua, comenzó con la visión de la creadora de la ahora reconocida marca Flor de Café, Lizbeth Saenz. El grano que se utiliza para la preparación del café en sus diversas presentaciones proviene de la finca que trabajpó por 60 años su padre.  

Para el año 2014, se inauguró exitosamente una tercera sucursal bajo un nuevo concepto que incluyera drive thru y un espacio de 2 pisos para los clientes. Ademas, es importante mencionar que en este año se invirtió en el rediseño de su logotipo y mejora de imagen, por lo que se ha servido del estrecho apoyo de su equipo de mercadotecnia con la implementacion de una estrategia firme en sus lineamientos, mensajes e imagen de su café, lo que le ha brindado mayor posicionamiento en la región.

Actualmente, existen 9 sucursales en operación en la ciudad de Chihuahua, Chih. y se proyecta aperturar 2 sucursales nuevas en la misma ciudad en los proximos 2 años, ya que por pandemia se ha pospuesto la apertura de estas sucursales, sin embargo el proyecto para su apertura y el monto de la inversión están listos para ejecutarse.

El triunfo y expansión de la empresa se deben a la calidad de su producto, en Flor de Café no escatiman en ello, empezando por los granos; así como la perseverancia de Lizbeth, su determinación y dedicación por proporcionar el mejor servicio la ha llevado lejos.

Con base a lo anterior, mediante el presente analisis, se evaluará la viabilidad de expandir el mercado de Flor de Café a nuevas ciudades y/o estados de pais, ya que se trata de una empresa muy bien posicionada en la región, considerada como café de altura y que su marca es atractiva al público en general.

Definición inicial.

De acuerdo con Gido y Clement (2012) la “administración de proyectos es la planeación, organización, coordinación, dirección y control de los recursos para lograr el objetivo del proyecto”. Puede decirse que es una ciencia y un arte al mismo tiempo, pues utiliza procesos sistemáticos para su operación.

Con base en el proyecto que puedes realizar, investiga lo siguiente:

Información histórica.

Lizbeth Saenz es fundadora y propietaria del Café Flor de Café, empresa orgullosamente chihuahuense. Desde el 2008 se ha propuesto ofrecer café de alta calidad en el norte del país. Su familia, oriunda de Córdoba, Veracruz, se ha dedicado al cultivo de café desde hace más de 50 años. Actualmente cuenta con 9 sucursales establecidas en la ciudad de Chihuahua, Chihuahua y se proyectan aperturar 2 en este año.

Áreas y personal con las que tendrás que interactuar.

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Beneficios que tendrá la empresa al realizar este proyecto.

• Incremento en sus ingresos por mayores ventas.

• Posicionamiento a nivel nacional o incremento en su posicionamiento a nivel regional.

• Reconocimiento de marca a nivel nacional.

• Mayor acceso a financiamiento por incremento en sus ingresos.

Peumans (1967) señala que “la inversión es todo aquel desembolso de recursos financieros que se realizan con el objetivo de adquirir bienes durables o instrumentos de producción (equipo y maquinaria), que la empresa utilizará durante varios años para cumplir su objetivo”, por tal motivo con una inversión bien enfocada y justificada se obtendrá una cadena de valor sostenible y bien definida para la empresa.

Antecedentes del proyecto.

La Guía del PMBOK® (2017) desglosa la administración de proyectos en los siguientes conceptos generales

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Elabora un listado de al menos 10 actividades a realizar en el proyecto seleccionado:

1.- Analizar la magnitud del proyecto, definiendo los requisitos para su elaboración y su viabilidad.

2.- Definir un plan de trabajo con la propietaria del negocio involucrando a las demas partes que participarán en el proyecto y elaborar el acta de constitución del proyecto. 

3.- Investigar sobre la asesoria que se necesitará para la correcta implementación del proyecto y realizar las contrataciones de las áreas y consultores que colaborarán con su desarrollo.

4.- Desarrollar y definir el presupuesto de inversión necesario para llevar a cabo el proyecto.

5.- Investigación de mercado: realizar visitas de campo a ciudad Delicias, Chihuahua; Monterrey, Nuevo León y Guadalajara, Jalisco para seleccionar cual será el mercado ideal para expansión de la cafetería a otras ciudades en el Estado de Chihuahua y/o fuera del Estado.

6.- Determinar los nuevos ingresos que se generarán a consecuencia de la incursión en un nuevo mercado mediante la elaboración de proyecciones financieras. 

7.- Solicitar cotización de materiales de construcción, decoración y establecimiento para la compra de materiales, remodelación y adecuaciones en la apertura de nueva sucursal.

8.- Desarrollar un plan de mercadotecnia pre y post apertura de nueva sucursal para implementarlo. 

9.- Proceso de reclutamiento, contratación y capacitación de capital humano que laborará en esta nueva sucursal por aperturar.

10.- Finalizar el presente proyecto con la inauguración de nueva sucursal.

Cronograma del proyecto:
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Desglose de trabajo (EDT)

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Diagrama Gantt:

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Plan de Gestión de Costos:

De acuerdo con lo indicado por el PMBOK® (2017) en su capítulo 7 (p. 2316), la “gestión de los costos incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado”.

• Unidades de medida: Los proveedores para la implementación del presente proyecto serán de origen 100% mexicano, por lo que la moneda a utilizad en el caso de costos será PESOS.

• Niveles de precisión y exactitud: El plan de presupuesto, asi como la elaboración de proyecciones financieras se realizará considerando las cifras con hasta 2 decimales. Los costos previstos serán realistas y no serán sobrevaluados por un exceso de contingencias. 

• Enlaces con los procedimientos de la organización: El proyecto tendrá fundamento en las policitas del producto y fases anteriores de conocimiento relacionado a la apertura de las sucursales ya operativas en la ciudad de Chihuahua, Chih. Posteriormente, se medirá la recuperación de la inversión al comparar las proyecciones financieras realizadas con los Estados Financieros parciales correspondientes a cada ejercicio.

• Umbrales de control: Se deberán describir los procesos necesarios para asegurar en todo momento que los entregables que son parte del alcance del proyecto sean el objetivo del proyecto. Para mantener la perspectiva del alcance establecido y evitar retrasos o sobre costos.

• Reglas para la medición de desempeño: Para el correcto desempeño de cada uno de los participantes en el proyecto, deberán llenar un reporte de avances, notas y observaciones correspondientes a sus respectivas actividades, estableciendo su porcentaje de avance de cada actividad y los costos generados de acuerdo al presupuesto asignado por actividad.

• Descripción de estrategias para financiamiento: Como se mencionaba anteriormente, la empresa inició operaciones en 2008 y desde el inicio de sus operaciones ha mantenido una buena administración de recursos. Ha adquirido con anterioridad prestamos bancarios para el mismo concepto de inversión (apertura de una nueva sucursal) demostrando buena capacidad de pago, atendiendo puntualmente a sus compromisos financieros. Por tal motivo, contando con buena solvencia economica, la empresa solicitó un prestamo a la Institución Financiera con la que maneja la mayoría de su tesorería y actualmente tiene pre autorizado un prestamo aforando el 80% del proyecto, es decir, la empresa únicamente tendría que aportar el 20% del costo total del proyecto. 

• Procedimientos para fluctuaciones y tipo de cambio: Derivado de que la totalidad de los egresos e ingresos del presente proyecto se medirán en pesos mexicanos, no será necesario realizar cálculos relacionados al tipo de cambio para la realización del proyecto. 

• Registro de los costos del proyecto: Se llevará a cabo el registro de cada uno de los costos del proyecto en el Reporte de Presupuesto correspondiente a cada pago realizado a nombre de Cafeterías de altura en Chihuahua SA de CV y este mismo registro estará en la plataforma donde se lleva a cabo el registro y seguimiento del proyecto.

Plan de Gestión de Calidad:

• Sistema de gestión de calidad: El sistema de calidad deberá ser revisado por Lizbeth Saenz (propietaria), cada actividad tendrá autorización para llevarse a cabo uniamente al contar con su Visto Bueno y aceptación de calidad al obtener el resultado.

• Límites del proceso: Se llevarán a cabo talleres de facilitación para comprender los límites y objetivos principales del proyecto.

• Métricas: El acta de constitución del proyecto se elabora con la información que se cuenta al inicio del proyecto, por tal razón es muy importante documentar todos los supuestos en un documento llamado Registro de supuestos.

Deberá existir buena comunicación entre las partes para permitir que todos los miembros del equipo entiendan el alcance oficial del proyecto y recuerden la mejor manera de lograrlo con las restricciones de tiempo y presupuesto establecidas.

Como parte de la gestión del alcance, el Director del proyecto deberá obtener aprobación de los diferentes involucrados a medida que el proyecto avanza, asegurando que la versión final de los entregables cumpla con los requisitos.

• Plan de mejoras: Normalmente, recae en el director del proyecto, la responsabilidad de garantizar la captura de todos los requisitos. Debe ser muy ágil, y utilizar las herramientas más adecuadas para recopilar los requisitos durante la vida del proyecto.

Por su parte, el cliente, o un analista, deberían ser los responsables de establecer los requisitos del producto.

• Acciones para controlar la calidad: El proyecto tendrá fundamento en las policitas del producto y fases anteriores de conocimiento relacionado a la apertura de las sucursales ya operativas en la ciudad de Chihuahua, Chih. Tendrá sustento en acta de constitución de proyecto en la que se estableció inicialmente los requisitos del proyecto y se medirá a traves de los entregables elaborados por los diferentes expertos en las áreas de mercadotecnia, arquitectura, capital humano y desarrollo de proyectos. Asimismo, se llevarán a cabo talleres de facilitación para comprender los límites y objetivos principales del proyecto.

Plan de Gestión de Recursos Humanos:

Identificar a los interesados La Guía del PMBOK® (2017) lo define como “Es el proceso de identificar periódicamente a los interesados del proyecto así como de analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses , participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto”. En este proceso se debe llevar a cabo el análisis de los interesados, el cual los identifica y analiza su impacto o influencia en el proyecto.

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Plan de Gestión de las Comunicaciones:

BIBLIOGRAFIA:

Gido, J., y Clement, J. P. (2012). Administración exitosa de proyectos (5ª ed.). México: Cengage Learning.

Project Management Institute, Inc. (2017). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (6ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.

Sapag, N. (2008). Preparación y evaluación de proyectos (4ª edición). Bogotá: McGraw-Hill.

Peumans, H. (1967). Valoración de proyectos de inversión. Bilbao. Ediciones Deusto.

(2012) Elaboración de la EDT. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=BbyK-K1Z9TM 

(2014) Indentificar a los Interesados CertCampus Curso PMP® Online. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=HV2ghr4y6ps 

(2014) Gestión del Alcance del proyecto Curso PMP® Online. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=zlYkvC58iyo

(2014) Definir el Alcance CertCampus Curso PMP® Online. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=_OuVzHNGjIA 

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