Definiciones de organizar y de estructura de la organización

UNIDAD 4

4.1 Definiciones de organizar y de estructura de la organización

Organizar es una etapa básica del proceso administrativo. Esta actividad depende de los planes de la empresa.

Consiste en:

• La subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables (es decir, divisiones y departamentos).
• La asignación o delegación de responsabilidades administrativas.
• La definición del lugar de las decisiones.

Organización: Conjunto de cargos a cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse todos sus miembros y valerse del medio que permite a la empresa alcanzar determinados objetivos.

Terry: es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

Sheldon: proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar con los elementos necesarios para ejecutarlos, de tal manera que las labores sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistematica, positiva y coordinada del esfuerzo disponible.

Munch Ganlindo: el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, a fin de simplificar las funciones del grupo.

Concepto personal: es la estructura, agrupación y ordenamiento de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de la organización en la realización de los fines que se persiguen.

Propósitos de la organización:

• Permite la consecución de los objetivos
• Elimina la duplicidad del trabajo
• Establece canales de comunicación
• Representa la estructura oficial de la empresa.

4.2 importancia de organizar.

Son los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales, que se pueden implantar en una empresa.

La determinación de la clase de organización más adecuada para la empresa, depende de factores como; el giro o magnitud, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, etc.

Tipos de organizaciones más usuales:

• Lineal o militar.
• Funcional o de Taylor
• Línea – funcional
• Staff
• Comités
• Mariscal

4.3 el proceso de organizar.

4.3.1 Elementos de la organización.

• División del trabajo:

• Jerarquización
• Departamentalización

• Coordinación
• Análisis
• Diseño
• Funciones de nivel

• Estructural (áreas, departamentos o secciones)
• Puestos.

Tipos de funciones:

• Por su naturaleza

• Funciones generales o administrativas.
• Funciones específicas o no administrativas

• Por su objeto:

• Funciones básicas
• Funciones complementarias
• Funciones de asesoría.

4.3.2 ¿Qué es un organigrama?

Es la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa. El organigrama permite obtener una idea uniforme acerca de una organización. En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales llamados departamentos.

Según Fayol, es el cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado

El organigrama muestra y requiere:

• Un elemento
• La estructura de la organización
• Los aspectos más importantes de la organización
• Las funciones
• Las relaciones entre las unidades estructurales
• Los puestos de mayor y menor importancia
• La comunicación y sus vías
• Las vías de supervisión
• Los niveles de autoridad de la organización
• Las unidades de categoría especial.

Clasificación de los organigramas

• Por la forma como muestran la estructura son:

• Analíticos: suministran la información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal directivo
• Generales: se limita a las unidades de mayor importancia. Son los más comunes
• Suplementarios: muestran una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Las unidades pueden ser una dirección, división, departamento, gerencia, etc. Son complemento de los analíticos.

• Por su objeto:

• Estructurales: muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
• Funcionales: muestran en el cuerpo de la gráfica, las unidades y sus relaciones, y las principales funciones de los departamentos.
• Especiales: se destaca alguna característica.

• Por su magnitud:

• Generales: presentan toda la organización; también conocidos como cartas maestras.
• Departamentales: representan un departamento o sección.

• Por su contenido:

• Esquemáticos: muestran solo los principales órganos, elaborados para el público, no contienen detalles.
• Analíticos: más detallados y técnicos.

• Por su formato:

• Vertical
• Horizontal
• Circular
• Mixto
• Escalar

4.4 Principios del diseño de la organización:

No hay 2 empresas idénticas, pero hay principios comunes a todas. Su aplicación varía para ajustarlos a las circunstancias individuales.

• Del objetivo perseguido
• De la función
• De la departamentalización
• Centralización de la autoridad y la responsabilidad
• Del equilibrio autoridad – responsabilidad
• De la especialización
• De la unidad de mando
• De la división del trabajo
• Del equilibrio dirección – control
• Tramo de control.

4.5 opciones para el diseño de la organización

• Departamentalización: se logra por la división orgánica, que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

• Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
• Es la especialización dentro de la empresa y se rige por el principio de la homogeneidad.
• Es sectorizar las actividades de la empresa según las funciones que esa especialización del trabajo permite definir.

• Departamento: es una rama dentro de la empresa con un supervisor que tiene autoridad en la realización de ciertas actividades específicas que realiza un grupo de personas.

• Director general – empresa
• Vicepresidente – división
• Director – área o departamento/Diferentes cargos
• Gerente – sucursal
• Jefe – unidad o sección

• La departamentalización se divide en:

• Vertical (proceso escalar) aumenta la calidad en la dirección y se crean más niveles jerárquicos.
• Horizontal: lo normal e ideal es que se den las dos al mismo tiempo, aumentando la calidad del trabajo y de la dirección. Si seguimos especializando se disparara el costo. Se deberá buscar el equilibrio lógico.

• Departamentalización básica:

• Números: se agrupa a las personas que ejecutaran la misma tarea bajo un mismo director, siendo importante el número de personas que trabajan.
• Tiempos: agrupa actividades con relación al tiempo. Se usan turnos.

• Ventajas:

• los servicios pueden ir mas allá de la jornada
• El proceso de producción puede ser ininterrumpido
• El equipo de capital caro puede usarse más tiempo
• Se adapta a los horarios de algunas personas.

• Inconvenientes:

• La falta de supervisión en el turno de noche.
• Factor fatiga, se altera el comportamiento
• Problemas de coordinación y comunicación entre turnos.
• Elevado coste que supone utilizar varios turnos.

• Opciones para el diseño de la organización::

• Por el tipo de actividad o función
• Por los bienes producidos
• Por ubicación de trabajo o de mercado
• Por quien compra los productos
• Por cómo se hacen los productos.

4.6 delegación, proceso de delegación poder y responsabilidad.

Delegación: es ceder autorizada y responsabilidad

Delegar o no delegar. Se habla de falta de preparación de las personas a quienes delegar, de falta de confianza en ellas.

...