Descripción de los procesos del Almacén de Repuestos

1. Objetivos:

• Establecer los lineamientos que garanticen las actividades necesarias para efectuar la recepción, ingreso y control de inventario de las mercancías que lleguen al almacén de repuestos de asegurando la correcta administración en términos de calidad, seguridad, stock mínimo y máximo y gestión ambiental, de igual forma para herramientas bajo la custodia del almacenista de repuestos, como soporte para el área de ingeniería y mantenimiento con el fin de garantizar el correcto funcionamiento y conservación de instalaciones y equipos de

1. Alcance:

• Este documento abarca todos los pasos necesarios y la actividad de las personas encargadas de las diferentes áreas de para que las solicitudes (repuestos, insumos, y servicios) del almacén de mantenimiento sean convertidas en órdenes de compra.
• Aplica para el personal directamente involucrado en la recepción almacenamiento y entrega de repuestos y/o  insumos inventariados.  

1. Responsabilidades:

Jefe de Ingeniería y Mantenimiento

• Suministrar los recursos necesarios para que se pueda cumplir el procedimiento.

Monitor  de mantenimiento.

• Asegurar que se cumpla de manera efectiva lo estipulado en este procedimiento.

Planear coordinar y realizar seguimiento a los repuestos solicitados para el mantenimiento  de equipos de producción.

Planeador de mantenimiento.

• Generar órdenes de mantenimiento, para realizar salidas de repuestos con código de inventario.
• Supervisar la creación de solped ligadas a órdenes de mantenimiento.  

Área de compras

• Seleccionar proveedores, negociación de precios y  tiempos de entrega para la compra de bienes y servicios

Almacenista de repuestos.

• Realizar la custodia,  de cada uno de los ítem del almacén de repuestos y su herramienta
• Realizar solicitudes para garantizar existencias en los puntos mínimos en el inventario de repuestos creados en , teniendo en cuenta el punto de re-orden establecido en este.
• Hacer seguimiento en y físico por formato SOLICITUD DE COTIZACIONES hasta su entrega a satisfacción al usuario final  a las solicitudes generadas por de compra de repuestos, importaciones.
• Ejecutar salidas y entradas de repuestos al almacén, realizar recepción de servicios de mantenimiento cuando se hayan recibido a conformidad por parte del solicitante (MONITOR DE MANTENIMIENTO).
• Garantizar una correcta codificación, clasificación  y rotulación de los repuestos.
• Promover, direccionar  y proponer  planes de acción encaminados a mejorar la eficiencia del almacén de repuestos  
• Elaborar los  indicadores del almacén de repuestos y enviarlo mensualmente.  
• Llevar un control documentado por formato de las solicitudes realizadas por los mecánicos de mantenimiento, los monitores de mantenimiento y el jefe de ingeniería al almacén de repuestos.
• Mantener en buen estado y limpieza  y garantizar la custodia y disposición de las herramientas inventariadas en el almacén de repuestos.
• Hacer un inventario anual de la herramienta asignada a cada uno de los mecánicos de mantenimiento y la herramienta bajo custodia del almacenista de repuestos  y enviar un reporte en los dos primeros meses de cada año al jefe de ingeniería.
• Generar planes de acción y  cumplir en las fechas acordadas  los hallazgos de las auditorías internas  o externas, inventarios cíclicos e inventarios anuales.

Mecánico

• Mantener en perfecto estado de conservación las herramientas y los elementos de dotación asignados.
• Solicitar los repuestos o servicios que se requieran para mantener en correcto funcionamiento y estado  los equipos e instalaciones de la compañía.
• Hacer el seguimiento a los repuestos y trabajos que se solicitan para dar cumplimiento a los mantenimientos preventivos y correctivos.
• Dar buen uso y cuidado del a herramienta suministrada como dotación  y la suministrada desde el almacén de repuestos, en caso de pérdida de alguna de ella debe informar de forma escrita  el mismo día en el cual  ha ocurrido la perdida al área de seguridad y al almacenista de repuestos.
• Dar las especificaciones, series, marcas, planos etc. claras del repuesto o servicio que se va a solicitar al almacenista de repuestos.

Jefes de área y supervisores.

• Suministrar  todos los datos necesarios de producto, proceso, o equipo para la compra  de un repuesto o adquisición de un bien o servicio y diligenciar la URS y análisis de riesgo cuando la compra o servicio la amerite.
• El almacenista de repuestos no entrega ningún repuesto  si no hay una notificación previa para esta solicitud.

Área de auditoría interna.

• Hacer un inventario cíclico cada tres meses y emitir el reporte final con los hallazgos y planes de acción a seguir.

1. Normas:

4.1. Codificación y rotulación de repuestos en el almacén de mantenimiento.

Los repuestos ubicados en el almacén de mantenimiento se agrupan y rotulan según la siguiente clasificación, de acuerdo a lo descrito en el PSO–ING-001:

• (A) Crítico: rótulo de color rojo.
• (B) Específico: rótulo de color azul.  
• (C) Genérico: rótulo de color amarillo.

Crítico: todos los repuestos críticos de consecución importada se deben de mantener  en stock en el almacén de repuestos.

Específicos: Repuesto dedicado para un solo equipo, es necesario mantener en stock en el almacén de repuestos

Genérico: Repuesto que puede ser útil en diferentes equipos y  no es necesario mantener en stock en el almacén de repuestos

El código de los repuestos es asignado por SAP según un consecutivo en el momento de su creación, este código debe estar en el rótulo del repuesto junto con la descripción, referencia y ubicación.

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