Determinacion De Las Necesidades De Un Sistema

DETERMINACION DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

Aquí es necesario emplear una perpesctiva total que afirme el predominio de lo relacional sobre lo aislado, de manera tal que incluya la totalidad de los elementos que puedan ejercer influencia en la determinación de necesidades de un sistema.

Se puede ejercer influencia en el análisis y diagnostico de la estructura procedimental, así como en el funcionamiento de una empresa, detallando sus interacciones e independencias.

Ahora bien la determinación de las necesidades de un sistema implica el análisis de una organización como una expresión formal en la que plasman la división funcional, los niveles jerárquicos, que define a través de procedimientos o líneas de acción la interrelación y la coordinación de actividades a efecto de lograr el cumplimiento de objetivos organizacionales.

Por lo tanto la determinación de necesidades de un sistema considera los aspectos sig.:

PARA MEJORAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento nos dice como hacer el trabajo que proceso usar y además de otras informaciones generales respecto al trabajo, los sistemas administrativos nos informan de gastos de tiempo, dinero y energía los estudios de mejoramiento de los procedimientos consisten en:

 Adaptar los procedimientos a nuevas tecnologías

 Simplificar el trabajo eliminando tareas que no contribuyan a la productividad

 Economizar en el uso de personas, procedimientos, formas, reportes, equipo, espacio y actividades

CAMBIO O MODIFICACION

La modificación en un sistema administrativo puede significar cambio de personal, procedimientos, operaciones, actividades etc...

Como ejemplo de cambios o modificaciones tenemos:

 Redistribución de unidades administrativas

 Redistribución de funciones

 Redistribución del espacio de trabajo

 Modificaciones en las formas, registros e informes

CONVERSION

Conversión en sistemas significa un cambio ordenado de métodos antiguos a métodos nuevos. El propósito de una conversión depende de los pasos tomados previamente durante la planificación y control de sistemas.

Entre los factores que se deben considerar para la conversión están:

1.- efectos sobre las disponibilidades actuales y las planeadas

A) se necesita más espacio para nuevos equipos?

B) Hacen falta más unidades administrativas?

2.-efectos sobre el personal

A) se necesitan empleados adicionales para cumplir las operaciones o manejar los nuevos equipos?

B) existe la necesidad de capacitar a los empleados actuales?

3.- efectos sobre costos

A) que gastos adicionales abra para: alquilar equipo nuevo, para capacitar al personal y para operar nuevos equipos?

B) cuales son los costos comprobables entre el sistema antiguo y el nuevo

4.-efectos sobre resultados

A) como se pueden compara los resultados del nuevo sistema con los del antiguo sistema?

UN SISTEMA TOTALMENTE NUEVO

Las tareas principales al diseñar un sistema nuevo son:

 Desarrollar las operaciones de cada tarea

 Ilustrar las relaciones entre personas, procedimientos y equipos en toda la documentación pertinente

 Diseñar la configuración del nuevo equipo

El concepto de flujo

El diseño de sistemas comprende la identificación de material, energía y flujo de información. Los anteriores elementos son parte de cada sistema y subsistema. El examen atento de ellos y el uso de los conceptos de flujo podrán facilitar el pensar en términos de sistemas

MATERIAL

Los aspectos de material en todo sistema abarcan tanto las instalaciones, como la materia prima, si la hay, que fluye a través del proceso. Todo sistema debe ser diseñado para asegurar la adquisición de los materiales, los componentes necesarios para el procedimiento de productos. El diseño de sistemas incluirá la identificación de los medios de transporte requeridos para mover el material al lugar de proceso.

En el caso de operaciones en los negocios como las de las empresas comerciales o de servicio, tal vez no exista flujo de materiales: más bien el material en estos tipos de sistema lo constituye la instalación y el equipo usado. Sin que sea importante la existencia o no de cualquier flujo de material; todas las operaciones de negocios ya sea procesamiento de un producto o servicio, contienen elementos de energía e información.

ENERGIA

En todo sistema operativo existe alguna fuente de energía, el proceso productivo puede requerir gas natural, petróleo, carbón,etc.. Un negocio requiere energía eléctrica para operar los recursos materiales como la maquinaria equipo de oficina etc..

Otra fuente de energía quizá la más importante está integrada por los recursos humanos. Se requiere en una empresa tanto la energía física como mental para operar un sistema de negocios. El personal representa una fuente renovable de energía a corto plazo

FLUJO DE INFORMACION

Este elemento es básico en cualquier sistema , la información facilita la interrelación entre subsistemas y proporciona el eslabón necesario para desarrollar sistemas de sistemas.

El flujo de información puede ser desarrollado para que transite a través

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