Documentos Por Pagar

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Control Interno de Documentos por Cobrar

Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.

Estos documentos deben ser registrados detalladamente.

Conciliar, cuando menos una vez< al mes, el auxiliar con la cuenta control.

Registrar el descuento de documentos.

Revisar periódicamente los pagos vencidos.

El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:

• Control de los pedidos de los clientes

• La aprobación del crédito

• La entrega de mercancía

• La función del despacho

• La función de facturación

• La verificación de la factura

• El manejo de cuentas control

• El manejo de los libros mayores de los clientes

• La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas

• la autorización de castigos en cuentas incobrables

Documentos por cobrar. Son los títulos de crédito a favor de entidad, tales como letras de cambio y pagarés; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad recibe letras de cambio o pagares a su favor, disminuye cada vez que la empresa cobra, endosa o cancela uno de estos documentos; es cuenta del activo porque representa el valor nominal de las letras de cambio y pagarés que la empresa tiene el derecho de cobrar.

Documentos por Cobrar

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La mayoría de las empresas solicitan a sus clientes que firmen documentos cuando se les amplía el plazo de pago de sus cuentas vencidas. En tales casos las empresas prefieren el uso de documentos por cobrar en vez de una cuenta abierta, debido a las siguientes ventajas que se listan a continuación:

 El documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento si se descuenta en un banco o una entidad financiera.

 En caso de impago permite efectuar una demanda judicial que hace posible cobrar la deuda.

 La tenencia de un documento permite tener un reconocimiento por escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe de la misma.

 Los documentos ganan intereses que incrementan los ingresos ya que estos últimos constituyen un cargo por el uso del dinero. En los negocios, la mayor parte de las transacciones referentes a documentos están comprendidas dentro de un período menor de un año, y este período se expresa generalmente en días. El plazo del documento hace necesario contar con precisión el número real de días que transcurren desde el día siguiente a la expedición del documento, hasta el día de su vencimiento.

El pagaré y la letra de cambio constituyen los documentos de cobro más usados hoy en día en las empresas a nivel internacional. El primero constituye una promesa incondicional

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