Documentos comerciales

Documentación Comercial                              Prof. Mercedes Cabrera                                                         INET – CFE

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TAREA No3:

COMPROBANTES

Las operaciones comerciales son recogidas por los comprobantes o documentos que constituyen el soporte de la información y la fuente de toda registración contable. La documentación contiene información tanto de hechos económicos como de actos administrativos. Los primeros son tomados por la contabilidad y registrados en los libros de comercio. La documentación comercial debe cumplir con requisitos formales, en su confección, deben respetarse determinadas normas dispuestas por la ley o las prácticas comerciales. Deberán ser extendidos en fórmulas impresas, especialmente preparadas y ser firmados por los funcionarios competentes.

Son elementos imprescindibles para cualquier empresa, son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se generan una cantidad inmensa de documentos. Para su correcto almacenamiento entra en juego la gestión documental.

Cada hecho económico da origen a la emisión de un comprobante, en el que se deja constancia de que se ha realizado una operación de carácter económico, con incidencia en el patrimonio, de acuerdo con las costumbres comerciales y a las disposiciones legales vigentes.

Según su autonomía, respecto a las operaciones que les da origen, se clasifican en: Documentos Probatorios y Títulos de Valores.

Los documentos probatorios constituyen un testimonio o prueba del hecho económico ocurrido indicando quiénes son las partes, qué clase de operación es, cuáles son sus condiciones, cuál es su precio, etc.  Se clasifican en:

Básicos, son aquellos que documentan operaciones comerciales al contado o crédito y traslados de mercaderías. Dentro de estos encontramos los Comprobantes Fiscales, son documentos probatorios básicos que requieren una autorización de la DGI para ser autorizada su impresión y además previamente el contribuyente debe estar registrado en el Registro Único Tributario (RUT).

Complementarios, surgen de la práctica comercial y son muy importantes tanto del punto de vista interno como externo

Dentro de documentos básicos encontramos,

Para operaciones al contado: Boleta de Contado, es el documento que la empresa entrega al cliente cuando vende un producto o servicio al contado, Debe contener la palabra “Contado” o “Boleta” o ambas

Para operaciones a crédito: Factura, Debe o Crédito, es el documento que la empresa entrega al cliente cuando vende un producto o servicio a crédito.

 Para traslados de mercaderías: Remito, se emite por el traslado de bienes entre locales de la empresa o a un tercero, sirve como respaldo cuando los traslados no van acompañado de Boleta de contado o Factura u otro documento que habilite su circulación.

Por otro lado, encontramos los documentos de ajuste que son documentos probatorios fiscales que dependen de la existencia de los comprobantes probatorios fiscales básicos y no existirían si ellos no existieran.

Fiscales de Ajuste:

Nota de crédito: Depende de la existencia de una Factura., disminuye el saldo total del cliente ya sea por devolución de productos, errores en la facturación por importes mayores, bonificaciones o descuentos posteriores a la facturación.

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