EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

TEMA 4:

1. EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

Una vez definidos los objetivos y planes estratégicos de la empresa, y recogidas las informaciones de las restantes direcciones de la organización sobre las personas y las competencias que van a necesitar, los responsables de la de recursos humanos tendrán sobre la mesa todos los datos que necesitan para definir los objetivos de recursos humanos; esto es, el número de personas que se van a necesitar en cada momento y lugar, con las competencias y el nivel de las mismas que deben tener. Es el momento de pasar a elaborar la planificación de los recursos humanos:

Es preciso que los responsables de elaborar la planificación de recursos humanos establezcan:

1. El plazo de tiempo del que disponen para llevar acabo la planificación.
2. El plan de trabajo que se va a seguir para elaborarla.
3. La información que se va a necesitar y las fuentes de obtención de las mismas.
4. Los responsables de las distintas acciones habrá que llevar a cabo.
5. La periodicidad, lugar y duración de las reuniones que deberá realizar el equipo de planificación.
6. Los medios y recursos, tanto humanos, como materiales y financieros, que se necesitarán.

Estudio de la situación actual

Una vez que se conoce la meta, el equipo de planificación deberá conocer, también, la situación actual, la situación de partida. Este conocimiento, tanto de los aspectos internos como de los externos proporcionará las informaciones necesarias para poder determinar los puntos fuertes y débiles, las oportunidades y peligros, que se pueden encontrar al gestionar los recursos humanos de la empresa.

Aplicando el método DAFO, en esta fase será preciso atender a cuatro tipos de informaciones:

• Debilidades, puntos débiles de la actual gestión de recursos humanos en cada una de sus áreas. Serán, por tanto, las informaciones referidas a los puntos débiles internos de la empresa.
• Amenazas, aspectos externos a la empresa que pueden suponer un obstáculo para conseguir los objetivos de recursos humanos.
• Fortalezas, puntos fuertes de la actual gestión de recursos humanos que pueden ayudar a conseguir alcanzar los objetivos deseados en los plazos fijados.
• Oportunidades, aspectos externos a la empresa que pueden favorecer el  lograr alcanzar los objetivos de recursos humanos.

Es claro que las empresas llevan a cabo una gestión de recursos humanos eficaz y eficiente; dispondrán de un sistema de información de recursos humanos que facilitará mantener actualizadas todas las informaciones, tanto internas como externas, lo que permitirá prever los cambios que se van a producir, dentro o fuera de la empresa, o reaccionar rápidamente a los que no se hayan podido prever y que puedan afectar a las acciones y decisiones que se deben tomar en el área.

1. Análisis interno.

Permitirá conocer los puntos fuertes y débiles de la organización, y, por ello, será necesario tener en cuenta las siguientes informaciones:

1. Manual de funciones de la empresa en el que se incluyen todas las informaciones referidas al contenido de los puestos actualmente existentes en la organización: objetivos, funciones, responsabilidades, etc.
2. Perfiles de exigencias de los diferentes puestos.
3. Cargas de trabajo, correspondientes a cada uno de los distintos puestos existentes en la empresa.
4. Composición de la plantilla actual de la empresa, atendiendo a dos aspectos:

• Plantilla cuantitativa, indica el número de personas actualmente existentes en cada unidad funcional y en cada puesto de trabajo.
• Plantilla cualitativa; es decir, las competencias de cada una de las personas que conforman la plantilla de la empresa.

1. Evaluación del personas:

• Evaluación del rendimiento.
• Evaluación del potencial.

1. Balance de la plantilla, incluye los resultados obtenidos al comparar las exigencias de los puestos y las cargas de trabajo con la plantilla cualitativa y cuantitativa, permitirá conocer los puntos fuertes y débiles.
2. Valoración de los puestos.
3. Planes de salarios existentes en la organización.
4. Balance de la estructura organizacional.
5. Clima labora.

1. Análisis externo.

Se tratará de conocer aquellos aspectos actuales, externos a la empresa, que puedan suponer alguna amenaza o alguna oportunidad cara a la consecución de los objetivos de recursos humanos.

Estos aspectos deben estar, también, incluidos en el sistema de información de recursos humanos, y , en general, se referirán a los siguientes temas:

1. Legislación laboral, tanto nacional como internacional.
2. Planes de estudios existentes en las distintas universidades y centros de formación profesional.
3. Salarios medios en el sector al que pertenece la empresa.
4. Aspectos demográficos de la población, en las zonas donde la empresa actúa.
5. Mercado de empleo en las zonas donde actúa la empresa.
6. Valores e intereses predominantes en la población laboral.

Una vez que el equipo de planificación dispone de toda la información sobre la situación interna y externa de la empresa, estará en disposición de dar el siguiente paso en el proceso de planificación.

Elaboración del plan estratégico de los recursos humanos.

El equipo de planificación dispone de información sobre los objetivos de recursos humanos que deberán alcanzar en los plazos fijados y sobre la situación actual interna y externa de la empresa y, obviamente, entre ambas situaciones existirá un desfase más o menos grande.

La primera tarea del equipo de planificación será analizar dicho desfase, que se referirá al análisis de en qué aspectos se produce y de los cambios que será preciso introducir en:

1. Los puestos de trabajo, ya que para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos estratégicos, habrá puestos que mantendrán su contenido, otros que lo modificarán y un tercer grupo que, en uno u otro momento, desaparecerán.
2. La plantilla cuantitativa de la empresa, como consecuencia de los cambios que se irán produciendo en las cargas de trabajo de los distintos puestos y unidades funcionales de la organización.
3. La plantilla cualitativa, a causa de las modificaciones que se irán produciendo en los perfiles de exigencias de los puestos, como consecuencia de la evolución de la empresa.
4. La estructura organizacional de la empresa, para que ésta pueda conseguir sus objetivos estratégicos en los plazos fijados y en qué momentos será preciso introducir dichos cambios.

Los resultados del análisis pueden indicar:

• Que parece factible superar el desfase y , por tanto, se podrá conseguir que la empresa disponga, en todo momento y lugar, de las personas que necesite con las competencias adecuadas, por lo que se seguirá adelante.
• Que no parecen existir posibilidades de llegar a alcanzar los objetivos previstos en los plazos fijados, por lo que será preciso volver atrás y replantear los objetivos anteriormente.

Por tanto, el análisis del desfase deberá ser extremadamente riguroso, ya que un error de apreciación puede tener consecuencias futuras muy importantes:

• Si se considera erróneamente, que se pueden llegar a conseguir los objetivos fijados, la empresa, en un futuro más o menos lejano, se encontrará en una situación de indefensión, puesto que, al no disponer de las competencias o de las personas necesarias, se verá incapacitada para conseguir alcanzar los objetivos estratégicos que se habían fijado, en los plazos previstos.
• Por el contrario, si la decisión que se toma erróneamente, es que el desfase entre la situación actual y futuro deseado es insalvable, la consecuencia será el tener que redefinir los objetivos de recursos humanos, lo que obligará, en muchos casos, a replantear los objetivos estratégicos de la empresa y, por tanto, de todas las áreas de la misma.

El análisis de desfase, para llevar acabo el análisis, es aconsejable un método creativo racional, por parte de los miembros del equipo de planificación:

1. En primer lugar, se debe seguir un procedimiento que favorezca la creatividad de todos y cada uno de los miembros del equipo de planificación. En esta fase no se deberá poner ningún límite: todas las situaciones que se propongan serán aceptadas.
2. A continuación, se introduce la racionalidad, estudiando todas las soluciones propuestas en la fase anterior, desde todos los puntos de vista posibles, eliminando aquellas que, a través de este estudio, no parezcan factibles, impliquen demasiados riesgos, etc. Y seleccionando aquellas otras que sí parezcan llevar a los objetivos deseados desde la situación actual.

De todas las formas posibles, se elegirá la que, en función de la situación actual de la empresa, de sus valores, de los objetivos fijados y de los medios disponibles, parezca la más adecuada. Esta solución será el plan estratégico de recursos humanos, y deberá incluir:

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