ENSAYO ALCANCE, TIEMPO Y COSTO

ENSAYO INDIVIDUAL 1. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?

ALCANCE, TIEMPO Y COSTO

Lince Julieth Rodríguez Zabala

Universidad Piloto de Colombia

Nota del autor

Este ensayo se realizó como actividad de comprobación de lectura de la unidad 1 y fue asesorada por el profesor Carlos Esteban Pachón Pachón

La correspondencia referida a este ensayo debe dirigirse a Lince Julieth Rodríguez.

 Dirección electrónica: lince-rodriguez@upc.edu.co 

ALCANCE, TIEMPO Y COSTO

Un proyecto está condicionado a unas restricciones^[1], las cuales deben ser abordadas y gestionadas de acuerdo a las características del mismo. Las restricciones contrapuestas son las de alcance, tiempo o cronograma, costo, recursos, calidad y riesgo.  La importancia de cada restricción es diferente para cada proyecto (PMBOK, 2017). Sin embargo, el alcance, el tiempo y costos, son las restricciones que se estima son de mayor relevancia en un proyecto. El alcance hace referencia a todo lo que se debe hacer (acciones, actividades, productos) para alcanzar el producto final del proyecto. El tiempo o cronograma esta comprendido por la duración estimada de los procesos, actividades y acciones necesarios para completar un proyecto. Los costos, representan la cantidad de recursos monetarios que se requerirán para completar cada una de las actividades de un Proyecto.

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa este desde su inicio hasta su cierre, generalmente son secuenciales y sus nombres y números se determinan en función de las necesidades de gestión y control de los involucrados, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación (FREDDY, 2018). El ciclo de vida este compuesto por cuatro fases: Inicio, organización y preparación, ejecución del trabajo, finalización. El ciclo de vida se gestiona a través de procesos, estos están determinados por entradas y salidas que establecen la relación entre un proceso y otro, los procesos a su vez están agrupados lógicamente en cinco categorías llamadas Grupos de procesos^[2], estos son independientes de las fases del ciclo de vida, los procesos se encuentran categorizados por áreas de conocimiento. La gestión de alcance, tiempo o cronograma y costos, hacen parte de las áreas de conocimiento y están compuestas por diferentes procesos dependiendo de la naturaleza del proyecto.

La lectura Gestión del Alcance del proyecto (KnowledgeWire, 2007), de PM KnowledgeWire, presenta varias definiciones dadas por diferentes autores sobre el alcance del proyecto, de las cuales se concluye que el alcance del proyecto enmarca todos los procesos, actividades, acciones, que deban realizarse para lograr el producto final del proyecto.

El objetivo de esta lectura es resaltar la importancia de la gestión del alcance del proyecto y los cinco procesos que lo componen. En primer lugar, esta la planificación del alcance, que se utiliza en la planificación del proyecto y cuyo entregable es el Plan de gestión de alcance del proyecto, el cual describe el que, como y donde, y muestra cómo se definirá, verificará y controlará el alcance.

El segundo proceso es la definición del alcance, una vez se tiene clara la necesidad y requisitos de las partes interesas, se realiza una delimitación y descripción detallada del proyecto y del producto, lo que esta y lo que no esta incluido, este proceso representa el mapa del proyecto, este entregable es un insumo importante para el desarrollo de otros procesos y la retroalimentación del plan de gestión del proyecto.

El tercer proceso es la estructura de desglose del trabajo (EDT o WBS), es la subdivisión en niveles jerárquicos de todos los entregables o productos finales del proyecto y las tareas o actividades que deben realizarse para lograrlos. Este entregable es una herramienta de comunicación entre los interesados.

El cuarto proceso es la verificación del alcance, en este proceso se formaliza la aceptación del proyecto y los entregables, que se hayan completado, este proceso minimiza los retrasos, es continuo y se puede dar de manera simultánea con otros alcances de gestión.

El quinto proceso es el control del alcance, es el sistema para gestionar el cambio o acciones correctivas de la línea base, necesarias para minimizar el riesgo del exceso de costos y los retrasos, también reduce el impacto de los cambios de alcance no autorizados (fluencia de alcance^[3]).  

En la lectura Los cinco secretos de la programación de proyectos (Colodzin, 2009), del autor, tiene como objetivo, mostrar la importancia de la oficina de dirección del proyecto (PMO) en la gestión del tiempo o programación del mismo y como el papel del director tiene tal importancia y responsabilidades en la programación del proyecto que su trabajo genera un impacto directo sobre el éxito o fracaso de un proyecto.  

La gestión del tiempo o cronograma, esta compuesta por seis procesos^[4] de acuerdo con la guía PMBOK, tiene como propósito proporcionar una ruta que incluye todos los procesos requeridos para finalizar a tiempo el proyecto, en la cual se puede identificar qué proceso se está llevando a cabo en un punto de tiempo.

El autor expone en la lectura, cinco secretos que, aplicados al desarrollo de la gestión de tiempo o cronogramas, puede contribuir significativamente al éxito del proyecto. El secreto uno, Crear cronogramas de proyectos basados en entregables, los directores, programadores o miembros de la PMO, deben identificar todos los entregables y documentar las entradas y salidas de los mismos, saber como se interrelacionan entre si y de qué manera están representados en el cronograma del proyecto. Con esta información se podrá realizar la estructura de desglose del proyecto EDT.  El secreto dos, determine el nivel de detalle apropiado para cada cronograma del proyecto, el autor indica que el planeador del proyecto debe asegurarse de que todas las tareas cumplan los requisitos establecidos, para ser incluidas dentro del cronograma del proyecto.

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