GESTION DEL ALCANCE, EL TIEMPO Y COSTOS

GESTION DEL ALCANCE, EL TIEMPO Y COSTOS

Hoy en día escuchamos en varios escenarios la palabra gestión la cual según la Real Academia de la Lengua Española ( RAE) define como “la acción y efecto de administrar”, pero esta administración tienen una lógica y un sentir que debe incluirse dentro de varios ámbitos profesionales, entre ellos la gerencia de proyectos, y dentro de este mundo tenemos que hacer un interpretación de la gestión del alcance , el tiempo y los costos. Al referirnos al alcance del proyecto debemos partir de su concepto, en el cual nos indica que el alcance no es más que un “conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se realizan para lograr un conjunto específico de productos, resultados o servicios” (PMI 2004) del cual si consideráramos su definición podemos adaptarlo a diferentes eventos en nuestra vida, no obstante y lo que nos diferencia y nos guía dentro del marco de la gerencia de proyectos es entender que este concepto debe garantizar que una vez definido no sufra alteraciones o modificaciones; en ocasiones por complacer a un cliente o al hacer cambios de último momento, (aunque puede parecer sutil la modificación), nuestro alcance ya ha sido transformado.  

Dentro de la reseña que hace James R. Snyder en PM KnowledgeWire (2017), nos transmite la importancia en que “el control del alcance minimiza el peligro del proyecto al proporcionar un proceso de cambio formal, mitigando así costosos excesos y retrasos”, lo cual podemos decir que es la clave, el inicio, la guía de nuestro proyecto; cuantos de nosotros en algún momento no hemos finalizado algún tema de nuestra vida por hacer esos cambios abruptos en el camino?, esto es hacer un cambio en el alcance y las repercusiones de su impacto no solo afecta el fin o el entregable, sino que tiende a dejar proyectos inconclusos, gastos financieros innecesarios e inclusive una mala imagen personal, y si trasladamos estos cambios a un escenario de nuestro ámbito profesional, las consecuencias serán mucho mayores. Podemos entonces refutar que como gerentes o directores de proyecto tenemos una gran responsabilidad, no solo en definir el alcance, hacer su respectiva EDT para simplificar o detallar los controles del mismo y adicional realizar un eficiente seguimiento, eso es parte de nuestra gestión, y nos aportará herramientas para poder profundizar el control del alcance, de ahí nace importancia de este tema en nuestra formación y crecimiento profesional.

Igualmente, de la mano junto con el alcance otro ítem importante dentro de nuestro proyecto es la gestión del tiempo, que incluye los cronogramas que debemos tener y controlar durante todas las fases del mismo, en referencia a esto  la publicación The Five Secrets of Project Scheduling de Michell Colodzin (2009) argumenta la importancia de tener claridad sobre los aspectos del manejo de cronograma, que aunque suele verse sencillo su trasfondo es más profundo: garantiza las gran responsabilidad para cumplimiento de todo el proyecto; como directores de proyecto debemos ganar experiencia en administrarlo correctamente, así como tener solidez sobre el mismo, cada entregable, cada fase, cada detalle dentro de este cuadro de fechas sea en una hoja, en un calendario o en algún programa especializado tiene un impacto en todo el desarrollo del proyecto, el cual incluye su principio, su fin y sus hitos considerándose estos como los momentos más importantes dentro del cronograma establecido; el cumplimiento de estas tareas ayudan a facilitar cada actividad relacionada.

A lo largo de nuestra vida hemos cumplido o no tiempos en todos los proyectos personales, profesionales, familiares, etc., y en cada uno de ellos hemos requerido tener un control sobre el tiempo para que la ejecución corresponda a nuestra planeación inicial. Como dijo Einstein “el tiempo es relativo” y por consiguiente debemos tomarlo con la seriedad y el control necesario a nuestro favor, todas las lecciones aprendidas, las modificaciones en horarios nos deben ayudar a mantenernos atentos en cuanto a los objetivos de nuestro cronograma; puede ocurrir que algunas situaciones particulares hace que no sean estáticos, por eso nuestra capacidad para asegurar la trazabilidad y actuar en el momento que identifiquemos algún retraso o desvió del mismo, el cual afectará al entregable, nuestra meta es no abandonarlo y llevarlo a término de total satisfacción, en caso de desvíos debemos actuar con prontitud asignando recursos para evitar retrasos. La clave para el éxito de un gran cronograma es analizarlo y consolidarlo según las expectativas, pero debemos ser críticos y realistas al planearlo y ejecutarlo, no olvidar a que con mejores cronogramas implementados, mayores serán los logros del proyecto.

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