EVENTOS ESPECIALES

¿QUÉ SON LOS EVENTOS ESPECIALES? ¿QUIENES SE ENCARGAN DE LA ORGANIZACIÓN Y CON QUE FINALIDAD?

Un hotel es un establecimiento público en el que se hospeda a los huéspedes que pagan por su alojamiento, comida y otros servicios.

Un evento es un hecho o suceso que ocurre, especialmente si es de cierta importancia.

Los eventos son muy variados en este mundo, los hay de todos tipos, desde el deportivo, el religioso, hasta el social, el estudiantil o universitario, familiar, etc.

Estos se

pueden realizar ya sea al aire libre o en espacios cerrados con aire acondicionado, pueden ser también en lugares especiales y en hoteles de diferentes categorías.

¡El ambiente hace la diferencia!

Ese momento especial se sabe que es único y deseamos que sea estupendo e inigualable, como siempre lo habíamos soñado, para ello igual es muy importante pensar en el entorno en el que deseamos realizarlo, como por ejemplo un evento en la playa, en el campo, en la ciudad o hasta en un hotel de montaña.

Estos, no solo se realizan para la venta al público en general sino también para los trabajadores como es el día de la madre y/o la tradicional posada de año nuevo, donde se entregan reconocimientos y la convivencia del personal en donde el hotel les agradece por todo el apoyo brindado durante el año, realizando alguna actividad diferente y solicitando servicios externos para garantizar que ese día sea especial para cada uno de los trabajadores.

Los eventos también se dan en los hoteles no solo contratados por los clientes externos o para los empleados, sino que también se ofrecen como atractivo turístico, como actividades para disfrutar durante la estancia, tales como: Obras teatrales, conciertos, grupos de animación divirtiendo a la gente las 24 horas etc.

Así mismo también se pueden realizar eventos externos ya que si son grupos que llegan a una convención, al menos un día lo tendrán libre ya sea con actividades dentro del hotel anticipadamente programadas o excursiones a sitios turísticos de la ciudad.

No solamente en los salones del hotel se pueden realizar los eventos, si no que también se pueden realizar en otras áreas como bien es el restaurante donde las familias se reúnen para festejar un cumpleaños, o como por ejemplo que el mismo hotel organice por medio de campañas publicitarias la celebración del 24 de Diciembre como cena-baile en el mismo lugar, obteniendo su reservación mediante un pago anticipado para garantizar el número de asistentes.

¿Porqué se realizar un evento en hoteles?

Es muy fácil. Aunque los costos son elevados el tiempo de organización para el evento sea el que fuera, es menor puesto que el departamento que se encarga de la coordinación del mismo realiza todo para que el gran día sea inolvidable, sin la necesidad de estresarnos viendo los detalles de manera separada.

Procedimiento:

En el hotel se empieza primero por la cotización, saber si el evento lo desea de día o de noche así como también informarnos sobre el tipo de evento que se va a realizar, si será una boda, xv años, bautizo, conferencia, graduación, curso, etc.

Para todo ello debemos conocer también un poco sobre los gustos de nuestros clientes y el número de personas que asistirán.

Todo evento se realiza previo pago con un anticipo del 50% para que con ello se pueda ir realizando la organización, comprar los arreglos florales, ver la música (si solicitaron a un grupo en especial), etc.

Al finalizar el evento el departamento de coordinación, deberá entregarle al encargado del mismo una encuesta de satisfacción para poder conocer cuál fue la impresión de nuestro cliente, conocer si nos recomendaría o si tiene alguna sugerencia o queja (la cual debemos evitar a toda costa).

Para dicho evento se requiere mucha comunicación con los demás departamentos del hotel ya que todos necesitan estar involucrados como por ejemplo:

Reservaciones

Quien se encarga de realizar las reservaciones de habitaciones para los novios, o invitados del evento ya sea este una conferencia, un evento religioso, deportivo etc.

Crédito

Para cotejar y autorizar los créditos que existan para grupos y compañías.

Recepción

Requiere tener en sus manos el check list (lista del grupo) para poder realizar la asignación correspondiente de las habitaciones de los invitados en un mismo piso o área.

Ama de llaves

Se encarga de tener las habitaciones limpias y decoradas de manera en especial para los invitados vip, dejándoles una amenidad que los haga sentir muy consentidos en el hotel.

Asímismo este departamento se encarga de estar pendiente de la limpieza del salón antes, durante y después del evento.

Alimentos y Bebidas

Uno de los más importantes pues se encarga de preparar todos los alimentos necesarios para satisfacer hasta el más difícil de los paladares, desde la entrada, el plato fuerte y los postres, sin dejar atrás los cocteles que hacen que la fiesta se llene de alegría por un gran bar tender.

El Chef ejecutivo debe recibir como mínimo 7 días antes la información del evento para tener lo necesario como meseros extra o insumos.

Seguridad

Quien se encarga de estar muy al pendiente de que los proveedores de servicios solicitados

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