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ACTIVIDAD # 5.

Ejercicio 1

Los documentos se construyen a partir de la recopilación inicial de datos, que agrupados toman forma y dan un valor único a la información que se condensa en ellos. Gracias al cuidado de las técnicas en este proceso de elaboración del documento es posible su clasificación, trámite y custodia.

Después de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temática planteada.

Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivístico: EL DATO, LA INFORMACIÓN Y EL DOCUMENTO.

Después de haber realizado la reflexión inicial, es momento de que usted observe el siguiente video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

1-¿Piense a nivel general, cuáles podrían ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivístico?

Ejercicio 2

Además de conocer elementos esenciales del documento en un proceso archivístico, es importante identificar qué decisiones y aportes serían los adecuados para las diferentes situaciones que se presentan en el contexto laboral.

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y justifique la pregunta planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, rápidos, planos, fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.

Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

2 -¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?

Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor de Archivo.

La sistematización de los documentos de archivo se clasifican según la función que estos cumplan y entre los documentos encontrados en la oficina, los he clasificado de pendiendo según su soporte;

Archivos textuales; ya que halle notas, borradores y apuntes rápidos, que son los documentos más empleados en la gestión empresarial.

Archivos gráficos; por los mapas, dibujos y los planos, pues estos son los tipos de documento que permiten visualizar de manera rápida la información.

Archivos de imagen; fotos y cuadros encontrados, ya que estos son una forma de documentación que refleja información y generalmente se evidencian así.

Cinta; la cinta y el video fueron archivados de esta manera ya que son documentos visuales.

Otros soportes; el disco duro.

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