Ejemplo Carta Observaciones

1) Activos Fijos.

Durante nuestra inspección física de activos fijos, observamos que varios de ellos no cuentan con su etiqueta de identificación, por lo cual no pudimos concluir si realmente se trataba del activo fijo que seleccionamos para nuestra revisión. Realizar un inventario físico de los activos fijos, con el fin de tenerlos identificados plenamente en las instalaciones de la Compañía y en sus registros contables. La realización de un inventario físico permitirá identificar oportunamente un faltante de Activos y podrán implementarse los controles respectivos para eliminar la causa.

2) Estimación para cuentas incobrables.

Durante nuestra revisión, observamos que se tienes varias facturas de cuentas por cobrar con una fecha de pago mayor a un año con respecto a la fecha de la factura, y en base a esa fecha de pago, se realiza el cálculo de la estimación para cuentas incobrables. Analizar adecuadamente la fecha de cobro a cada cliente, el plazo por lo general es de 60 días, no es congruente que se tengan plazos para cobro mayores a un año. Tener correctamente valuada la estimación de las cuentas por cobrar.

3) Ajustes de inventario.

Los ajustes de inventario no son autorizados por el Gerente de Finanzas, a pesar de que la política de la Compañía establece que todos los ajustes de inventario mayores a $ 30,000 M.N. deben ser autorizados por el área de finanzas. Informar al Gerente de finanzas de todos los ajustes realizados por el personal de producción, implementar un control que permita que todos los ajustes superiores a ese monto requieran una autorización previa. Tener identificado plenamente todos los ajustes de este rubro dentro de los estados financieros.

4) Distribución de almacén.

El almacén no cuenta con una segregación conforme a números de parte, volumen, valor o características físicas, ya que existen números de parte que se encuentran en varias secciones lo que dificulta el conteo y la ubicación de los mismos. Tener una solo localización para los números de parte, procurando colocar los de mayor cuantía al fondo del almacén, adicionalmente el material que ya fue entregado a producción que no forme parte del mismo almacén, para delimitar responsabilidades de los mismos.

Correcta segregación del almacén, para facilitar la identificación de números de parte y hacer más sencillo los conteos físicos.

5) Compras sin órdenes de compra.

Durante nuestra revisión, observamos que se adquirieron servicios y material indirecto sin su respectiva orden de compra. Toda compra o servicio adquirido debe tener su respectiva orden de compra de acuerdo a las políticas y procedimientos de la Compañía. Cumplir con las políticas y procedimientos de la Compañía y evitar tratos preferenciales con proveedores.

6) Fletes.

Para la requisición del servicio de fletes, no se genera una orden de compra, ni ningún procedimiento establecido, es manejado directamente por el departamento de tráfico. Los fletes deben ser requeridos con su respectiva requisición y orden de compra, se puede manejar una orden de compra abierta para este tipo de servicios para agilizar el trámite. Cumplir con las políticas y procedimientos de la Compañía.

7) Contratos con proveedores

Dentro de la planta de Irapuato, no se tienen contratos con proveedores en donde se especifique los términos de las operaciones realizadas por ambas partes o los plazos de pagos de las cuentas por pagar.

Tener un expediente de cada proveedor significativo, ya sea por monto de las compras o por las cantidades o frecuencia con las que se realicen para tener debidamente documentado cada operación con proveedores.

Justificar adecuadamente todas las operaciones que se realicen con los distintos proveedores.

8) Otorgamiento de créditos.

La Compañía no tiene un procedimiento establecido para el otorgamiento de crédito a sus clientes, estos se hacen en base a las necesidades y posibilidades de los clientes. Tener documentado en un expediente los plazos de cobro para cada cliente, con el fin de no tener cartera vencida por pagos extemporáneos de los distintos

...