El departamento de compras

El área de compras en una parte del equipo de la gerencia de una empresa, la cual tiene la responsabilidad de abastecer de productos a las demás áreas de la organización para el desarrollo de cada una de sus actividades.

El departamento de compras debe estar integrado por personal calificado y con experiencia, cuya responsabilidad será la adquisición de materiales, abastecimientos, productos y servicios necesarios para otros departamentos de la empresa, revisar los artículos o servicios otorgados por los proveedores, controlar y salvaguardar los artículos. Dichas actividades serán evaluadas por la Gerencia, mediante el empleo de presupuestos.

Para lograr sus funciones, el departamento debe considerar fundamentos administrativos, así como ciertas políticas que considere necesarias. Debe además organizarse a fin de conocer los planes y los procedimientos de la función de todas las áreas de la organización, así como jerarquizarse para distribuir funciones dentro del departamento. Dicha organización dependerá del tamaño, giro, importancia y necesidades de la empresa.

La jerarquización del departamento de compras sigue el siguiente orden:

• Gerente de Compras

• Jefe de Compras

• Supervisor de compras

• Agentes De Compras

• Analista de Compras

• Comprador MRO (No Productivo)

❑ Comprador Jr.

El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.

El Departamento de Compras no es responsable de determinar la cantidad, calidad o el tipo de materiales solicitados, salvo para asesorar al usuario.

Las características del departamento de compras son: Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento, localizar nuevos materiales y productos, asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos, Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa, desarrollar óptimos procedimientos y controles, mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos, Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización, reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales, mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades, cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios, estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas

...