MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar las políticas a seguir en relación al buen desenvolvimiento de las mismas. Este es uno de los manuales más importantes a cumplir dentro de la organización; ya que su no cumplimiento o su cumplimiento a medias origina una serie de fallas administrativas que repercuten en otros departamentos de la empresa como son: Almacén, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Tesorería, etc.

Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las compras, ya que el consumidor (en este caso, la Empresa), se decide a ejercer una acción de compra movido por cuatro elementos que siempre están presentes en mayor o menor intensidad en la decisión de compra.

* El elemento de respuesta a un estímulo (la razón para comprar)

* El elemento económico (lo que cuesta comprar)

* El elemento de aprobación social. (La conveniencia o inconveniencia de comprar).

* El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra).

Estos elementos tendrán mayor o menor influencia, dependiendo del producto o servicio que se compra, pero siempre están interactuando los cuatro.

Basados en lo antes expuesto, y haciendo el análisis correspondiente, a continuación se presenta el Manual de Procedimientos del Departamento de Compras.

MANUAL DE COMPRAS

Tomando en cuenta los elementos antes expuestos y habiendo hecho un análisis de la mercancía o servicio que sea necesario para el momento de efectuar la compra se procederá de la siguiente manera:

PASO No. 1:

Debe existir una requisición del departamento de almacén en relación al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras. (Ver Forma Nº 1).

PASO No. 2:

Deben existir como mínimo tres (3) cotizaciones d

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e los proveedores implicados.

PASO No. 3:

Luego de tener las cotizaciones se procederá a escoger el proveedor que va a suministrar la mercancía solicitada, tomando en cuenta los siguientes aspectos:

a) Mejores Precios

b) Mejores condiciones de crédito

c) Mejor Calidad

d) Tiempo de Entrega

PASO No. 4:

Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden de Compra, ésta debe cumplir con la siguientes normas:

a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar por lo menos de cinco (5) partes, que son: (Ver Forma Nº 2)

* Original: Proveedor

* Copia 1: Contabilidad

* Copia 2: Cuentas por pagar

* Copia 3: Archivo de compras

* Copia 4: Ciega para el departamento que recibe.

PASO No. 5:

Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse un informe diario de ordenes de compra emitidas,

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