MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CAFETERÍA “DONDE QUIERAS”

[pic 1]

[pic 2][pic 3]

[pic 4]

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS  CAFETERÍA “DONDE QUIERAS”

PÉREZ VIDAL JAVIER JEHÚ

LIC. CONTADURÍA PÚBLICA

6°  CUATRIMESTRE

ASIGNATURA:

COMPRAS Y ADQUISICIONES

DOCENTE:

L.C.P. DAISY ABIGAIL BAUTISTA ARROYO

30 de mayo de 2021

[pic 5]

Tabla de contenido

PRESENTACIÓN        4

Misión        5

Visión        5

Valores        5

Políticas del departamento de compras        6

Organigrama de la organización        8

Manual de procedimientos        9

Procedimiento para adquisición de materias primas y productos para la preparación de alimentos y bebidas        9

Formato de requisición        12

Formato de devolución de insumos a proveedor        13

Procedimiento de selección de proveedor        14

Formato de comparación de proveedores        15

Formato de comparación de precios y materiales        16

Procedimiento de levantamiento de orden de compra.        17

Formato de orden de compra        19

Procedimiento de recepción de insumos y/o material        20

Referencias        21

INDICE DE TABLAS.

Tabla 1 Formato de requisición de compra..        12

Tabla 2. Formato de devolución de insumos a proveedor.        13

Tabla 3. Formato de comparación de proveedores.        15

Tabla 4. Formato de comparación de precios y materiales.        16

Tabla 5. Formato de orden de compra.        19

PRESENTACIÓN

Toda empresa es dependiente en grado variable de los materiales y servicios que requiere para realizar sus actividades. Pensemos en una oficina pequeña, la cual requiere de mobiliario, papelería, equipo de  cómputo y oficina, servicios de electricidad, agua, internet, etc., para realizar sus funciones. Podemos afirmar que las compras constituyen una de las funciones básicas de todas las organizaciones.

        El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de compras es obtener materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envió en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta, prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente. (Juarez, 2009)

        Las utilidades de una entidad, y por ende el éxito en el cumplimiento de los objetivos están determinados en gran parte por la efectividad en la administración de los bienes y servicios adquiridos.

El presente manual recopila las políticas del departamento de compras de la cafetería “Donde quieras”.

Cafetería “DONDE QUIERAS”

Misión

Brindar un espacio cálido, atractivo y exclusivo, de muy buen ambiente, ofreciendo a nuestros visitantes una atmósfera alegre y de distracción acompañada  de productos de calidad, y excelente servicio.

Visión

Ser líderes en el mercado local reconocidos como la mejor cafetería de Candelaria, conservando nuestras fortalezas y ampliando nuestras alternativas de mejora para mantener la atracción y preferencia de nuestros clientes, proyectando un crecimiento constante.

Valores

• Cordialidad
• Honestidad
• Respeto
• Inclusión
• Cortesía
• Empatía
• Creatividad

Políticas del departamento de compras

1. Se centralizarán en el departamento de compras todas las cotizaciones y presupuestos de proveedores, así como el informe de la selección de las mismas.
2. Toda comunicación que exista entre jefes de otros departamentos y los proveedores debe ser informada al jefe de departamento de compras para que la decisión final sea tomada en conjunto.
3. Toda correspondencia relacionada con los proveedores deberá ser canalizada a través del departamento de compras, incluyendo reclamaciones y ajustes con los proveedores.
4. Se establecerá hasta donde sea posible, la estandarización de las compras.
5. Se deberá estar en comunicación frecuente con los otros departamentos a fin de contar con la información necesaria sobre las características y  normas de calidad requeridas en los productos o servicios que se adquieran.
6. Los anticipos a proveedores serán entregados únicamente en caso de existir previa autorización por escrito proveniente del departamento de Dirección general.
7. La fijación de los mínimos y máximos en existencias de productos deberán establecerse en conjunto por el departamento de Producción (cocina), Compras y Dirección general.
8. Será responsabilidad de departamento de Producción (cocina) o de las jefaturas de otros departamentos de Consumo, informar a la jefatura de Compras la disminución de existencias a fin de contar en todo momento con las cantidades deseables previamente fijadas.
9. Se podrán realizar compras emergentes por eventos extraordinarios imprevistos, o complementarios del menú.
10.  Por necesidades emergentes, se solicitará al proveedor, vía telefónica, o en ocasiones, el jefe del departamento de compras enviará personal del departamento a realizar las compras respectivas.
11. Los productos adquiridos, deben ser de calidad y sin haber expirado de acuerdo a la fecha de caducidad; asimismo se verificarán las características de los alimentos frescos de origen vegetal o animal; es decir de color, textura y olor singulares, a fin de aceptarlos o rechazarlos para garantizar y asegurar la condición optima de los mismos.
12. Toda la información relacionada con los proveedores, presupuestos y cotizaciones se considera de carácter estrictamente confidencial con respecto a terceros ajenos a la empresa.
13.  Los criterios para elegir proveedores son los siguientes:

• Óptima calidad.
• Costos convenientes.
• Reputación en el cumplimiento de contratos, tiempos y formas.
• Buena posición financiera.
• Se buscará dar prioridad a productores y empresas locales.

1.  Todas las facturas para trámite de pago deberán ser originales y cumplir con los requisitos fiscales.

Organigrama de la organización

[pic 6]

Ilustración 1. Organigrama. Fuente: elaboración propia.

Manual de procedimientos

Procedimiento para adquisición de materias primas y productos para la preparación de alimentos y bebidas

...