Manual de organización (Departamento de compras)

[pic 1][pic 2]REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA

VICERRECTORADO ACADÉMICO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES

SAN JOAQUIN DE TURMERO – ESTADO ARAGUA

        MANUAL DE ORGANIZACIÓN

(DEPARTAMENTO DE COMPRAS)

AUTORES: Br. César Díaz    

                                                 TUTOR: Juan Torre

San Joaquín de Turmero, febrero, 2024

INTRODUCCIÓN

Un manual organizacional es un documento detallado que proporciona una descripción completa de la estructura, funciones, políticas, procedimientos y responsabilidades de una organización. Es esencialmente una guía completa sobre cómo se organiza y funciona una empresa, agencia u organización. Un manual de este tipo es esencial para garantizar que todos los miembros de la organización tengan una comprensión clara de sus funciones, expectativas y de los procesos que rigen sus operaciones. Proporcionan una estructura clara y consistente para la toma de decisiones, asignación de tareas y comunicación interna. Por lo general, los manuales de organización cubren varios aspectos clave:

1. Estructura organizacional: Describir la estructura jerárquica de una organización, incluidos diferentes niveles de autoridad y relaciones entre departamentos, unidades o equipos.
2. Funciones y Responsabilidades: Detallar las responsabilidades específicas de cada cargo o puesto dentro de la organización, así como las relaciones de supervisión y colaboración entre ellos.
3. Políticas y Procedimientos: Crear políticas y procedimientos que gobiernen el comportamiento y las acciones de los empleados en diversas situaciones, así como procedimientos para realizar diversas tareas o procedimientos operativos.
4. Flujo de información: Describir cómo se transfiere la información dentro de una organización tanto verticalmente (de arriba hacia abajo y viceversa) como horizontalmente, entre departamentos o unidades.
5. Recursos Humanos y Capacitación: Incluir políticas y procedimientos relacionados con la contratación, capacitación, evaluación del desempeño, compensación y desarrollo profesional.
6. Recursos físicos y financieros: Describir el uso y la gestión de los recursos físicos y financieros de una organización, incluidos la elaboración de presupuestos, el inventario, las compras y el control de costos.
7. Regulatorio y Cumplimiento: Asegurar que la organización cumpla con todas las leyes, regulaciones y estándares aplicables en su industria o sector, así como, con las políticas internas de la empresa.

Para finalizar podríamos concluir, que el principal objetivo del Manual Organizacional es proporcionar una referencia integral y coherente de la empresa, para aumentar la eficiencia, transparencia, coherencia y el cumplimiento dentro de la organización. Además, es una valiosa herramienta para la integración de nuevos empleados, garantizar su desarrollo profesional y gestionar el cambio organizacional. Pudiendose decir, que es un documento muy importante que se constituye, en la base de una organización y contribuye significativamente a su eficiencia y el éxito a largo plazo, garantizando su sustentabilidad y sostenibilidad en el tiempo.

Una vez explicado el concepto de Manual Organizacional y su importancia para una organización, se procederá a realizar un Manual de Organización del Departamento de Compras de una empresa ficticia, la cual lleva por nombre, “Underjes”; donde se desarrollará la misión del departamento y sus funciones. Además se establecerán cuatro puestos en este departamento, cumpliendo con todos los reglamentos y fundamentos establecidos, para realizar un manual de organización.

MISIÓN DEL DEPARTAMENTO

La misión del departamento de compras de esta empresa, es garantizar que la organización reciba los bienes y servicios que necesita para operar de manera eficiente, rentable y puntual, a través de las compras de materia prima de una manera sistemática y efectiva, en el momento adecuado y en la cantidad necesaria para cumplir con la demanda del producto a realizar.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

1. Selección de Proveedores: Una de las funciones principales del departamento de compras es identificar y evaluar proveedores potenciales. Esto implica investigar el mercado, solicitar cotizaciones, evaluar la calidad de los productos o servicios ofrecidos y considerar factores como la reputación del proveedor, la capacidad de entrega y la estabilidad financiera.
2. Negociación de Condiciones y Precios: El departamento de compras es responsable de negociar los términos y condiciones de compra con los proveedores. Esto incluye negociar precios competitivos, plazos de entrega, condiciones de pago, garantías y políticas de devolución.
3. Emisión de Órdenes de Compra: Una vez que se han negociado los términos de compra, el departamento de compras emite órdenes de compra a los proveedores seleccionados. Estas órdenes detallan los productos o servicios solicitados, las cantidades, los precios acordados y los términos de entrega.
4. Gestión de Inventarios: El departamento de compras trabaja en estrecha colaboración con el departamento de almacén o logística para gestionar los niveles de inventario de la empresa. Esto implica monitorear los niveles de existencias, anticipar la demanda futura y tomar para evitar escasez o exceso de medidas de existencias.
5. Control de Calidad: Asegurar la calidad de los productos y servicios adquiridos es una función clave del departamento de compras. Esto implica establecer estándares de calidad, realizar inspecciones de productos entrantes y trabajar con proveedores para abordar cualquier problema de calidad que surja.
6. Gestión de Proveedores: El departamento de compras mantiene relaciones continuas con los proveedores, fomentando la comunicación abierta y la colaboración. Esto puede incluir la evaluación periódica del desempeño del proveedor, la resolución de disputas y la búsqueda de oportunidades para mejorar la eficiencia y la calidad.
7. Análisis de Mercado: El departamento de compras realiza análisis de mercado para identificar tendencias, evaluar la competencia y buscar nuevas oportunidades de compra. Esto puede implicar monitorear los precios de los materiales, identificar nuevos proveedores potenciales y mantenerse al tanto de los cambios en las condiciones del mercado.
8. Cumplimiento Normativo: Asegurar que todas las transacciones de compra cumplan con las regulaciones y políticas internas y externas es una función importante del departamento de compras. Esto puede incluir cumplir con requisitos legales, éticos y de sostenibilidad, así como garantizar la integridad y la transparencia en todas las operaciones de compra.

DESCRIPCIÓN, CEDULA DE FUNCIONES

Y

RESPONSABILIDADES DE CADA CARGO

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