Pasos para elaborar el manual del procedimiento de compras

Pasos para elaborar el manual del procedimiento de compras

a) Describir en forma clara el objetivo del proceso.

El objetivo del proceso es ofrecer tortas y bocaditos para fiestas, eventos y negocios varios. Para ellos siguen una serie de procesos como: Producción, Ventas, Marketing, Logística, Finanzas y Administración. Todo ello va dirigido a un cliente ya definido quienes pegan o reparten el material en sus locales(restaurantes, panaderías de barrio, etc.).

b) Los elementos del proceso son los siguientes:

Entradas: harina, levadura, trigo, edulcorantes, azúcar.

Salidas: tortas, pan, bocaditos.

Proveedor: las cajas son compradas a un proveedor externo XYZ SA.

Cliente: se vende directamente al público y para que sea revendido por otras panaderías.

Recursos: local, hornos,refrigeradoras, mostradores.

Actividades: preparar los productos hacer publicidad y vender.

Procedimiento: a través de las actividades.

Propietario del proceso: encargado de cocina.

Indicador: En la gerencia logística, verificar si hay stock en el almacén para atender y en caso tenga las cajas, programa con los operarios la atención y envío de los mismos a la brevedad posible. En caso no existan cajas en stock llena formato de pedido de compra.

Controles:

- El asistente administrativo en la gerencia de marketing, llena un formato de pedido de consumo interno, donde detalla el tipo de caja, la cantidad y tiene la firma del gerente de marketing como señal de aprobación.

- En la gerencia logística, verificar si hay stock en el almacén.

- En la gerencia de ventas, es el asistente administrativo responsable de ver la atención de los pedidos de tortas que realizan diariamente los clientes.

c) Ordenar la información recibida, de manera que se pueda visualizar secuencialmente:

-En la gerencia de marketing: encargarse de distribuir los productos de manera focalizada.

-En la gerencia logística: recibir los pedidos de marketing, revisar el formato y verificar si hay stock en el almacén para atender, en caso hayan cajas programar con los operarios la atención y envió de los mismos a la brevedad posible. En caso no existan cajas en stock, llena el formato de pedido de compra y se lo envía al Sr. Juan Pérez que debe esperar unos días hasta que haya stock.

-En la gerencia de ventas: verificar si se cumplen las 400 cajas en el almacén de Juan Quispe llenando el formato de consumo interno y con la firma de su gerente.

-En la gerencia de finanzas: archivar los documentos contables.

-En la gerencia de producción: el asistente administrativo de producción de tortas pide unas 50 cajas al mes para archivar los informes de producción y las líneas de tortas y bocaditos.

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d) Unir las áreas o personajes con las acciones y representarlos en un flujo grama.

RECEPCIÓN TOMA DE PEDIDO PRODUCCION DELIVERY CLIENTE

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