El diagrama de Gantt es uno de los primeros métodos y el más utilizado en la administración de proyectos.

b) Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es uno de los primeros métodos y el más utilizado en la administración de proyectos. A través de esta se grafica se puede planificar diversas actividades en un determinado tiempo o chequear los avances en un proyecto, con lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operación antes que se vea amenazado por el cumplimiento de la fecha de terminación global. Tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de las actividades y la culminación del mismo de una forma ordenada y coherente.

Fue concebido por el ingeniero norteamericano Henry Gantt, uno de los precursores de la ingeniería industrial contemporánea de Taylor. Gantt procura resolver el problema de la programación de actividades, es decir, su distribución conforme a un calendario, de tal manera que pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, sus fechas de iniciación y término; igualmente el tiempo total requerido para la ejecución de un trabajo.

El diagrama de Gantt es el método más usado en las empresas para la planificación y seguimiento de actividades en todo tipo de proyectos, aunque también se puede usar para planificar cualquier tipo de actividad realizada a lo largo del tiempo. En otras palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa.

Esta compuesta de una hoja a la izquierda y de un gráfico de barras a la derecha.

Cada fila de la hoja se muestra, de manera predeterminada el nombre y la duración de una tarea del proyecto.

En la parte del gráfico existe una línea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea correspondiente de la hoja.

La ubicación de una barra de tarea en la línea de tiempo muestra cuando comienza y finaliza la duración de la tarea. Las tareas se alistan de arriba hacia abajo en el orden que se realizarán.

La ausencia de una barra significa que no hay trabajo relacionado con la tarea durante un periodo de tiempo determinado.

Las graficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen en su consecuencia ordenada; también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja: un excelente instrumento de comunicación de los usuarios finales.

La metodología del diagrama de Gantt se suele aplicar mayormente usando programas informáticos, de entre los cuáles el más usado es Microsoft Project, existiendo además varios programas similares como Gantt Project que es gratuito y multiplataforma (Windows, Linux y Mac) incluyendo también una versión “portable” que no necesita instalación, muy útil, si estás en un ordenador de empresa sin acceso de administrador.

El Diagrama de Gantt es un diagrama representativo, que permite visualizar fácilmente la distribución temporal del proyecto, pero es poco adecuado para la realización de cálculos.

Este diagrama nos permite determinar la actividad realizada por cada uno de los responsables del proyecto, donde se están utilizándolos diferentes recursos y la duración de cada actividad. Esto permite dar al responsable del proyecto una visión general de la situación del mismo a cada momento. También permite que se siga el curso de cada actividad, al proporcionar información del porcentaje ejecutado de cada una de ellas, así como el grado de adelanto o atraso con respecto al plazo previsto.

Elementos gráficos del diagrama de Gantt:

En el eje horizontal: Un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad mas adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.

En el eje vertical: Las actividades que constituye el trabajo a ser realizado.

Símbolos convencionales: En la elaboración del gráfico de Gantt se acostumbra utilizar métodos, aunque pueden diseñarse muchos otros para atender las necesidades específicas del usuario.

¿Para que sirve el diagrama de Gantt?

Para tener una idea clara del tiempo que te vas a tardar a realizar una actividad. Pero además, si lo vas hacer a profundidad, y si es viable administrar los recursos que vas a utilizar en cada actividad se puede recurrir a el para reorganizar el cronograma y de esta forma calcular el tiempo extra que va a tomar a terminar el proyecto. Además de todo esto, es importante a la hora de presentar el proyecto a un inversionista, puesto que a ellos les interesa saber cuanto tiempo estará terminado su proyecto.

¿Cuándo se utiliza?

Cuando se necesita programar actividades en el tiempo para la realización de un trabajo o proyecto. El Diagrama de Gantt consiste en una representación gráfica sobre dos ejes que puedan determinar la inversión en menos tiempo del esperado.

Características:

• Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duración; la altura carece de significado.

• La posición de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalización de las tareas a que corresponden.

• Los bloques correspondientes a tareas del camino crítico (sucesión de actividades que dan lugar al máximo tiempo acumulativo) acostumbran a resaltarse para indicar mayor relevancia.

La ventaja principal del Diagrama de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de gráfico. Es un diagrama fácil de construir y de comprender. Tiene como desventajas no mostrar las relaciones entre tareas ni la dependencia que existe entre ellas, y además el concepto de porcentaje de realización es un concepto subjetivo.

Una variante del Diagrama de Gantt es indicar las actividades programadas con color azul y las actividades realizadas con color rojo.

Ventajas:

• La ventaja principal radica en que su trazado requiere de un nivel mínimo de planificación, es decir, es necesario que haya un plan sencillo que ha de representarse en forma de un gráfico.

• Los gráficos de Gantt se revelan que son muy eficaces en las etapas iniciales de la planificación. Sin embargo, después de iniciada la ejecución de la actividad y cuando comienza a efectuarse los modificadores, el grafico tiene a volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la representación de la gráfica del plan, en tanto que los ajustes  (replanificacion) requiera por lo general la formulación de un nuevo gráfico.

• Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecánicos, tales como cuadros magnéticos, fichas cuerdas, etc., que permite mayor flexibilidad en las actualizaciones.

 Desventajas:

• Aun en términos de planificación, existe todavía una limitación bastante grande en lo que se refiere a la representación de planes de cierta complejidad.

• No ofrece condiciones para el análisis de opciones, ni toma en cuenta factores como los costos. Es fundamentalmente una técnica de pruebas y errores.

• No permite tampoco, la visualización de la relación entre las actividades cuando el número de estas es grande.

Relación con otras herramientas

El Diagrama de Gantt generalmente se relaciona con:

• Diagrama de Árbol.        
•  Matriz de Selección.

∙    5W2H.        

∙     Diagrama de PERT.

c) PERT

El método PERT es una técnica que le permite dirigir la programación de su proyecto. El método PERT consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.

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