El sistema de gestión y rendición de cuentas

INTRODUCCION

Actualmente, las empresas de cualquier tamaño (micro, pequeñas, medianas o grandes) y de diferente sector (industrial, comercial o de servicios), utilizan el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad por considerarla como un sistema de información contable interno, indispensable para la toma de decisiones ya que proporciona información contable y estadística de las actividades que se realizan dentro de la organización, teniendo como criterio la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los responsables de las áreas en las que se implementa éste sistema de información.

Este sistema de información contable apoya a la gestión a alcanzar los objetivos fijados por los directivos de la empresa, que contribuyen a optimizar el desempeño organizacional y mejorar su capacidad competitiva; aumentando los ingresos, la eficiencia y reduciendo costos. Es importante mencionar que este sistema, no requiere de un exceso de papeleo, ni rutinas innecesarias, ya que se basa en un mínimo de información de calidad y está orientado a la información organizada. Para dirigir adecuadamente una empresa es necesario contar con una estructura departamental y una administración que establezca objetivos, dirigidos a medir resultados como a continuación se aprecia:

• Establecer objetivos para lo cual es necesario recoger información, sintetizar la información, planear, decidir, promover e innovar.

• Dirigir la realización de objetivos cuidando de los siguientes aspectos: organizar, comunicar, motivar, guiar y propiciar el desarrollo del colaborador.

• Medir resultados mediante la mejora continua, vigilando el proceso: medición – evaluación - control.

UNIDAD 5.- SISTEMAS DE CONTROL POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

El control administrativo es un proceso en el cual la administración se asegura que los recursos sean conseguidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la misma organización. Es importante ya que las organizaciones siempre pueden superar determinadas etapas para lograr los objetivos fijados además de encontrar sus fallas y corregirlas.

Llevar a cabo el control solamente es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y aciertos, de tal forma que constantemente se estén depurando los errores y reuniendo los aciertos, esto traerá como consecuencia el incremento de utilidades y, consecuentemente el alza del valor de la empresa. Lo más importante al implementar un sistema de control, es el convencimiento del personal, entonces se pueden enunciar las etapas para diseñar e implementar un sistema de control administrativo:

-Establecer las metas y objetivos a los que se quiere llegar.

- Implementar un sistema de control administrativo empieza en función a los objetivos establecidos por la administración. En este punto se debe tratar de que los resultados planeados expresen en forma cuantificable la definición de los resultados deseados.

-Establecer los pronósticos que servirán de guía para llegar a los resultados deseados.

- Para tener un control administrativo seguro se debe determinar con anticipación los componentes de predicción que a lo largo del proceso de control ayudaran a conseguir los resultados deseados.

-Establecer los componentes de predicción en función del resultado.

- Lo que se intenta en este punto es precisar el nivel que se considera admisible ya que con éste se harán las comparaciones. O sea que cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados.

5.1 TIPOS DE CONTROL

• Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la creación de políticas, procedimiento y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo esta ingresando.

• Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si esta en la condiciones adecuadas.

• Control de Retroalimentación: Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboración de un producto el % de humedad en comparación con lo anterior (lo estándar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la acción correctora oportuna.

5.1.1 SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Es el proceso mediante el cual la administración se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización.

La importancia del control administrativo, se da ya que las organizaciones son perfectibles y están dispuestas a encontrar sus fallas y corregirlas.

Existen tres tipos de controles (sistemas utilizados):

1. control direccional: consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben ejecutarse antes de completar la operación.

2. control selectivo: consiste en la verificación de muestras de determinadas operaciones para detectar si se cumplen los requisitos previstos, para así determinar si se puede continuar con el proceso.

3. control después de la acción: se realiza una vez que la operación se ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido.

Etapas para diseñar un sistema de control administrativo:

1. Definir de los resultados deseados: para ello es importante conocer primero los objetivos fijados por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos que se desea que sucedan en el futuro.

2. Determinar las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados: Este control determina anticipadamente los elementos predictivos que durante el proceso ayudaran a la obtención de resultados.

3. Determinar los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados deseados: consiste en la fijación del nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones.

4. Especificar los flujos de información: gran parte del control consiste en la forma en que se maneja la información por lo cual es necesario contestar tres interrogantes ¿a quién se va informar? ¿Cuándo? Y ¿Cómo? Se necesitan distinguir,

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