Elaboración de un presupuesto

Elaboración de un presupuesto

Elaboración del presupuesto

por

Janet Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za

)

Traductor: Daniel Fernández

.

E-mail:danifeme@hotmail.com

11

DIRECTRICES PRESUPUESTARIAS

Aunque la elaboración del presupuesto depende en cierta manera de las particularidades de tuorganización, hay ciertas directrices que se pueden aplicar transversalmente en proyectos yorganizaciones.

REGLAS PRESUPUESTARIAS

Estas reglas no se fijan de manera permanente, sino que ofrecen una serie de directrices quete ayudarán a tratar situaciones habituales.

!

Para proyectos y organizaciones a largo plazo resulta normal preparar un presupuestoque pronostique varios años de una misma vez. Aunque los más frecuente sea que elpresupuesto del año venidero resulte el más preciso, el pronóstico para los próximosaños aporta algún indicio sobre los niveles de financiación que podrían necesitarse. Amenudo se tiene en cuenta cierta reserva para la inflación de los años posteriores ypara las actividades previstas con posibilidad de cambio. Un presupuesto de tres añosdebería basarse en un plan de tres años de duración.

!

Las contribuciones en especie (sin dinero, con mercancías) deberían incluirse a modode anotación aparte dentro del presupuesto (para obtener más información sobreanotaciones dirígete a

Presupuestos consolidados

, en

Ejemplos

). Aunque no formanparte del presupuesto, reducen sus costes, por eso deberían señalarse. También seincluye dentro de este tipo de contribuciones aquellas aportaciones de voluntarios amodo de esfuerzo participativos (ver

Glosario de términos

).

!

Algunos gastos que se tienen que calcular pero que se olvidan frecuentemente:

o

Costes iniciales: suponen gastos para una nueva organización o proyecto comola búsqueda a gran escala de personal, la mudanza, las alteracionesinmobiliarias, el lanzamiento del proyecto u organización.

o

Investigación y desarrollo: asesoramiento, evaluación de las necesidades,procesos de planificación.

o

Democracia y gobierno: el establecimiento de la estructura, la búsqueda depersonal, el desarrollo y aceptación de unos estatutos, la formación de losmiembros de voluntariados.

o

Marketing o relaciones públicas: la construcción de una imagen pública.

o

Sustitución de bienes de capital.

o

Costes de seguimiento y evaluación para proyectos.

!

Los cálculos no son meras valoraciones, sino conjeturas hechas con fundamento. Haztus deberes, obtén presupuestos, utiliza el teléfono para llegar a obtener un costeprometedor. Comprueba cualquier cifra que tengas de años anteriores que te puedanaportar información de utilidad. Anota cualquier aumento de precio del que hayas oídohablar (ej. un aumento salarial del 10% que ya se haya aprobado). Toma notas decualquier gasto poco corriente que pudiera ocurrir (ej. mudanza de tus oficinas). Unapequeña cantidad de dinero puede que parezca una ridiculez, pero multiplicadarepetidamente por este tipo de discrepancias puede cambiar en gran medida tupresupuesto.

Elaboración de un presupuesto

Elaboración del presupuesto

por

Janet Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za

)

Traductor: Daniel Fernández

.

E-mail:danifeme@hotmail.com

12

!

Guarda bien tus anotaciones. A medida que planificas tu presupuesto y tomasdecisiones sobre cómo vas a calcular tus gastos, ten tus anotaciones a mano, de modoque puedas consultarlas y comprobar de dónde proceden las cantidades. Por ejemplo,puede que calcules los costes de tu taller sobre la base de una cierta cuantía parafotocopias, basándote en un gasto aproximado por página. Cuando al año siguiente loscostes resulten mayores de lo esperado, deberías retomar tus notas y observar ladiscrepancia producida. En otro tipo de contexto un donante puede que te pida unaexplicación sobre cómo obtienes tales gastos por participante en los talleres.

!

Para tus propios propósitos administrativos, divide el presupuesto para el año siguienteen presupuestos mensuales, pues te ayudará a vigilar tu flujo de dinero (ver el apartado

Vigilancia de tu flujo de dinero

). También te ayudará a recoger rápidamentedesviaciones (ver

Glosario de términos

).

Elaboración de un presupuesto

Elaboración del presupuesto

por

Janet Shapiro (email:nellshap@hixnet.co.za

)

Traductor: Daniel Fernández

.

E-mail:danifeme@hotmail.com

13

DEFINICIÓN DE TUS ARTÍCULOS DE REFERENCIA

Los artículos de referencia son los puntos enumerados en tu presupuesto. Por ejemplo, en lacategoría «costes de formación», un artículo de referencia podría ser «elementos depapelería»; en la categoría «gobierno», un artículo de referencia podría ser «formación paramiembros de la Junta».De ti Dependen las decisiones que tomes sobre tus categorías y los artículos de referenciadentro de cada una de las categorías. Por ejemplo: una organización puede que incluya«gobierno» dentro de la categoría «dirección» y «contacto de donantes» dentro de«recaudación de fondos», mientras que otra podría tenerlas como categorías separadas oartículos de referencia.

¿Cómo decides qué categorías y artículos de referencia deberías utilizar en tu presupuesto de gastos?

!

Si es la primera vez que elaboras un presupuesto, empieza con una enumeración detodos los artículos que van a suponer un gasto para la organización o proyecto. Mástarde, tendrás alguna idea de las categorías y artículos que tendrán sentido para laorganización o proyecto, de modo que puedas disponer de un método sencillo deenumerar tus artículos de referencia.

!

Una vez que tengas la enumeración, agrupa los elementos en categorías según elénfasis que pongas en ellas durante tus prácticas administrativas. Por ejemplo, sipiensas, como parte de la dirección, que es importante seguir el coste de formación,entonces «costes de formación» constituirá una categoría. Artículos como material depapelería, instalaciones, gastos de

...