¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización?

Resuelva las preguntas de repaso de los capítulos 3 y 4 que se encuentran en la página 116 y 188 respectivamente, argumente de forma clara y concisa sus respuestas.

1. ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización?

En gran medida el empleo racional de los recursos de una organización depende del uso inteligente de su información escrita, ya que agrupa, relaciona y unifica los formularios para tener un conocimiento de cada cliente para saber su situación económica, su capacidad de pago para poner analizar si es conveniente para la organización darle crédito o no en la empresa.

Los formularios empleados en la empresa permiten mantener un control efectivo de la información, principalmente porque contienen información adaptada a las necesidades que cada departamento. Es decir, suministran información que posteriormente es incorporada a reportes diarios, semanales, mensuales; de esta forma, la planificación anual tiende a ser efectuada una forma más prolija, mejorando tiempos, identificando necesidades de mejora e implementando controles.

1. ¿Es la gestión documental una herramienta de estrategia?

la gestión los archivos de toda la organización pueden centralizarse y protegerse en medios físicos o electrónicos. Una vez organizada y almacenada la información, La Gestión de Documental ciertamente es una estrategia que acoge un conjunto de actividades vinculadas con procesos de conocimiento lo cual garantiza, asegura la eficiencia de la accesibilidad al conocimiento, resguarda conserva y permite un control relevante para la organización en el desarrollo de actividades diarias. Se constituye en una estrategia pues permite organizar y acceder a la información con miras a mejorar la productividad, ahorrar costo y tiempo, cumplimiento de normativas y mejora de procesos.

1. ¿De qué forma incide la gestión documental en la venta de productos y prestación de servicios?

La gestión documental tanto en la prestación de servicios como promoción de productos incide de forma directa, pues la administración de información para esta institución se constituye en la clave para manejar datos cuantitativos y cualitativos de sus administrados. Por lo expuesto, la gestión documental mejora la productividad, ahorra costos y tiempos tanto para el cliente externo como para el cliente interno, a través de la mejora de procesos y eficiencia.

1. ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos?

La gestión documental mira a la organización como un subconjunto de procesos que se interrelacionan entre sí, los resultados del proceso transforma elementos de entradas en otros procesos. La búsqueda se basa en identificar procesos e interacciones que adapten la gestión documental a una los documentos soporten de los procesos, subprocesos o procedimientos que interaccionen entre ellos. Mantener un detalle actualizado de políticas, manuales, procedimientos, formularios y documentos que se emplean en procesos y procedimiento permiten analizarse para mejorar el entorno organizacional.

1. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

La gestión documental mira a la organización como un subconjunto de procesos que se interrelacionan entre sí, los resultados del proceso transforma elementos de entradas en otros procesos. La búsqueda se basa en identificar procesos e interacciones que adapten la gestión documental a una los documentos soporten de los procesos, subprocesos o procedimientos que interaccionen entre ellos. Mantener un detalle actualizado de políticas, manuales, procedimientos, formularios y documentos que se emplean en procesos y procedimiento permiten analizarse para mejorar el entorno organizacional.

1. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su entorno?

La interrelación de procesos ayuda a la organización a mejorar implícitamente su conectividad, pues genera un ambiente vinculado de actividades que mejorar de forma continua la confianza en la institución por parte de sus clientes internos y externos. Administrar usuarios para el acceso, indexación o alta/baja de información; integrar hojas de control para el escaneo de documentos; generación de estadísticas y envío de mensajes mejorar la conectividad.

1. ¿Qué representa para una organización contar con una estructura organizacional acorde con su razón de ser?

Para la organización contar con una estructura organizacional acorde a su razón de ser se constituye en un requisito indispensable para que opere dentro de un rango de actuación que le permita generar productos y servicios acordes con los requerimientos de sus clientes y estos a su vez comprendan su forma de operar e interrelación de sus departamentos

1. ¿De qué manera se interrelaciona la estructura organizacional con las estrategias?

Existe interrelación con la estructura organizacional, pues en debe conceptuar su organigrama en función de su razón de ser y competencias centrales que permita entender el manejo de cada unidad; así como de los procesos desarrollados en estas. Información que resulta útil para identificar necesidades de cada unidad operacional, conocer la estructura organizacional, permite identificar las personas a cargo de: a) autorizar el estudio, b) integración del equipo de trabajo, c) determinar del programa de trabajo, d) captación de la información, e) clasificación y registro de la información, f) análisis de la información, y g) diseño del organigrama.

1. ¿En quién debe recaer la responsabilidad del manejo del         organigrama en una organización?

La elaboración de organigramas del sector público o privado se efectúa conforme a los criterios generales definidos para cada organización. En casos de la institución pública es el órgano de gobierno el encargado de autorizar la propuesta de cambios

1. ¿En qué medida influye en la capacidad de respuesta de una organización que pueda emplear con oportunidad las normas y recomendaciones

La capacidad de respuesta de una organización para emplear, diseñar, cambiar y actualizar su organigrama depende de cada organización, pues esta mantiene un set de objetos, como las máquinas o las personas; algunas veces se conectan entre sí y, así, permanecen tan sólo como un set. Estos sets por lo común comparten recursos, facilidades, fondos y administración. En este sentido, es importante conocer el negocio basado en una cadena de valor compartida.

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