Entendiendo la administración de proyectos

Entendiendo la administración de proyectos

Par entender la administración de proyecto debemos entender primero que es un proyecto.

Proyecto:

Serie de actividades y tareas que tienen un objetivo específico y cumplen con las siguientes especificaciones:

• Tienen fechas definidas de inicio y fin
• Tienen financiamiento limitado
• Consumen recursos humanos y no humanos
• Son multifuncionales

Administración de proyectos significa diferentes cosas para la diferente gente, algunos piensan que están haciendo administración de proyectos porque tienen una serie de proyectos en marcha y aseguran que cualquier resultado que se da es por la gestión de las actividades cuando en realidad solo es cosa de suerte.

La administración de proyectos busca utilizar de la mejor manera los recursos existentes haciendo que el trabajo se realice de forma horizontal (cruzando diferentes áreas de la empresa) como de forma vertical (línea de mando). El Project manager es responsable directo de la realización del trabajo horizontal comunicando y coordinando actividades horizontalmente, mientras que el trabajo vertical es tarea de los line managers (aun existe la burocracia vertical).

Según el PMBOK, la administración de proyectos tiene 5 grupos de procesos:

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Para que una administración de proyectos se diga que es exitosa, se debieron concluir los objetivos en el tiempo previsto, sin excederse del costo previsto y con la calidad debida además de haber sido aceptado por el usuario.

Comparando los procesos de la administración de proyectos con el proceso administrativo que son:

• Planificación
• Organización
• Staffing
• Control
• Dirección

Vemos que en la definición de la administración de proyectos no se encuentra el staffing ya que esa no es responsabilidad del Project mánager, sino del line mánager.

Los proyectos están acotados por el tiempo, costo y calidad. Así que la administración de proyectos está diseñada para controlar los recursos de la compañía para realizar las actividades en tiempo, con un costo y con un desempeño y ahora podemos hablar de una cuarta restricción de la administración de proyectos que es la buena relación con los clientes.

Otro factor en la selección del Project mánager son los stakeholders que son personas o empresas afectadas de una forma positiva o negativa por el proyecto y cada uno tiene sus propios objetivos e intereses. Los key stakeholders pueden tener poder de decisión en el proyecto. El Project mánager debe lidiar con los intereses de todos los stakeholders para balancearlos sin caer en conflictos de interés.

El éxito de un proyecto no solo se determina por los cuatro puntos vistos anteriormente, sino que se agregan tres más para quedar como sigue: Se dice que un proyecto fue exitoso si este se concluyó:

• Dentro del período de tiempo asignado
• Dentro del costo presupuestado.
• En el nivel adecuado de calidad
• Con aceptación por parte del cliente o usuario.
• Con cambios de alcance mínimos y/o mutuamente acordados.
• Sin perturbar el flujo de trabajo principal de la organización.
• Sin cambiar la cultura corporativa.

La interfaz entre el Project manager y el line manager

Se dice que el Project manager administra los recursos de las empresas (Dinero,

Mano de obra, Equipo, Instalaciones, Materiales, Tecnologías de la información) pero estos Estos recursos no son manejados directamente por el Project manager, sino a través del line manager.

Se espera que los Project managers sepan administrar gente y de tecnología.

Se espera que los line managers tengan conocimientos de administración de proyectos.

Project managers deben entender el negocio

Una administración de proyectos exitosa depende de:

• Una buena relación de trabajo entre el project manager y los line managers que asignan recursos
• La habilidad de los empleados funcionales para reportar verticalmente al line manager y al mismo tiempo reportar horizontalmente a uno o más Project manager.

Los project managers trabajan para los line managers, no al revés.

Los Project managers recuerdan a los line managers que hay restricciones de tiempo y costo en los proyectos

Rol del Project Manager

El project manager es la persona asignada por la organización para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

El gerente del proyecto es responsable de coordinar e integrar las actividades a través de varias líneas funcionales.

Debe tener:

• Fuertes habilidades de comunicación e interpersonales
• Familiarizarse con la operación de cada línea en la organización
• Conocimientos de la tecnología usada

Para ser efectivo como Project manager, se debe tener habilidades administrativas y habilidades técnicas

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