Errores en una auditoria

Errores en una Auditoría

Juan Carlos Zambrano C.

Diciembre 2023

Cuando se acerca el momento de certificar el Sistema de Gestión que tenemos implementado en la organización, o ya sea la recertificación, las Auditorías cobran un gran protagonismo.

Cuando una empresa recibe una Auditoría externa o de tercera parte, los nervios y la ansiedad por no recibir “no conformidades” se hacen presentes. Sin embargo, y más allá de las discrepancias que un auditor pueda encontrar, también hay ciertos errores que pueden ser fatales. ¿Qué tipos de errores? Errores vinculados a la Auditoría como instancia propiamente.

A continuación van los 6 errores más frecuentes en una Auditoría de Calidad:

1. Mala planificación. Lo primero es lo primero. El personal de Sistema de Gestión de Calidad, y quien tiene el contacto directo con el equipo de Auditoría externa debe planificar en detalle dicha auditoría.

Hacer una buena planificación incluye:

 Asegurarse de que cuando vengan los auditores, los respectivos sectores de la empresa puedan atenderlos como es debido. La auditoría no debiera coincidir con ningún otro evento importante de la organización.

• Escribir el detalle de la agenda, e intercambiarla con el equipo auditor. Incluir los horarios de descanso, así como almuerzos es importante.

1. Asumir una responsabilidad que no corresponde. ¿A qué nos referimos con esto? Es un error muy común que comete el sector o la persona responsable del Sistema de Gestión de Calidad. A veces, los otros sectores acompañan o refuerzan el mal concepto.

Una auditoría, y sea del tipo que sea, es una instancia de evaluación. El resultado es poder determinar cuanto se apartan los sistemas de lo establecido por la Norma. Esto claramente no es responsabilidad de una persona o de un sector. Dado que quien lidera la auditoría por parte de la empresa, es el departamento de Calidad se suele confundir esto con responsabilidad. Son dos cosas diferentes.

1. Hablar de más. Uno de los errores más comunes. Sea por nervios, o simplemente por pensar que si se habla demasiado se demuestra mayor experiencia o conocimiento.

Los auditores son especialistas que han sido formado para llevar adelante el proceso de auditoría. Ellos son quienes saben que preguntar y que tipo de evidencias necesitan. Intervenir o tratar de distraer su atención, es una pésima idea.

1. Generar documentos innecesarios. A veces se advierte una clara tendencia de crear muchos documentos. De manera equivocada, se interpreta o asocia requerimientos de la Norma, con la existencia de determinados papeles.

Los documentos que requiere la Norma son los estrictamente necesarios como para que el correcto funcionamiento de los sistemas definidos, ocurran efectivamente de manera segura.

Ningún auditor puede exigir que existan por ejemplo tres planillas de registro, una para cada turno. Quizás con una sola es suficiente, pero sin embargo es frecuente encontrar durante las auditorías, una gran cantidad de papeles que claramente no son útiles.

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