Estudiantes De Pregrado

INTRODUCCIÓN

Todos los negocios cumplen con ciclos regulares, cada cierto tiempo. El ciclo de negocios corresponde al periodo de tiempo en el cual el efectivo invertido por una empresa, completa todos los procesos del negocio hasta convertirse nuevamente en efectivo; la empresa invierte su dinero en materiales, que a su vez incorporará en un ciclo productivo para convertirlo en productos terminados para ser vendidos, es decir, convertirlos en cuentas por cobrar, que posteriormente se transformarán en efectivo.

Esta repetición de eventos es lo que se conoce como un ciclo de negocios. Cada una de las fases que componen un ciclo de negocios corresponde, por lo general, a un grupo de operaciones homogéneas y aquellas se agrupan con base en el objetivo de estas. De tal forma se tendrá que las compras de materias primas, suministros y otros materiales, se relacionan en alguna medida con las cuentas por pagar que se derivan de éstas. Así una vez que se dispone que los inventarios necesarios y todos los demás elementos, se entrará en el proceso o fase de producción, el cual tendrá como objetivo el generar los bienes o servicios que serán vendidos por la empresa.

Una vez que se inicia el proceso de venta de productos o servicios, tendremos la fase de facturación a clientes lo que según el tipo de venta, generará o no una cuenta por cobrar.

Las cuentas por cobrar a su vez originarán luego, unas cobranzas que serán realizadas de acuerdo con los procedimientos previamente establecidos, conforme lo estipulen las políticas de la empresa.

Por otra parte, la empresa para poder llevar a cabo sus actividades, debe contratar personal, el cual en forma periódica demandará su pago por el trabajo efectuado, con lo cual tendremos el ciclo de nómina cubierto.

Cada uno de los ciclos son llevados a cabo mediante el establecimiento de procedimientos que fijan la forma en la cual deberán llevarse, o cumplirse las tareas. A continuación se detallarán los procedimientos en las operaciones de una empresa.

El Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar

Es la actividad realizada por la empresa que consiste en adquirir los materiales y servicios necesarios para sus operaciones. Su objetivo principal es obtener los mejores materiales al menor costo y con las mejores condiciones de entrega y financiamiento.

En los procesos relacionados con el ciclo de compras existen los procesos no cantables y los procesos contables. Los no contables o administrativos se refieren a las gestiones de compras en sí, y los contables todo lo relacionado con las cuentas por pagar.

Procesos Relacionados con las Compras

Los procesos de compra se inician con la necesidad de un bien o servicio y culmina con la adquisición y pago del mismo. Está necesidad es planteada por el departamento o unidad que la requiere, luego se realiza la solicitud del bien o servicio al departamento de compras. El departamento de compras comienza los procesos para la misma que comprenden las siguientes etapas:

 Recepción de la solicitud de requisición (Proceso Administrativo)

 Emisión de la orden de compras (Proceso Administrativo)

 Aprobación de la orden de compra (Proceso Administrativo)

 Envío de la orden de compras a los proveedores (Proceso Administrativo)

 Recepción de los bienes y/o servicios (Proceso Administrativo)

 Registro de la entrada del activo o recepción del servicio (Proceso Contable)

 Pago del bien o servicio recibido (Proceso Contable)

 Registro del pago (Proceso Contable)

Recepción de la Solicitud de Requisición

Es una solicitud realizada por cualquier departamento de una empresa que requiere bienes por diferentes razones:

 Generación de un reorden del inventario de materia prima o materiales.

 Cumplimiento del presupuesto de inversión de capital.

 Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el plan de producción.

 Otras.

Esta solicitud de requisición es enviada al departamento de compras. El personal que trabaja en el departamento de compras debe conocer bien los materiales y los proveedores con el fin de obtener las cotizaciones de los bienes a ser adquiridos.

Como toda transacción potencial puede generar compromisos para la empresa, las solicitudes de requisición deben tener ciertas aprobaciones que deben estar establecidas por las políticas de la empresa, los campos de aprobación más comunes son:

 Persona o unidad solicitante

 Jefe de la unidad solicitante

Emisión de la Orden de Compra

Una vez que la solicitud fue recibida en el departamento de compras, debe ser procesada para proceder a suministrar los viene o servicios requeridos.

El documento de orden de compra es aquel en el que se le solicita a un proveedor, el suministro de un bien o prestación de servicio para la empresa. La orden de comprar debe incluir la siguiente información:

 Departamento que solicita el bien o servicio

 Concepto o descripción de los bienes o servicios

 Cantidad de los bienes o servicios

 Costo unitario y total

 Fechas de solicitud y de disposición de los bienes o servicios

 Autorizaciones necesarias

Los formularios de orden de compra deben estar prenumerados, a fin de que se controle el seguimiento a las órdenes de compra no procesadas. Así como también se debe establecer todas las condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con retrasos en la entrega, cambios en la calidad y/o cantidad de los productos, cambios en los precios y modificación en las condiciones de financiamiento.

Aprobación de la Orden de Compra

La aprobación de este documento depende de las políticas de autorización que establezca la entidad.

Envío de la Orden de Comprar a los Proveedores

La autorización de la orden de compra a través del formulario es emitida por el departamento de compras. El departamento de compras en todo el proceso de revisión de compras tiene las siguientes responsabilidades:

 Conocer el material utilizado por la empresa y los diferentes proveedores: Es necesario que el personal del departamento conozca si se trata de materia prima importada o nacional, condiciones de almacenamiento y transporte, requisitos de importación.

 Realizar las compras con base en los requerimientos establecidos en cuanto a cantidad y calidad: La responsabilidad del departamento de compras aquí está limitada a cumplir con las requisiciones establecidas,

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