Estudio Desarrollo y Control de Proyectos

Estudio Desarrollo y Control de Proyectos

¿Qué es un proyecto?

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio o recurso único

Trabajo organizado para lograr un objetivo definido que requiere recursos y esfuerzos, una aventura única con presupuesto y programa.

Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de alcanzar los objetivos del proyecto.

Triangulo de Hierro

El triangulo de hierro habla de la fuerte unión que existe entre las principales variables de un proyecto: Tiempo, alcance y Costo. Son restricciones en las que se mueve el proyecto

• Tiempo, hace referencia a que todo proyecto tiene una fecha de entrega, se refiere a que, si el tiempo aumenta, implica un aumento de costo o bien una disminución del alcance del proyecto.
• En cuanto al costo, el proyecto se ve limitado por un presupuesto, si se reduce el costo del proyecto se ve obligado a limitar el alcance o aumentar el tiempo de ejecución
• Finalmente, alcance es la reproducción del resultado final del proyecto. Cuando se aumenta el alcance implica que se requerirá de más tiempo y costos.

Todo lo anterior en base una calidad acordada por el cliente y las variaciones de estos pilares dependerá de lo acordado y la flexibilidad del cliente.

Sobre un proyecto…

El enfoque del proyecto está en beneficiar a los dueños. Para eso se hace un Plan estratégico, portafolio, programas, proyectos y subproyectos.

La base de los proyectos está en cumplir con la estratégica de la organización dividiendo u organizando esto en procesos (buscando hacer algo lo mejor posible) y proyectos (encontrar novedades)

Dentro de esta organización aparece el termino de Accountability, que es la suma de la responsabilidad con autoridad, que se haga cargo de forma efectiva del proyecto.

Para manejar esta responsabilidad, se sugieren cambios en la forma tradicional de diagramas que muestran la responsabilidad.

• Al no existir responsable del proyecto, se implementan reglas y procedimientos bajo una planificación a detalle, en donde la relación entre áreas esté dada por una jerarquía ante conflictos y permite un mayor contacto directo entre ellas.
• Generar un rol de Project Manager al cual se le asocia la responsabilidad del proyecto dad la visión total que tiene de este y no está por encima de los departamentos. (especia de informante entre los departamentos la división
• Fuerza de trabajo multifuncional implica mayor capacidad resolutiva en los niveles bajos
• Enlace entre departamentos, generar una coordinación entre las áreas de ingeniería.

Entonces la estructura organizacional influye en la autoridad que dirige el proyecto y por ende en cómo se lleva a cabo. Es por esto que se sugiere una estructura de forma matricial que permite una relación de colaboración, donde la autoridad de decisión está en el líder del proyecto.

Pasamos de tener una estructura funcional, en donde hay jerarquía en la organización donde están los que ejecuta en el área el gerente de área y el gerente general. Con esto se le tiene lealtad al gerente y no al proyecto, el Project managger no tiene autoridad y todos los departamentos pelean por recursos y prioridad.

Sin embargo, la estructura de forma matricial genera que exista una relación de colaboración, en donde la autoridad para las decisiones está en el líder del proyecto consiguiendo una lealtad al proyecto y no al líder.

los ejecutores del proyecto informen tanto a un gerente como a un Project manager (encargado de un área del proyecto) en donde ambas autoridades comparten responsabilidad en cuanto a toma de decisión y respuesta  

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El cliente final de un proyecto es el que evalúa el proyecto una vez implementado

Caso de negocio

Caso de negocio lo utilizo en la preparación del proyecto, en el diseño. Establece las bases y razones del proyecto y lo utilizo para ver la viabilidad económica de un proyecto e indica la valides del proyecto y razones de por qué se debe realizar o no. Indica cómo el proyecto contribuye o agrega valor a la organización. También ayuda a posibles análisis costo-beneficio

1. Identifico el problema
2. Identifico alternativas de solución
3. Recomiendo una solución
4. Discuto opciones de implementación

Cuando se tiene un portafolio de proyectos, los casos de negocios ayudan en la toma de decisiones para implementar.

Para el caso de negocio utilizo el método SARIE:

• Situation: defino la situación “el problema A tiene efecto B con el impacto C”
• Analysis: 5 W, mapa conceptual, Ishikawa, Pareto, relaciones, correlaciones, etc.
• Recommendation: Descomposición funcional, diagrama, historia  
• Implementation: arboles de decisióny estudios de factibilidad
• Evaluation

Alcance del proyecto

Lo definimos o estructuramos en 2, el acta de constitución y la estructura de división del trabajo. Primero se debe realizar el acta de constitución para que, una vez aprobada, se pueda realizar la división del trabajo WBS.

Una vez que se haya definido el alcance del proyecto (definido como qué es lo que el proyecto quiere lograr y tener una guía de cómo lo quiero lograr), se pasa a definir los objetivos (relacionados al qué del proyecto). Una vez listo se pasa a una descripción narrativa del proyecto (SOW) describo el plan de lo que quiero hacer, el por qué, plazos, cómo, etc. Viene condicionado al caso de negocios principalmente, pero sumado al análisis

Acta de constitución o Project Charter: Documento que formaliza la autoridad y la responsabilidad del proyecto. Deja claro el qué y el cómo. Este debe ser construido por el sponsor (un alto directivo, alguien capaz de visualizar los requerimientos de la organización para este proyecto).

Estructura:

1. Identificar al PM y autoridad que tiene respecto del proyecto
2. Propósitos del negocio (cómo vinculo el proyecto con la organización)
3. Resumen de las condiciones del proyecto
4. Descripción del proyecto
5. Objetivo y restricciones (las restricciones son verdad y negativas para el proyecto)
6. Alcance del proyecto
7. Stakeholders y roles en el proyecto (a
8. Riesgos
9. Involucramiento e stakeholders

Una vez aprobada el acta se comenzará a gestionar el proyecto y lo primero que se debe hacer es una estructura de división del trabajo WBS.

Este WBS presentan el primer nivel, el resultado que se quiere alcanzar y después me pregunto ¿Qué necesito para lograr esto? Lo que da pie al segundo nivel. El tercer nivel viene dado con ¿Qué necesito yo para desarrollar el entregable que esté en el segundo nivel?

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