Evaluacion De Proyecto

Objetivo:

Poner en práctica lo aprendido en el módulo uno logrando saber el alcance de un proyecto donde uno realiza la logística hasta la culminación del evento, con su desarrollo de la planificación que hay que hacer, ¿cómo hay que hacerlo?, ¿quién lo va hacer?, ¿cuánto costara? y ¿cuándo es mejor hacerlo?, realizando una ruta crítica del mismo; así como identificar los conceptos básicos de la administración del proyecto.

Procedimiento:

Primero que nada investigue en fuentes confiables como poder organizar bien un evento que en este caso es un foro cultural donde se presentara un artista de talla internacional como lo es Marco Antonio Solís “El Buki”, para el 10 de mayo, día de las Madres, la presentación será aquí en la ciudad de Zamora Michoacán, con una sola presentación, mostrando en los resultados cual sería la logística a seguir y cuáles serán los puntos que se tienen que seguir para lograr un gran éxito.

Resultados:

Para poder realizar bien cualquier evento tenemos que entender primero ¿Qué es la logística en la organización de eventos?, que es un conjunto de métodos con medios idóneos que se implementan en la organización, planificación, gestión y flujos de cualquier servicio o emprendimiento, ya que su objetivo viene siendo el colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento indicado, en el lugar preciso con las condiciones adecuadas, logrando con ello generar la mayor rentabilidad.

• Para poder realizar yo el siguiente evento cultural donde se presentara el cantante Marco Antonio Solís, se deberá seguir los siguientes pasos que propone Lledó y Rivera (2007).

1. Hay que definir el alcance del proyecto que voy a realizar al traer y presentar al Buki, donde incluiremos todo el trabajo que se requiere para terminar este proyecto con éxito, donde cual sea el mejor plan, será más fácil cumplir con el objetivo final, para esto tenemos una preguntas las cuales son:

1. Definir el problema: el problema es que no estuviera disponible el cantante.

2. El objetivo y misión del proyecto: hacer pasar un excelente día a las Mamas con la misión de que todas queden satisfechas y contentas por la presentación del mismo.

3. Necesidades del cliente: que sea económico, cómodo el lugar de la presentación y que exista seguridad en el evento.

4. Alcance del proyecto: reunir a la gran mayoría de las mamas en su día, con la presentación del artista y cantante Marco Antonio Solís, evaluar si es el alcance que se pretendía con el evento

 La agenda y un cronograma: para esto la fecha ya está dada que es el día 10 de mayo del presente, y el cronograma se daría con respecto a la fecha limite como más delante se mostrara.

 Recursos: los recursos que se buscarían son:

o Local

o Mobiliaria

o Sonido

o Publicidad

o Patrocinadores

o Servicio de seguridad

 Los análisis de riesgo: para esto sería un riesgo que no se vendieran boletos y se tuviera que liquidar el contrato generado con el artista por la presentación y sin fondos suficientes para ello.

Otro riesgo sería que no se contara con el salón, fallara el sistema de sonido, no exista buena publicidad y que no se vendan boletos por falta de ella, no esté en buenas condiciones el mobiliario del local.

Todos estos riesgos se corrigieron de la mejor manera preventiva dándole mucha importancia a la publicidad y al costo del boleto, el salón se comprometió con mucho tiempo de anticipación, se previó con equipo de sonido alterno y con un acuerdo sobre el pago del artista un anticipo antes y al finalizar el evento la liquidación del mismo.

 Sistemas de control: para esto se tendría que llevar una constante y firma vigilancia de los apoyos, como publicidad, saber cuántos boletos se venden al día, en que horarios se publican los anuncios del evento.

Además de todo esto se tiene que responder a las siguientes preguntas para una exitosa planificación como:

¿Qué hay que hacer?

¿Cómo hay que hacerlo?

¿Quién y cuándo lo va a hacer?

¿Cuánto costará?

2. Para la planificación del proyecto lo que se tiene que hacer es, preguntar tanto al artista que este desocupado y que pudiera acompañarnos esa fecha, así como al encargado del local, que en su caso sería a la presidencia municipal para saber si está disponible el teatro del pueblo para esa fecha.

¿Cómo se haría?, haciendo un grupo de trabajo para que cada quien sea encargado de una actividad comprometiéndose a realizarla, buscando patrocinadores para la elaboración de boletos, la contratación de publicidad por radio, Tv y carteles.

¿Quién lo va a hacer?: buscando a las personas más indicadas para cada tarea encomendada.

¿Cuánto costara? Sería la respuesta que se tendría después de realizar la consulta del local si está disponible, así como cuanto serían los honorarios del artista por la visita al evento, cuanto sería de la elaboración de boletos y cuantos, cuanta publicidad sería en radio, Tv y anuncios como carteles también y mantas de publicidad.

¿Cuándo se realizaría el evento? Sería la fecha mencionada el día de las Madres el 10 de mayo del presente.

COSTO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS/ REGISTROS

Inicio

1. $ 5,000.00 Se manda realizar los prototipos de los boletos para ver diseños, prototipo de mantas publicitarias, prototipo de spot de radio y Tv. Encargado de Publicidad

Facturas/ tiempo aproximado 5 días

1-A $ 5,000.00 Se presenta el proyecto ante la mesa de trabajo Presidente de la mesa N/A,

...