Factores que tienen su origen en la organización

r las circunstancias propias del proyecto.

1.4.2. Factores que tienen su origen en la organización

Los problemas originados en la organización que se afrontan en la gestión de proyectos, son por lo general, comunes a todas las organizaciones. Una lista común de estos problemas incluye necesariamente la dificultad de conseguir gente adecuada para la realización de las diversas tareas, presupuestos mal elaborados y subestimados, formas de asignar los trabajos que rompen las previsiones de recursos humanos.

Estos problemas son inherentes a la forma en la que las organizaciones afrontan los proyectos, y en la que no es usual que el equipo de proyecto tenga el control del proceso. La responsabilidad de realizar el proyecto, no viene acompañada de que tengan la autoridad suficiente sobre cómo hacer las cosas. Y esto es en cierta manera lógico, por el hecho de que los miembros de su equipo de proyecto provienen de diversas áreas e inclusive, de contratas externas.

Por consiguiente, los jefes de proyectos deben tener la conciencia de las condiciones en las que desarrollan su tarea. A falta de una autoridad formal o «jurídica», deben estar investidos de una gran autoridad moral y técnica para ejercer el liderazgo necesario de su equipo de trabajo, a través del cual puedan persuadir y motivar a sus colaboradores.

1.4.3. Programación no cuidadosa

La planificación sirve para establecer cómo se harán las cosas a fin de conseguir un objetivo determinado. Es tan reconocida la importancia de esta fase del proyecto (que incluye también la programación), que en el siglo pasado se diseñaron todas las herramientas de que disponemos actualmente para este propósito, como el Work Breakdown Structure (conocida en español como Estructura de descomposición de tareas, EDT), el Diagrama de Gantt, el método PERT, Mapas Mentales, etc.

En la fase de planificación se determinan las actividades que conforman el proyecto, se estima su duración, se establece la secuencia de ejecución, se estiman sus costos directos, los recursos necesarios para ejecutarlas, el presupuesto del proyecto y su duración.

Es evidente que una planificación no rigurosa, propiciará que falle en alguno o varios de los aspectos antes señalados llevan al fracaso del proyecto.

Una subestimación de la duración de las actividades puede determinar un alargamiento del tiempo de ejecución del proyecto, encarecerlo más allá de lo razonable, volver inadecuada la asignación de recursos y obligar a la contratación de recursos adicionales con el consiguiente encarecimiento del presupuesto.

Una planificación no rigurosa, se refiere también al hecho de no haber previsto razonablemente las contingencias.

1.4.4. Deficiente seguimiento de la ejecución 

La buena planificación del proyecto por sí sola no conduce al éxito del proyecto. Son también determinantes los controles que tienen que aplicarse cuando se hace su seguimiento y evaluación, ya que a través de ellos establecemos si la ejecución es correcta, y en caso de detectar desviaciones de los objetivos iniciales, realizar los correctivos que fueren necesarios.

Que un proyecto que no pueda controlarse o que no se controle eficazmente está también condenado al fracaso.

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