Función de la administración o del proceso administrativo

Definición

Principios

Elementos

Técnicas

PLANEACIÓN

Se define como la determinación del rumbo hacia el que se dirige la organización y los resultados que se pretenden obtener mediante un análisis del entorno y la definición de las estrategias para minimizar riesgos con la finalidad de lograr la misión y visión organizacional.

La planeación puede ser:

• Estratégica: a mediano y largo plazo. A partir de esta se elaboran todos los planes de los diferentes niveles de la empresa.
• Táctica o funcional: Implica los planes elaborados en cada área de la empresa.
• Operativa: se realiza en niveles operativos.

• Factibilidad

• Objetividad

• Flexibilidad

• Cuantificación

• Unidad

• Cambio de estrategias

• Filosofía

• Misión

• Visión

• Objetivos estratégicos

• Políticas

• Estrategias

• Programas

• Presupuestos

Las técnicas de administración pueden ser cuantitativas cuando se aplican métodos matemáticos o estadísticos, y cualitativas cuando se aplican métodos no mate-máticos como el criterio y/o la experiencia.

ORGANIZACIÓN

Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.

La organización implica múltiples ventajas que fundamentan la importancia de desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo:

• Reduce los costos e incrementa la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad.
• Establece la arquitectura de la empresa.
• Simplifica el trabajo

Los principios que deben observarse durante todas y cada una de las etapas del proceso de organización son:

• De la misión
• Simplificación
• Especialización
• Jerarquía
• Paridad de autoridad
• Responsabilidad
• Unidad de mando
• Difusión
• Amplitud o tramo de control
• De la coordinación
• Adecuación.

División del trabajo (es la delimitación de las funciones con el fin de realizar las actividades con mayor precisión, eficiencia y especialización mediante la simplificación de los procesos y el trabajo.)

• Jerarquización (es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y autoridad.)
• Departamentalización (se logra mediante una división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.)
• Descripción de funciones (consiste en determinar y clasificar todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo.)

Las técnicas que se utilizan en el proceso de organización deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada empresa.

DIRECCIÓN

Es la ejecución de los planes, mediante la guía de los esfuerzos del personal a través de la motivación, la toma de decisiones, la comunicación y el ejercicio del liderazgo.

• Toma de decisiones se elige la alternativa óptima para lograr los objetivos de la organización.
• La comunicación: se transmite y recibe la información necesaria para ejecutar las decisiones, planes y actividades.
• La motivación: se obtienen comportamientos, actitudes y conductas del personal para trabajar eficientemente y de acuerdo con los objetivos de la empresa.
• El liderazgo: se utiliza para influir, guiar o dirigir a un grupo de personas hacia el logro de la misión de la organización.

Los principios de dirección incluyen:

• Resolución del conflicto
• Aprovechamiento del conflicto
• Impersonalidad de mando
• Coordinación de intereses
• De la vía jerárquica.

• Autoridad: es la facultad para dar órdenes y exigir que sean cumplidas, y es indispensable para la ejecución y logro de los objetivos. Existen varios tipos de autoridad: formal, lineal, funcional, técnica, personal.
• Delegación: es la concesión de autoridad y responsabilidad para tomar y ejecutar decisiones.
• Mando: Una orden es un ejercicio de autoridad a través de la cual el directivo transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada.

El directivo debe sustentar sus decisiones en un proceso racional y tener el sentido común para elegir el tipo de técnicas más adecuadas de acuerdo con el tipo de decisión que deba tomar, considerando:

• Costos
• Riesgos
• Información
• Nivel en el que se origine
• Repercusiones e importancia.

CONTROL

El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se evalúan los resultados obtenidos con relación a lo planeado con el objeto de corregir desviaciones para reiniciar el proceso.

El control es de vital importancia dado que:

• Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.
• Promueve el aseguramiento de la calidad.
• Protección de los activos de la empresa.
• Garantiza el cumplimiento de los planes.

• Los principios de control comprenden
• Equilibrio
• Indicadores
• Oportunidad
• Desviaciones
• Costeabilidad
• Excepción
• Función controlada.

• Establecimiento de estándares
• Medición y detección de desviaciones
• Corrección
• Retroalimentación.

• Sistemas de evaluación.
• Gráficas, diagramas.
• Métodos cuantitativos.
• Control interno.
• Sistemas de evaluación.