Fundamentos De Administracion

ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)

La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido para que los subordinados y sus superiores establezcan objetivos de desempeño revisen periódicamente el avance hacia los objetivos y asignen las recompensas con base en dicho avance. En realidad, la “Administración por Objetivos es un sistema dinámico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo.

La administración por objetivos presenta las siguientes características:

1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior.

Utiliza el establecimiento conjunto de objetivos; tanto el ejecutivo como su superior participan del proceso de establecimiento y fijación de objetivos. La participación del ejecutivo puede variar, desde su simple presencia durante las reuniones, donde puede ser escuchado, hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuración del trabajo, con relativa autonomía en el desarrollo del plan.

2. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición.

Está fundamentada en el establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas, propósitos o finalidades; sin embargo, la idea básica es la misma: definir los resultados que un gerente, en determinado cargo, deberá alcanzar.

3. Interrelación de los objetivos de los departamentos.

Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes, aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios básicos. , por ejemplo, objetivos de un nivel con objetivos de niveles superiores e inferiores.

4. Elaboración de planes tácticos y planes operacionales, con énfasis en la medición y el control.

A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo y su superior elaboran los planes tácticos adecuados para alcanzarlos de la mejor manera. De esta manera, tales planes se constituyen en los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada departamento. La APO hace énfasis en la cuantificación, la medición y el control en todos los planes. Se hace necesario medir los resultados alcanzados y compararlos con los resultados planeados

5. Evaluación permanente, revisión y reciclaje de los planes.

Prácticamente todos los sistemas de la APO tienen alguna forma de evaluación y revisión regular del progreso realizado, a través de los objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar, permitiendo así el tener en cuenta algunas previsiones, y el fijar nuevos objetivos para el período siguiente. Existe un ciclo típico en la administración por objetivos que contiene las siguientes etapas:

* A partir de los objetivos globales de la empresa y de la planeación estratégica

se establecen los objetivos por departamento para el primer año.

* El ejecutivo elabora su plan táctico que le permita alcanzar los objetivos fijados por departamento.

* El ejecutivo elabora conjuntamente con sus subordinados los planes

operacionales necesarios para la implementación del plan táctico del

departamento.

* Los resultados de la ejecución de los planes se evalúan y comparan

continuamente con los objetivos fijados.

* En función de los resultados obtenidos, se procede a revisar y a reajustar los

planes.

* En el ciclo siguiente, se establecen los objetivos por departamento para el

segundo año, tomando como base los resultados del primer año, y se repite la secuencia del ciclo.

6. Participación activa de la dirección.

La mayor parte de los sistemas de la APO involucran más al superior que al subordinado. El superior establece los objetivos, los vende, los mide y evalúa el progreso. Ese proceso, frecuentemente utilizado, es mucho más un control por objetivos que una administración por objetivos.

7. Apoyo constante del staff durante las primeras etapas.

La ampliación de la APO requiere del fuerte apoyo de un STAFF previamente entrenado y preparado. Exige coordinación e integración de esfuerzos, lo que puede ser efectuado por el staff.

DETERMINACION DE OBJETIVOS

Un objetivo es una declaración escrita, un enunciado, una frase, y debe ser cuantificable, complejo, relevante y compatible; es un conjunto de números. Son números que orientan el desempeño de los gerentes hacia un resultado mediable, complejo, importante y compatible con los demás resultados".

Características estructurales de los objetivos

* 1. Los ejecutivos fijan propósitos a largo y a corto plazo.

* 2. Los objetivos y metas se expresan como resultados finales y no como tareas o actividades.

* 3. Los objetivos y metas deben ser coherentes, además de estar coordinados en los respectivos niveles y áreas de la organización.

Características comportamentales son

* 1. Se hace énfasis en el compromiso propio de los subordinados, en relación con las metas.

* 2. Se hace énfasis en el autoanálisis del desempeño y, en consecuencia, en el autocontrol, en relación con los resultados obtenidos frente a las metas preestablecidas.

* 3. Las desviaciones de los resultados con relación a las metas llevan a la autocorrección en el desempeño y, si es necesario, a la orientación específica por parte del superior.

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CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE OBJETIVOS

* 1. Buscar las actividades que tengan mayor impacto sobre los resultados.

* 2. El objetivo debe ser específico en cuanto a los datos concretos.

* 3. Centrar los objetivos en metas derivadas.

* 4. Detallar cada objetivo en metas derivadas.

* 5. Utilizar un lenguaje comprensible para los gerentes.

* 6. Mantenerse dentro de los principios de la administración.

* 7. El objetivo debe indicar los resultados por alcanzar, no debe limitar la libertad para escoger los métodos.

* 8. El objetivo debe ser difícil de alcanzar, debe representar una tarea suficiente para todo el ejercicio fiscal de la empresa. Debe tener alguna relación remota con el plan de utilidades de la empresa, generalmente es el objetivo final.

JERARQUIA DE OBJETIVOS

Los objetivos deben ser graduados según un orden de importancia, relevancia o prioridad. La jerarquía de objetivos de una organización puede sufrir innumerables cambios, ya sea en la ubicación relativa de los objetivos

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