Fundamentos de la Planificación y Control de Gestión

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Fundamentos de la Planificación y Control de Gestión

Instituto IACC

INSTRUCCIONES

1. Dentro de los contenidos de la semana 7 se nombraron tres tipos de sistemas de tecnología de la información: Sistemas a la medida, ERP  y sistemas Web Based.  Para cada uno de estos sistemas nombre un ejemplo e investíguelo a través de internet, comentando de que se trata el sistema, sus características, sus ventajas, sus principales usuarios etc.                                                                                                  Ejemplo: ERP SAP.
2. Realice un resumen con sus propias palabras, acerca de los tópicos especiales de la implementación de un sistema de información para el control de gestión. Finalice su resumen con una reflexión acerca de su aprendizaje.

1.-Para el caso de sistemas a la medida, he seleccionado un sistema utilizado en mi institución, la cual es utilizada por gran parte de los servicios públicos en cuanto a procesos financieros, este es un sistema a la media que se combina con un sistema Web Based, pero a diferencia de un Web Based, ese no es utilizado por otras empresas, además se puede acceder a esta solamente vía red institucional, lo cual no permite que se pueda acceder desde cualquier equipo, el sistema de denomina SIGFE (sistema para la gestión financiera del estado), este sistema recopila toda la información financiera de la organización;

Características: En esta se realizan movimientos contables de entradas y salidas de dinero.

Mediante esta plataforma podemos realizar seguimiento a la inversión financiera, tomando conocimiento de los saldos iniciales y finales.

captura la información financiera en base a documentos asociados a los procesos clave del negocio, denominados Módulos del sistema transaccional y apoyado en funcionalidades de soporte.

Es posible obtener Catálogos, como por ejemplo el Catálogo presupuestario, Plan de cuentas y la relación entre ambos (de cara a permitir la integración entre presupuesto y contabilidad).

Consolida toda la información financiera del Gobierno Central y permite generar los reportes presupuestarios, analíticos y contables requeridos a diferentes niveles con vistas por sector, por instituciones o áreas transaccionales.

Sus principales usuarios, son los funcionarios de finanzas de cada organización y todo aquel funcionario que tenga alguna interacción con los procesos presupuestarios.

Sistema ERP Oracle sistema de contabilidad y finanzas que cuenta con una gran capacidad de gestiones financieras, este puede interactuar fácilmente con otros sistemas lo cual le permiten tener mayores recursos para sus procesos:

Características:

Cada nuevo sistema se puede aprovisionar rápidamente a partir del conjunto de componentes.

La capacidad puede agregarse fácilmente o reasignarse desde los grupos de recursos según sea necesario.

No hay necesidad de cargas de trabajo máximas.

Usuarios: Las agencias gubernamentales y corporaciones, grandes y pequeñas, usan el software de administración de bases de datos de Oracle para una gama cada vez mayor de aplicaciones comerciales.

Por ultimo en el caso de sistema Web Bases, en este caso también quiero ligar el sistema al que se utiliza en mi organización, en este caso me refiero a correo Outlook, correo que se puede vincular con instituciones y tenerlo precargado en el equipo institucional, pero además es también posible utilizarlo via WEB, esto permite que sea posible acceder a él desde cualquier dispositivo con la cuenta del usuario y su contraseña.

Características:  

Es posible configurarlo en un equipo determinado.

Se puede acceder vía web .

Cuenta con agenda la cual se puede sincronizar y entregar alertas.

2-la implementación de sistemas información para el control de gestión, es altamente beneficioso para las organizaciones, ya que se contará con un sistema único que resguarde la información, al cual podrán acceder los interesados, dependiendo del tipo de sistema que se utilice, se podrá acceder desde cualquier dispositivo o exclusivamente de un equipo en particular, con eso es posible recopilar y almacenar información desde otros sistemas computacionales que podrían entregar información valiosa para la organización, también es importante señalar que con un sistema, evitamos la dependencia exclusiva en el conocimiento de determinado funcionario, ya que el sistema nos proveerá de la información que requerimos.

PARTE II

Análisis y desarrollo de caso

• La empresa VIOLETA LTDA, fundada hace exactamente un año, presenta los estados  financieros a la dirección. En ellos se evidencia una pérdida de $15.000.000.- Según el contador de la empresa, esto era evidente, ya que, se comenzó a operar sin efectuar una planificación y además sin control sobre las operaciones.

• Dentro de los análisis efectuados para explicar esta pérdida se evidencia lo siguiente:

• No existen controles respecto al área de tesorería, varios egresos de dinero no se encuentran justificados.
• No existen cartolas bancarias de los últimos 6 meses.
• No se tiene registro de como se establecen los costos de los productos a vender, se vende a precio mercado.
• No existe política de selección y contratación de personal, no se encuentran los contratos de la totalidad de las personas.
• Existen tres departamentos; finanzas y contabilidad, producción, ventas. Muchas veces los departamentos realizan funciones que no corresponden.
• La persona autorizada para firmar cheques es la misma que tiene la función de realizar conciliaciones bancarias.
• Existen amplios poderes otorgados a cuatro personas de la empresa por parte del representante legal. Al preguntarle al  representante legal sobre estas personas, dice que no recuerda sus nombres.
• Los libros contables son llevados en forma manual y al solicitarlos se encuentran incompletos.
• Últimos dos IVAS no cancelados.

• Los directores muy preocupados le piden a usted como jefe del departamento de control de gestión que elabore una propuesta de sistema de control para mejorar la situación actual en la que se encuentran.  

• Se pide:
• Determine qué tipo o tipos de sistema de control de gestión debe utilizar para este caso.
• Elabore un sistema de control de gestión de acuerdo a las etapas que deben seguirse para su construcción. En esta elaboración y de acuerdo al caso planteado usted debe evidenciar al menos lo siguiente:
•  

• Objetivos
• Plazos
• Indicadores (kpis)
• Fuentes de información
• Controles a implementar.
• Responsables de cada actividad.
• Todo lo que considere necesario agregar.

Lo primero es determinar el presupuesto que la empresa considera para la elaboración del o los sistemas, considerando la transversalidad de los inconvenientes, que van tanto del área financiera como la de personal, yo recomendaría un sistema integral que abarque las distintas áreas y los 3 departamentos, en este sistema se dividirá por módulos y se restringirá el acceso dependiendo su departamento de desempeño. Por lo cual lo más óptimo sería un sistema ERP el cual nos permitirá integrar aspectos operativos y productivos de la empresa.

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