Herramienta Pepsu

PEPSU

Es Una herramienta útil para definir el inicio y el fin del proceso al facilitar la identificación de sus proveedores, entradas, subprocesos, salidas y usuarios.

*Las siglas PEPSU2 Representan:

Proveedores: Entidades o personas que proporcionan las entradas como materiales, información y otros Insumos. En un proceso puede haber uno o varios proveedores, ya sea interno(s) o externo(s).

Entradas: Son los materiales, información y otros insumos necesarios para operar los procesos. Los requisitos de las entradas deben estar definidos, y se debe verificar que las entradas los satisfacen. Pueden existir una o varias entradas para un mismo proceso.

Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Bajo el título “Proceso” de la herramienta PEPSU se registran los subprocesos que conforman el proceso que se está definiendo.

Salidas: Una salida es el producto resultado de un proceso. Los productos pueden ser bienes o servicios. Los requisitos de las salidas deben estar definidos (necesidades de los usuarios, estándares definidos por la institución, normatividad vigente, etc.), y se debe verificar que las salidas los satisfacen. Hay procesos que tienen una salida para cada usuario y otros que tienen una sola salida que esta orientada a varios usuarios.

Usuarios: Son las organizaciones o personas que reciben un producto. El usuario (o cliente), puede ser interno o externo a la organización. La definición del proceso se realiza en sentido inverso a la presentación del PEPSU (Usuarios-Salidas-Proceso-Entradas-Proveedores) es decir, se debe iniciar con la columna de usuarios.

Para identificar a los usuarios del proceso se recomienda enlistar a los usuarios y verificar si son estos efectivamente los que reciben el trabajo o servicio y si existen usuarios que no han sido considerados.

*Cuestionario diagnóstico para el análisis de procesos.

Las siguientes preguntas ayudan a llenar el PEPSU:

• ¿Quién recibe las entradas?

• ¿Qué es lo primero que se hace con la entrada?

• ¿Qué se produce o realiza con las entradas?

• ¿Qué sucede después?

• ¿Cuáles son las salidas resultantes de lo que se produce?

Revise el PEPSU haciéndose estas preguntas:

• ¿Requieren algunas etapas (o subprocesos) del proceso entradas que actualmente no se muestran?

• ¿Están mostrándose todos los flujos de trabajo en los procesos de entradas y salidas?

• ¿Muestra el PEPSU la naturaleza consecutiva y paralela de las etapas o subprocesos?

• ¿Cuáles son las expectativas de los clientes?

• ¿Cuentan con estándares de servicio?

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