INGENIERÍA EN NEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL.

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INGENIERÍA EN NEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL

ASIGNATURA: ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

GRUPO: 7IGE5

P    R    E    S    E    N    T    A N

DE JESÚS ROMERO BLANCA NATHALI

FIERRO VERGARA LUIS ENRIQUE

MUÑOZ CRUZ RICARDO

RAMÍREZ CÓRDOVA EDITH

PROFESOR: OLIVER ALEXANDER ARIAS REYES

PERIODO MAYO-AGOSTO 2015

22 DE JUNIO DE 2015

ÍNDICE

                                                                                                                             Pág.

INTRODUCCIÓN        

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS        

ELEMENTOS DE UNA REUNIÓN DE TRABAJO EFECTIVA        

Objetivos        

Tiempo        

Participantes        

Temas a tratar        

Agenda        

Planificación de las reuniones de trabajo efectivas        

Antes de la reunión        

Inicio de la reunión        

Conducción de la reunión        

Cierre de la reunión        

Después de la reunión        

CONCUSIÓN        

BIBLIOGRAFÍA        

INTRODUCCIÓN

Las Reuniones de Trabajo es un tema muy relevante en las organizaciones ya que suelen ser un grupo de  determinadas personas que tienden a resolver una problemática o situación que afecte a dichas empresas y suele influir en el tiempo que se estima, el lugar y las participaciones de los participantes para resolver la problemática y que conlleva la definición de las Reuniones de Trabajo Efectivas, Elementos de una Reunión de Trabajo Efectiva, que relevancia tiene tener una agenda para llevar a cabo las etapas de planificación de las Reuniones, Antes de la Reunión, Inicio de la Reunión, Conducción de la Reunión, Cierre de la Reunión y conocer la relevancia de una minuta y su concepto.

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

En contadas ocasiones hemos escuchado que en las empresas se deben hacer reuniones donde se convoca a miembros de las distintas áreas donde se trataran diversos puntos de la organización, estas reuniones deben ser planeadas con anticipación no de un momento a otro, pues deben considerarse diversos puntos para que estas cumplan con su propósito, el cual es atender las necesidades de la empresa y resolver cualquier conflicto, así como informar sobre algún asunto de interés, además de que estas tienen un costo y requieren una inversión tanto de tiempo como de dinero.

Pero en concreto qué son las reuniones de trabajo, “las reuniones son un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas, de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director en la reunión”. (De Castro, 2014, pág. 81).

Otro concepto de reunión de trabajo efectiva es el espacio laboral en que se logra la interacción y compromiso de personas hacia un objetivo determinado.

Esto es posible si se dan las condiciones para enfrentar y solucionar problemas y coordinar planes y proyectos, logrando la integración de grupos y de personas, constituyendo equipos de trabajo que hacen un buen uso de sus capacidades y recursos.
Las reuniones de trabajo son importantes en la organización pues de ellas depende la dirección que se le quiera dar a la organización, ya que sirven para elaborar planes o diseñar estrategias, además en algunas ocasiones se incluye a los empleados, lo que para ellos es importante pues se les está considerando para diversos puntos que influyen en la empresa.

En ocasiones se llegan a escuchar expresiones como “otra vez una pérdida de tiempo” o “yo no puedo asistir por que no termina a tiempo”, entre otras, esto ocurre porque la reunión no se planea adecuadamente, por eso es importante considerar los siguientes puntos para realizar una reunión de trabajo efectiva:

• Las reuniones efectivas tienen un momento y un lugar determinado.
• A las reuniones efectivas acuden únicamente la gente que realmente puede aportar a la temática de la misma.
• Toda la gente debe participar de manera activa y no presencial.
•  Estas reuniones tienen una duración específica que debe respetarse.
• Al finalizar la reunión todos los participantes tienen una plena claridad de los objetivos y actividades planteadas en la misma.

Como ya se mencionó, las reuniones mal dirigidas son una pérdida de tiempo, de talento y de otros recursos, las reuniones no organizadas afectan el ambiente y la cultura de la empresa, pero cuales son las ventajas de una reunión de trabajo efectiva:

• Compartir información.
• Responder y plantear preguntas.
• Hablar de temas importantes y tomar decisiones en grupo.
• Dirigir y coordinar los esfuerzos individuales y conjuntos de los trabajadores.
• Animar a los trabajadores a plantear preguntas y resolver problemas.
• Ver diferentes perspectivas de una misma cuestión.
• Mostrar y desarrollas capacidades de gestión.

También se debe tomar en cuenta que tipo de reunión será para así darle el enfoque que requiere, a continuación se muestran los tipos de reuniones:

• Planificación y evaluación: Evalúa resultados y formula y/o discute planes estratégicos, operativos o compromisos de desempeño. Requieren de tiempo para la reflexión, el análisis, generación y discusión de ideas.
• Control de gestión: Monitorea planes y actividades mensuales, semanales o diarias, comparte datos y resuelve los inconvenientes. Se centra en la revisión y control de la gráfica de Gantt, estas reuniones tienen una frecuencia periódica establecida y conocida por todos.
• Información: Dan a conocer una información o decisión, dan instrucciones a un equipo, informan un plan o procedimiento.
• Participación o negociación: Analizan o resuelven un asunto, acuerda una o más responsabilidades, fija, modifica o negocia plazos, cargas de trabajo, toma decisiones, fija o modifica estándares, establece objetivos, evalúa resultados, analiza un tema de interés común y llega a conclusiones aceptadas por todos, intercambia puntos de vista, llega a acuerdos y toma decisiones.
• Consultiva: Diagnostica un problema, recoge información, conoce reacciones ante un cambio, genera sugerencias y alternativas de solución, recaba posiciones ante un conflicto y analizar opciones.

ELEMENTOS DE UNA REUNIÓN DE TRABAJO EFECTIVA

Objetivos

Estos son planteados a priori y en función de unas responsabilidades planteados por los miembros convocados.

Es preciso analizar las posibilidades de alcanzar los objetivos en función de:

• Los medios económicos y materiales de los que se dispone.
• El tiempo que se tiene como límite para alcanzar el objetivo.
• La gente, es decir, la capacidad ejecutiva de la misma en función de su rol, actividad, trabajo, responsabilidad o representatividad.

También es importante observar que tipo de reunión se llevara a cabo, ya que se puede tratar de una reunión participativa o no participativa, si el objetivo es solo informar pueden buscarse otros medios para pasar la información, pero si se necesita convocar a una reunión esta debe ser concreta e interesante, pues una persona que habla sola no es una reunión.

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