ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE COMPRAS

1. OBJETIVO

Establecer procedimiento para la provisión de productos y/o servicios suministrados externamente.

1. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las áreas involucradas en el proceso para la provisión de productos y servicios realizada en GRUPO INCCOSAC.

1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad – Requisito 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente.

2. ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental - Requisitos 8.1 Planificación y control operacional.

3. ISO 45001:2018 Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisito 8.1.4.

1. RESPONSABILIDADES

1. GERENCIA GENERAL.

• Es el responsable de la evaluación de los cuadros comparativos.

• Es el encargado de aprobar las Compras y Servicios.

1. ENCARGADO DE LOGÍSTICA:

• Es el responsable de gestionar y supervisar toda la logística de productos y/o servicios, además de revisar los cuadros comparativos de las cotizaciones elaboradas, garantizando la eficiente adquisición de los bienes en las mejores condiciones de calidad, precios, forma de pago, soporte técnico, garantía y conforme a los requisitos especificados por el usuario.

• Es el responsable de solicitar a los proveedores las cotizaciones de los productos de acuerdo con los requerimientos solicitados por el usuario, y de elaborar un cuadro comparativo de precios para enviar a la gerencia general para su evaluación, aprobación y posterior emisión de la orden de compra (O/C) o servicio (O/S).

1. USUARIO

• Es el responsable de la elaboración del requerimiento y de determinar el grado de urgencia en el documento.

1. POLITICAS

N.A.

1. DEFINICIONES

1. Orden de compra: documento que especifica la solicitud de compra al proveedor externo de un bien material, herramientas, repuestos.

1. Orden de servicio: documento que especifica la solicitud al proveedor externo de un servicio: alquileres, transporte, servicios de calibración, entre otros.

1. CONTENIDO / DESARROLLO

Para la provisión de productos o servicios suministrados externamente regulares se efectuará de la siguiente manera:

1.  El usuario deberá llenar el formato de CP-F-009 Hoja de requerimiento, con el producto o servicio solicitado, el usuario debe entregar el requerimiento de materiales al responsable de logística para la revisión por la gerencia general, el requerimiento de ser aprobado debe contar con la aprobación (Sello) de la gerencia general. La hoja de requerimiento (CP-F-009) debe contener información detallada y precisa del producto (especificaciones técnicas, marcas, cantidad, calidad) y/o del servicio (tiempo de servicio).

1. El encargado de logística revisa en la lista de proveedores CP-F-001 la  existencia del proveedor a atender el requerimiento de materiales; de contar con el proveedor genera la compra directamente.

De no contar con el proveedor a atender el requerimiento, se gestiona la cotización de la misma, donde se realiza el cuadro comparativo.

Se van a generar cuadros comparativos cuando la compra o servicio cumpla los criterios siguientes:

• Si el monto es menor a S/ 500.00, la compra o servicio puede ser directa, deberá incluir comprobante (factura, boleta, recibo por honorario)
• Si el monto es mayor a S/ 501.00 se realiza mínimo dos cotizaciones.
• Si es proveedor antiguo no se realiza cuadro comparativo  y cotizaciones  de proveedores de cemento, agregados, rejillas, sal industrial, polipropileno, productos para pozo tierra, uniformes de seguridad, ensayo de probeta, ensayo de radiación y abrasión.

1. Si la compra o servicio tiene un monto mayor a S/ 501.00, el encargado de logística realiza dos cotizaciones y elabora un cuadro comparativo en el formato (CP F 006), el cual es enviado al Gerente General para su revisión y aprobación.

1. Gerente General comunican su aprobación (firmando el físico del cuadro comparativo) detallando a que proveedor se le realizará la compra o servicio.

1. El encargado de logística elabora la orden de compra CP-F-010 (O/C) y/o orden de servicio CP-F-011 (O/S) y gestiona su aprobación con sello y firma del Gerente General.

1. Una vez aprobado la O/C y/o O/S, el encargado de logística gestiona la compra o servicio con el proveedor, definiendo el lugar de entrega, y solicita el certificado de calidad, certificado de calibración; para el caso del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se solicita hoja MSDS, la ficha u hoja técnica, etc. según el producto o servicio requerido.

1. La compra o servicio finaliza cuando el usuario recibe el producto o servicio e informa al responsbale de logística la conformidad del producto o servicio recibido. En el caso de productos el usuario lo hace firmando la guía de remisión (GR) de la compra.

1. GRUPO INCCOSAC, se asegura de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de entregar productos y servicios conformes de manera coherente.

Controles para proveedores de productos:

- Todo producto ingresa a almacén con la conformidad del producto, verificando las guías de remisión u otros documentos del proveedor

- Hoja MSDS para los productos químicos  

- Certificados de calidad de materiales

- Otros documentos necesarios para su manipulación

Controles para proveedores de servicios:

- Informes técnicos (Reportes, Reportes de mantenimiento u otro sustento de conformidad)

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